各位中兴管乐社/政大管乐团的成员大家好： 以下是3/19号 下午两点 两校联合音乐会的检讨会纪录， 鉴於两校各自习惯之记录方式不同， 於是将有由中兴文宣以及政大文宣纪录之两版不同会议纪录 但此次中兴、政大联合音乐会之检讨记录已由双方负责人详细交叉检阅、认可， 若仍有任何疑虑欢迎参阅 NCHU-Wind / NCCU_Wind 团版上会议记录或向负责人索取 会议录音档 对於此次交流音乐会中未臻完善之事宜，四位负责人再次致上万分歉意， 并期待未来能有更良好的互动与交流。 中兴管寒训总召 陈渭中 政大管寒训总召 陈宴慈 中兴管学生指挥 吴秉修 政大管寒训副召 蔡承恩 ------------------------------------------------------------------------------ 2011/03/19 联合音乐会会议纪录 地 点：中兴管乐社社办 　　　　　　 开会时间 14:10 结束时间 16:10 与会人员： 兴大管乐社（以下简称兴）> 杨宛珊、涂高玮、赵　洵、吴秉修、陈渭中、陈睦轩、 陈昱文、林宛萱 政大管乐团（以下简称政）> 陈宴慈、蔡承恩、沈佳蓉、蔡佩琦、洪郁翔、洪敬富、 王瑞昌 纪 录：蔡佩琦 检讨事项： 一、筹备期 （一）宣传→政大负责所有设计，节目本印制由政大负责，海报及宣传单印制由 中兴负责。没有宣传活动。 1.宣传品价钱分摊 　政：报帐需要收据，而收据无法分割，若文宣品价钱对分政大报帐会有困难， 因此不希望文宣品金额对分。 　兴：餐盒部分价钱可以对分，为何文宣品无法比照办理？ 　政：餐盒部分两校可分别订不同数量，所以收据可以分开。 2.宣传品印制数量过大，且未如期印制 　政：兴大检讨会提到太晚印制海报的问题，为何事先未规划，事发当时也未 反应此问题？ 　兴：宣传单和海报因未在原订双方美工协调时间交稿，导致印制时间过迟。 　政：兴大未提出deadline，是事後才知道有此问题，若要宣传应当初就先 告知时间，然而在筹备期都是政大方面主动联络兴大美宣，未得到 积极回应。 　兴：双方未事先沟通好时间，导致後来未如期印制以及无法确实达到宣传 效果。 　政：想海报的份数（200张）是如何决定？政大通常印100张也不一定用的完。 　兴：一般音乐会都是印此数量，一方面要存底，另一方面要在音乐会时做场 布用。 　政：不知道兴大会印制那麽大的份数，有告知兴大节目本印制数量，兴大却 没告知海报印制数量。 3.宣传活动不确实 　政：当初计画由兴大负责宣传品与海报，即考量到兴大可以在台中本地帮忙 做宣传，而政大从台北下台中，宣传较为困难，这部分有地域上的考量。 　兴：企划书上为何没有关於宣传的规划？ 　政：海报和宣传单应是印制者负责张贴及发送，然而企画书上缺漏了宣传的 详细规划，但对话纪录上有关於宣传活动的讨论。而企画书拟订後， 1月30日即将企画书寄给兴大，但直到2月9日开行前说明会当天， 兴大方面都未提出任何意见及问题，若有任何问题应该在当时就提出。 　兴：关於海报的张贴，会议记录有提及宣传由中兴负责，然而2月8日海报 印出、9日两校开行前会，而9日中兴被告知海报要修改，10日中兴即出 发前往寒训，一直到14日音乐会，都没有时间做宣传。原规划音乐会当 天做宣传，但後来也因未分配好工作而取消，导致宣传不确实、效果 不彰。 　政：宣传部分未订定详细日期为双方疏失，而这次音乐会时间较晚订定，至 寒训中间又卡到过年，很多店家休息，导致这次宣传部份的疏失。 →宣传活动未确实规划，未来宣传前应於企划书中详细列出宣传日期及双方 工作分配。 （二）音乐会时间→原定2月14日下午14:30，但1月28日因兴大未事先与指挥 沟通时间，欲改为2月14日晚上，但因政大团员回家有困难，才临时改 为2月14日下午17:30 　政：中兴社员是否知道整个音乐会时间更改的过程以及原因？ 　兴：社员只知道最後的结果，中间有人提出疑问，有向他们解释原因。 　政：有注意到中兴社员对音乐会时间提出不满，而政大部分觉得有点委屈， 因为政大也不希望音乐会更改为此时间。 政大认为中兴方面应向团员做官方说明，解释整件事发生的经过。 　兴：没有向社员做充分的公开说明为兴大方面的疏失，但有对表示不满者在 私下做解释，他们事後也没有问题了。检讨会结束後会完整把双方疏失 向社员们解释，给他们一个交代。 （三）惠荪堂场地费用 　政：在集训期间中兴表示希望政大支付惠荪堂场地费用，然而在事前沟通时 兴大表示惠荪堂不需要场地费。 　兴：因为兴大方面在餐盒及文宣品部分有超支情形，希望政大以其他名目帮 忙分摊费用，而事後也没有再向政大要求此费用。 　兴：惠荪堂并非免费使用，而是经过兴大管乐社交涉後不需要付费，若被 学校知道两校合作状况，学校可能还是会要求支付费用。 　政：不太明了两所谓「两校合作状况」的意思。因为过去有外校生利用 在校生名义免费使用场地的经验，但这次合作因两校都有演出， 并非此状况。 　政：双方此次为合作关系，若希望政大帮忙分摊场地费可以事先告知， 但不希望兴大以补助场地费名义向政大要求款项，用以支付其他 费用，如此违反双方公平信任的原则。若有任何金钱上的困难 可以直接告知，政大方面可以体谅并协助分担。 　兴：这部分兴大在金钱管理方面有疏失，向政大道歉。希望未来 金钱方面不要再有巧立名目的状况，应最初就沟通好。 （四）合演曲目 　兴：原定曲目顺序为先"Omens"再"一枝花"，为何後来有更动？ 　政：最初计画合演曲目放在音乐会最後面，但後来音乐会时间更改， 政大团员有回家方面的困难，因此将合演曲目改到两校曲目的 中间，考量到老师上下场的问题，也将两首合演曲目顺序对调。 　兴：有听到风声，因为此为两校这次唯一的交流活动，希望不要再听到 任何的批评。 　政：合演曲目讨论过程不构周全，当初为双方各自决定，给对方听过音乐 ，达成协议即决定曲目，但事後听说兴大部分社员认为合演曲目太难， 而政大因曾演出此曲，觉得难易度没有问题才提出，这部分可能未考量 到初学者的困难。若兴大觉得难易度有异议应事前就提出，若事後才再 讨论并没有意义，对两校观感也不佳。 （五）音乐会当天行程规划 　＊讨论内容： 　　1月28日>14:30政大到场并场布 　　　　　　15:30热嘴并发餐盒 　　　　　　16:00-16:15政大彩排 　　　　　　16:15-16:30中兴彩排 　　　　　　16:30-17:00合演曲目彩排 　　　　　　17:00入场 　　　　　　17:30表演开始 　　　　　　（团康再讨论） 　　　　　　（此时政大即表示约有30个人需考虑回家问题，但还未确定寒训 人数，但预估在45人内） 　　1月30日>政大希望一起吃饭和团康，再进行场布，後来兴大表示行程太赶， 无法一起吃饭，但依然有团康时间一小时13:30-14:30　　 之後政大将企画书拟定後将当天时间行程详细列出，并交由 中兴过目，并未提出问题 　兴：当时讨论没有问题，是当天的临时状况出问题。 　政：此留至音乐会当天再讨论。想请问1月30日即寄送企画书给中兴，为什麽 2月2日中兴版上公布的行程并没有团康时间？ 　兴：这是个人疏失。但在营期间发的行程表上有团康的规划，社员也是当时 才知道有团康。 （六）场勘　→原定场勘时间（2月9日）因无法进入惠荪堂而临时改为在 中兴管乐社办开会 　政：什麽时候确定有场地？ 　兴：社长陈睦轩有向副社陈渭中表示当天无法借到场地，也有告知政大方面。 　政：一月底即决定场勘日期，但当天才被告知借不到场地，觉得有点晚。 　兴：开会前才知道要场勘，内部未沟通好。 　政：中兴内部沟通应更加紧密。当天开会没有问题。 二、音乐会当天 （一）团康临时取消　→兴大因当天飘雨导致车程拉长，且惠荪堂临时整修而 未通知，导致搬乐器无法使用斜坡而需一个个搬， 花了较长时间，一点多才抵达表演场地；政大亦在 13:30-40左右才抵达。 　政：什麽时候决定要取消团康，改为午餐？只在前一天被告知要取消餐盒， 未告知团康也取消。 　兴：前一天即决定要取消团康。原规划时间即不够兴大抵达，当初未规划好缓冲 时间。 双方对餐盒认知也不同，兴大认为是午餐，政大认为是晚餐。 这方面未沟通好。 　政：若要取消团康，应确实告知时间点，无法接受团康取消，总召也是表演当时 才知道取消原因。订定好的时间表双方应确实遵守。 （二）场布 1. 　政：观众反应无法从正门进入惠荪堂，须由侧门进入，且当天没有人指引方向。 　兴：本来就是这样。惠荪堂内有贴海报，若在外面贴海报会被风吹走、被雨淋湿 　政：海报贴在里面没有指引效果，观众不知如何进入惠荪堂内， 指引方式要再调整，中兴若事先告知此状况即可先和观众说明。 2.内场　→政大负责内场，帮忙搬椅子及谱架 / 惠荪堂临时整修 　政：未感受到中兴有主动与政大沟通的诚意。 　兴：因临时状况（惠荪堂整修）导致当天状况有点混乱，无法主动与政大沟通。 　政：希望有人可以在场告知政大状况，当天状况过於混乱，政大为外来者， 不了解状况，应多提供政大帮助。 政大仅负责搬椅子及谱架 （先拿中兴再拿政大）， 兴大自行搬好乐器，仅告知政大要排打击乐器。 　兴：没有问题，感谢政大的帮忙。 　政：惠荪堂场地临时整修未告知中兴管乐社，导致休息室空间狭窄， 应向学校反应。 3.外场　→节目册晚到 　政：文宣不小心放在集训场地，有人帮忙送到，很抱歉晚到，但有在彩排前送到。 　兴：彩排时没办法处理场布，五点多观众开始入场才将节目册放到前台。 （三）彩排　→彩排时间过久 　兴：政大彩排delay，中兴时间被压缩，导致无法走完曲目，合演彩排时间也不够 应当场提醒老师。 　政：很抱歉未注意时间，导致彩排超时。 　　　主要影响为压缩到合演彩排时间，原规划彩排15min即过短，未来应规画 三十分钟以上，包括上下台、排椅子时间。 　兴：彩排时应模拟现场状况，包括换场、主持人等，不应只有走曲子。 （四）演出　→工作人员配置问题（合演时兴大有人不见，为到前台当工作人员） 　政：行前说明会有讨论到工人问题，中兴表示可以规划，也表示音乐会当天需要 政大人手帮忙，而政大也有安排工作人员。但未考虑到 合演没有工作人员，若有需要帮忙应提早告知、及早规划。 　兴：寒假期间除社员外找不到人当工作人员，当天工人为铜五及木五演出人员。 应早点规划，不应当天才临时找人。合演时铜五负责外场，但两校交接空档 政大未即时接应，中兴学长就代为帮忙。 　政：政大表演结束後未考虑到收乐器时间，很抱歉工作人员太晚接替。 （五）演出结束後　→政大部分团员先行离开，未告知中兴离开团员人数 　政：1月28日即告知，但未确切告知人数，当时也不确定确切的寒训人数， 仅告知约30人会离开。 　兴：企画书上仅写「半数」，但当天离开团员已超过半数， 不知道离开人数比例会如此高，不管原因为何，对於社员观感不好。 　政：当天表演团员37位，离开者27位。须考量到政大团圆需先行离开，主要是因为 音乐会时间的更改，中兴未与指挥老师沟通好时间，导致老师无法於原订时间 上台；後来由中兴提出傍晚演出，政大同意，并提出政大会有30人左右离开， 中兴亦同意。而因许多团员需回家（非回宿舍），因此有时间上的压力，当天 有团员到家时已11点。了解中兴方面观感不好，但政大也有苦衷， 也有团员表示想留下听音乐会，但迫於时间只能离开 （包括接驳车时间－预算仅够出一台车，且时间须考虑所有人）。 　兴：音乐会当天政大应统计人数并告知中兴，中兴可以转达社员。 　政：有统计，但不知道中兴会在意人数，因此未告知；此次合作有许多沟通上的 问题，包括详企上的用字遣词都不够精确，仅表达意思， 造成许多认知上 的落差。 　 　兴：线上讨论也不正式，应讨论完後做统整以及会议记录让大家确认，并於 企画书上详细列出。 　政：很抱歉没有告知确切会离开的团员人数，导致人数上的认知有落差， 政大因地域关系团员留下真的有困难，希望基於合作关系上双方可以 互相体谅。 （六）场复　→工作分配、双方沟通问题 　政：场复很混乱，政大未使用过惠荪堂，不知道该如何撤场，中兴若需要帮忙 应告知要搬什麽、搬到哪里，但并未接收到此讯息，因此只能就知道的 帮忙。 而音乐会一结束政大就帮忙把椅子搬回，搬完後中兴打击亦已复场完毕， 且未告知政大需要帮忙，看到场地已净空，仅帮忙把剩下的钢琴搬回。 　兴：因有中兴社员在场场复才会如此迅速。原先规画内场场复由政大负责， 若不清楚应询问；因不知政大留下团员有多少人，所以不打算将场复 交由政大。 　政：总召还在场，若有问题应当场反映，而非事後才听到团员表示疑虑。 政大帮忙场复完空坐在惠荪堂内不敢离去，中兴社员却已走光， 没有人告知现场状况。 　兴：中兴方面各自解散，未告知政大状况为中兴负责人的疏失。 双方联络方面未做好，未来应注意。 （七）主持人　→政大兴大都有主持人，但合演曲目时冲突到 　兴：未事先沟通好，原先只说好两校方面可视情况各自做介绍，但仍应再沟通过。 主持人亦为音乐会中表演的一环，未来应再多加注意。 （八）献花　→原规划为两校各自负责，但最後只有政大献花 　兴：忘记了。　→未来要注意，老师是需要被尊重的 三、其他 （一）两校沟通及文宣设计 　政：这次音乐会虽是政大找中兴合办，但感受到中兴方面并不积极，感觉很像 多余的表演。 　兴：大部分干部都不知道确切状况，负责人未通知干部一起开行前会议，并非 不积极，但不知道该从何取得资讯。此为负责人的问题。 　政：干部的联系应更紧密。政大在和秉修、中中、文宣沟通都无法马上找到人、 立即得到回应，基於两校的合作关系，干部的表现以及积极度都应再提升。 　政：文宣设计上，政大承诺负责全部设计，但理应参考中兴文宣的意见并相互 沟通，双方合作上不平衡、有落差。 　兴：双方联络时政大表示有需要支援再连络中兴，而後来未接到进一步讯息。 　政：因後来设计上可以负担的起、不需要帮忙，就没有再联络中兴。 　兴：从一个音乐会的宣传可看出对音乐会的重视，因为音乐会是要演给观众 看的，若未做好宣传就没有观众，这次难得和政大合办音乐会，却没有 做好宣传的规划，很多朋友都不知道有此音乐会，很可惜。另有注意到 政大回台北後的赛前公演有做BBS的网宣，为什麽台中场却没有？ 　政：有做facebook的宣传，而此次音乐会时间较晚订定，网宣的宣传有困难。 而BBS网宣其实并不是政大宣传的主力，主要为海报的张贴及宣传单的发送， 这次音乐会这方面有疏失。 （二）检讨会时间及地点 　政：音乐会结束後，2月14日即开始联络中兴总召陈渭中，希望办检讨会，但以 简讯、MSN等方式联络都未得到回应，直到开学後第二周才得到回应，表示 中兴内部开完检讨会後、中兴比完赛後双方再开检讨会。不介意找不到人， 但政大方面一直有诚意要开检讨会，不知中兴社员知不知道此事？ 　兴：有向社员表示会开检讨会，但一直找不到总召是我们的问题。 　政：希望时间可以再提早，并终止中兴社员关於「政大为什麽不办检讨会」的 议论。不希望在版上留言造成更多误会，也希望可以配合中兴的时间。 後来因觉得言论压力过大，而找学指秉修共同发联合声明。另外， 检讨会地点因政大总副召皆为台中人，因此在台中办较方便，但希望未来 地点部分还可以再讨论，以便有意愿参加团员可出席。 （三）联合声明 　兴：这次音乐会造成两校社员团员观感不佳，筹办及沟通部分有很大问题， 开会、企画书也不够详细确实，导致规画不够完善，希望双方四位负责人 可以连署发道歉声明，厘清双方问题，向双方社员团员表明此次音乐会的 交流目的，却因临时问题导致不好的结果。 　→会议结束後两校四位负责人合拟道歉声明并署名。 　　之後双方都整理一份会议记录後再汇整，由双方负责人都过目，若有异议应 马上提出。 在下周六（3月26日）前po会议记录。 （四）两校沟通问题 　政：这次合作很大问题是沟通方面，包括企画书不够详细，而很多事情发生当下 也未即时反应，事後才反映问题的感觉不好。 　兴：双方都太被动，沟通有问题。 　政：干部间沟通很重要，不管内部或对外都应更紧密。若社员有不满应马上出面 解释，否则社员发言伤害很大。 　　　中兴对外沟通窗口也应单一化，否则一人已决定的事情却在事後被 另一人推翻，政大方面会无所适从，且易产生纠纷。 　兴：每个社的执行方法不同，中兴方面由副社负责寒训的行程规划，但他的决定应 告知干部，而社长是最後的决定者。但此次干部间沟通没做好，导致双方沟通 上的问题，向政大道歉。 　兴：本次合作状况总召与干部应向社员交代，没有完整的会议纪录。 　政：中兴方面表现的积极度不够，也未与团员解释清楚。 　兴：中兴没有集训完办音乐会的经验，但此次有临场发表的机会对中兴来说是很好 的经验，然因社员对此都不熟悉，因此才会产生许多事後的争议。 （五）文宣品价钱对分 　政：因文宣品的分工有许多争议，虽当初分工为双方同意的结果，但基於合作关系， 中兴若有需要，政大愿意帮忙对分文宣品支出。 　兴：当初以为节目册需要较大花费，才决定此分工。 而各校制作文宣品的方式及习惯不同， 原以为节目册花费较高，才有此分工。 但政大方面与中兴以往经验不同，节目册花费较低。 　政：政大平常海报也未印这麽高的价格。 　兴：未来价钱还是对分较妥当，收据部分可以请影印店开两张收据。 　＊价钱对分：($1318+$3020)/2=$4338/2=$2169 　　→政大多分摊$851，中兴开一张盖中兴团章的收据给政大 --

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