時間：98/01/04 (一) 19:00 地點：藝中722 主席：張晧哲 記錄：楊珮吟、呂佳盈 出席人員：艾鶴軒、蔡承恩、陳宴慈、沈佳蓉、葉思筠、蘇妙悅、羅韻婷 許雅雯、張鎧麟、黃世婷、張宏鳴、郭俞伸、李天堯、張晧哲 柯均薇、蔡珮琦、王瑞昌、許伊琳、洪郁翔、馮崇宇、楊珮吟 尹懷君、呂佳盈、羅 夫 共24人出席 會議流程： 一、 主席報告、宣讀建議與聲明 二、 幹部工作報告 三、 提案討論(審981學期決算、寒訓預算) 四、 選舉(982團長、監委、期初大會主席) 五、 臨時動議 六、 問題與討論 七、 建議與聲明 會議內容： 一、 主席報告、宣讀建議與聲明 主席(張晧哲)：請大家踴躍發言，他人發言時請勿竊竊私語。 宣讀： 1. 王啟豪：有鑑於學校搶場地風氣旺盛，期初期末大會可早點確定 時間、安排場地。 2. 若以後期初期末大會出席人數未達總團員的1/3則流會。 3. 黃世婷：比照團練，期初期末大會請假需有正當理由，讓團員了 解其重要性。 4. 張鎧麟 / 林廷翰：出席率的掌控應由首席及幹部共負責任。 二、 幹部工作報告 團長(李天堯)： 1. 與學校行政單位接洽 2. 與指揮聯繫，安排加練時間 3. 督促各幹部的工作進度 4. 本學期初席狀況差，希望各幹部、首席幫忙督促 公關(馮崇宇)： 1. 期初拉贊助、寄企畫書 2. 期末音樂會前發傳單 總務(葉思筠)： 1. 負責團費的經營管理 2. 編製預、決算表 譜務(許伊琳)： 負責印這學期所需要的譜 文宣(呂佳盈)： 製作通訊錄、海報、節目本和團服 器場(洪郁翔)： 1. 到韻特買了一條Tenor Sax的背帶 2. 送修：Bass Cl , Tenor Sax 3. 這學期學校做了樂器清點，所有樂器都在 4. 期末音樂會時負責公務車租借及樂器搬運 Q1. (黃世婷)：學校做樂器清點時貼在樂器盒上的白紙可以撕掉了嗎？ A1：已經可以撕掉！ Q2. (馮崇宇)：709的譜架有些已損壞，要稍做清理。 A2：好。 活動(王瑞昌)： 舉辦期初的迎新以及跨年的團遊 三、 提案討論 ‧審981學期決算表(各股細項支出僅就超支部分進行表決) 團長(李天堯)： 收入部分→ 1. 團費收入每人$1200，少數例外： a.) 一位已繳部分團費但中途退團，因參與團練次數未過半， 故不追收亦不退費。 b.) 少數後期才加入的團員，因參與團練次數未過半，儘 收取一半的團費。 2. 期初、期末音樂會時放置募款箱，共獲得$739的收入。 3. 社團評鑑優等的社團，每學期固定有外聘老師$10,000的 補助。 4. 學期補助方面因積極向學校爭取，故較預期收入多。 呼籲以後的團長在申請經費時可多次申覆，較易爭取到 更多的補助。 支出部分→ 1. 因秦僥認為本學期團練進度緩慢，多加一次加練，故老師 老師停車費超支$50。 2. 本學期王戰來的次數比預計的少很多，故秦僥雖有多加 練，但老師指導費並未超支。 3. 某次團練因接近秦僥的生日，在詢問過部分監委和副團 長的意見後，花了$320買蛋糕幫秦僥慶生。 4. 期初還未確定團服的價錢，經大家決議後照舊提列，但 這次團服實際單價較貴，所以超支。 Q. (黃世婷)：購買生日蛋糕的事情有問過監委？ A：不確定是否三位監委都有問，但問過監委柯均薇和副團長洪郁翔， 經前團員李沛蓉的建議，決定買蛋糕幫秦僥慶生。 張鎧麟：如果幫秦僥慶生已成慣例，可考慮以後都提前列一筆買蛋糕的 預算。 表決團長超支部分 1. 老師停車費→ 贊成：22人，反對：0人 2. 生日蛋糕→ 贊成：16人，反對：2人(理由如下) 黃世婷：幫秦僥慶生未必一定得買蛋糕，有其它不用花錢的選擇 Ex. 做卡片 王瑞昌：應該事先列買蛋糕的預算。 3. 團服→ 贊成：21人，反對：0人 贊成：23人，反對：0人 → 團長決算通過 公關(馮崇宇)： 1. 部分為$0的支出是因為沒有收據可以報帳。 2. 寄送給廠商的企畫書改用e-mail寄，故無支出。 書面企畫書和打電話或以e-mail的型式寄送， 成功機率差不多，建議以後公關此項預算可少列 或刪除。 3. 郵資的支出少很多，原因如下： a.) 企畫書改以e-mail型式寄送 b.) 部分大學的公關函請有去參加嘉管的團員直接 拿給參加嘉管的友校 4. 原預計在期末音樂會前的擺攤有獎徵答活動，因 場地問題且無配套措施，實行困難，故取消，改 發傳單。 5. 傳單原本預計發100張，但因發放速度較預期快， 又希望能宣傳到當初預定的三天，所以最後總共印了約 600張，以致於超支。 6. 忘記707有信封所以花了$8另外買了信封。建議以後需 要文書用具的幹部可先看707有無再決定購買否。 7. 公關收入部分包含總價值$700的鑰匙圈數個，可能融合 下學期期末音樂會的宣傳，當作禮物發放。 Q. (柯均薇)：擺攤實際上遇到什麼困難？ A：因為不清楚麥側場地租借事宜，音樂會前一禮拜去借時場地已滿， 外加天候因素(那陣子常下雨)，所以才改採人力需求較低的發傳單 方式。 張鎧麟：有新的創意構想很好，但希望配套措施要完善。 表決公關超支部分 1. 音樂會宣傳DM→ 贊成：21人，反對：2人(理由如下) 張鎧麟：超支幅度過大。 黃世婷：期初大會時有提過100張可能很快就發完，但還是未更改 2. 信封→ 贊成：17人，反對：0人 張鎧麟：因為係屬突發狀況，可將這筆金額列為預備金的支出。 贊成：23人，反對：0人 → 公關決算通過 總務(葉思筠)：各項支出接與預計金額相同。 贊成：23人，反對：0人 → 總務決算通過 譜務(許伊琳)：除了印譜所花的$1,926外，無其他額外花費。 贊成：23人，反對：0人 → 譜務決算通過 文宣(呂佳盈)：各項支出如決算表所示，無超支部分。 Q. (柯均薇)：註五的擺攤海報和手工大海報有何不同？ A：期初社團擺攤時一同宣傳期初音樂會，但因當時期初音樂會海報 延遲送印，所以先拿檔案到計中印了一張，花$80。 贊成：21人，反對：0人 → 文宣決算通過 器場(洪郁翔)： 1. 這學期社博擺攤的費用$500，學校事後未退費。 2. 樂器維修費包含：Bass Cl $5,000 + Tenor Sax $3,000 3. 四維堂的鋼琴因為無法搬到台下，所以沒借，實際 租借費只花$1,000。 4. 暑訓時購買Tenor Sax背帶，列為期前支出。 Q. (馮崇宇)：四維堂的鋼琴以後也搬不下來嗎？ A：是，一直都無法搬下來。 馮崇宇：以後四維堂租借費可考慮直接列$1,000就好。 贊成：22人，反對：0人 → 器場決算通過 活動(王瑞昌)： 1. 購買迎新用的餅乾、飲料時未仔細計算金額， 故多了$15的花費。 2. 團遊花費與預計相同。 Q. (黃世婷)：迎新花費超支是因不清楚當初列多少預算，事後 才發現超支嗎？ A：以為預備金可承擔一定限度的超支。 黃世婷/張鎧麟：預備金是用在突發狀況的支出，而非預算可調 整的幅度，以後列預算需謹慎 表決活動超支部分 1. 迎新→ 贊成：15人，反對：3人(理由如下) 張鎧麟/黃世婷：下次要更謹慎。 柯均薇：要謹慎點，不要覺得只差一點所以沒差。 贊成：15人，反對：3人(理由同上) → 活動決算通過 981學期決算表 → 贊成：23人，反對：0人 → 本張決算表通過 新舞台演出工作進度報告(總召：馮崇宇) 1. 這學期主要處理場地租借、票務等事宜 2. 以付訂金$30,000，若無其他意外，演出後會全額退費。另花了必要的申請手續費 $1,000。 3. 預計1/18開始接洽兩廳院售票系統，會再花一些錢，已請有這方面經驗的團員 洪志豪幫忙處理，票價下學期會再跟幹部仔細討論。 4. 演出日期已敲定：2010/06/07 5. 下學期會針對年度音樂會向團員額外收取一筆金額，並給繳費團員等值的公關 票數張。例如，票價$100/張，團員收費$1,000，則每位團員有10張公關票， 可再以票面金額賣給朋友，不會有損失。 6. 企畫書已完成，希望團員們約於1/18那個禮拜提供可聯絡的廠商名單， 大家一起拉贊助。 7. 會先將票印出來，省賽後開始在學校擺攤賣票(約兩週)，請團員們協助。 8. 場地租金共$64,500(含彩排)，列在下學期的預算 Q1. (張鎧麟)：希望工作進度能更透明。 Q2. (李天堯)：可否用這學期的團費結餘部分補助年度音樂會？ (於臨時動議時討論表決) ‧審寒訓預算表 總召(羅夫)： 收入部分→ 1. 每位參加團員收費$2,500，預估40人參加。 (地點在政大，主要因為請分部老師，費用較貴) 2. 公關收入預計達到$3,000以上。 3. 學校補助包含：寒訓補助$4,000 + 賽前公演補助$2,500 Q. (李天堯)：有要演期初音樂會嗎？ A：稍後討論。 支出部分→ 1. 老師指導費包含團練($1,000*(3.5hr*4+3hr*1)=$17,000) + 銅管大分部(秦僥：$1,000*3hr*2=$6,000) + 木管 大分部(吳志桓：$1,500*3hr*2=$9,000)，共$47,000。 2. 各分部的老師指導費團費僅部分補助，餘額由聲部內 組員分攤。團費補助金額計算如下： 各分部老師指導費/(聲部人數+1) 其中Tuba, Bar. 老師鐘點費已確定，其餘以$1,500/時 計算，共$17,434。 3. 老師演出費包含賽前公演及比賽當天，估$4,000。 4. 老師停車費共$1,600 ($50*11位分部老師*2次 + $50*秦僥10次 = $1,600) 重要日程： 2/7 ~ 2/11 寒訓@政大 2/11 室內樂之夜@藝中621 2/23、2/24晚上加練 2/25 賽前公演(指定曲+自選曲) 2/27、2/28 加練 3/1 比賽開始 Q1. (馮崇宇)：賽前公演後是否加練？ A1：會再和秦僥討論。 Q2. (柯均薇)：老師指導費基本上公演一場算$3,000，比賽算幾小時？ A2：老師演出費改為賽前公演$3,000 + 比賽當天$2,000， 共$5,000，總召支出小計改為$71,054。 Q3. (李天堯)：2/25加練的可能性極大，因為都借了四維堂。 Q4. (馮崇宇)：去年賽前公演兩場都只演指定曲和自選曲，聽眾可能 興趣不大。若今年演完後不加練，可否納入重奏表演？ A4：今年時間緊湊，不大可能在賽前演兩場，賽前公演就確定只演 指定曲和自選曲。可再討論是否賽後辦期初音樂會，加入重奏。 Q5. (李天堯)：已向學校申請期初音樂會的經費，若不演，會被扣 社團評鑑的分數。 Q6. (黃世婷/張鎧麟)：將行程表和行前通知書一起寄給團員， 並po版告知。 贊成：20人，反對：0人 → 總召預算通過 公關(總召代為報告)：預計支出如預算表所示。 Q1. (馮崇宇)：贊助通話費很難估算，是否要列？ A1：公關認為有需要。 Q2. (張鎧麟)：企畫書太多頁的話廠商可能不會看，可否精簡些？ (沈佳蓉)：看要給誰看，大公司可能需要較多頁。 A2：因為主要是拉大公司的贊助，頁數才較多，若無壞處就照舊。 Q3. (柯均薇)：打電話拉贊助的效率較佳，書面的企畫書可否直接 用e-mail的型式寄？ A3：改用e-mail寄送，故企畫書$200的預算刪除，預備金$10， 公關支出小計$110。 贊成：19人，反對：0人 → 公關預算通過 總務(蔡珮琦)：預計支出如預算表所示。 贊成：20人，反對：0人 → 總務預算通過 譜務(沈佳蓉)：印給評審的總譜外加各聲部額外需要的譜，預計共$600。 贊成：20人，反對：0人 → 譜務預算通過 生活(楊珮吟)： 1. 寒訓期間因中午吃飯時充裕，午餐團員自行購買， 不集體訂便當，但提供代訂服務。 2. 晚餐時間短且7-11已關，故由生活集體訂便當， 餐費預估$12,000 (= $60*40人*5餐) 3. 請藝中加班時段須提供伯伯便當，包含2/7午、晚 餐 + 2/8~2/11晚餐，共六餐，$360。 4. 另有視服團便當$120及購買嘴破藥$200的預算。 贊成：21人，反對：0人 → 生活預算通過 文宣(呂佳盈)： 1. 列印賽前公演宣傳單100張，張貼於各處而非發放用。 2. 留言板、日程表延用暑訓的，故不列預算。 Q. (柯均薇)：從開學至賽前公演只有兩天的時間，用貼的可能 達不到宣傳效果？ A：傳單改成用發的，共印300張，傳單預算改為$300。 另外因賽前公演只有兩首曲目，不做節目單，改為 主持人口頭介紹即可。 贊成：21人，反對：0人 → 文宣預算通過 器場(洪郁翔)： 1. 這次比賽地點在宜蘭， 租遊覽車一台， 以目前詢問到最低的價錢列預算$8,400。 2. 加班費包含2/7一整天($1,600) + 2/8~2/11 每天晚上($800*6天)，共$4,800。 Q. (黃世婷)：加班費的詳細說明請列在備註內。 A：麻煩總務註明。 贊成：20人，反對：0人 → 器場預算通過 Q. (李天堯)：在表決整張預算表前應先確定是否要演期初音樂會， 否則一旦表決通過，預算表即不能再更動。 表決：是否在賽後加演期初音樂會？ 羅 夫：演出內容可能是重奏或指定曲+自選曲或兩者皆演。 洪郁翔：可否將室內樂之夜正名為期初音樂會？ 李天堯：基本上只要有照片及相關書面能證明有辦過期初 音樂會即可，不一定要在學期間舉辦。 馮崇宇：開學時票務已處理好，若辦期初音樂會可順便宣 傳年度音樂會和賣票。 表決方案： 1. 不演期初音樂會→ 贊成：0人 2. 於賽後加演期初音樂會→ 贊成：8人 3. 將室內樂之夜正名為期初音樂會→ 贊成：13人 表決結果：將是2/11的室內樂之夜正名為期初音樂會， 以此呈報學校，申請經費，不再於賽後加演。 羅 夫：因此學校補助多加$1,000，收入總計為$110,500。 張鎧麟：寒訓期間是否需要有活動以紓解壓力？ 羅 夫：寒訓目的已比賽為主，吃飯時間會有影片欣賞。 寒訓預算表 → 贊成：21人，反對：1人(理由如下) →此張預算表通過 黃世婷：行前通知書要在學期結束前讓團員知道，學期後用email寄 又未再跟團員說明效益欠佳，寒訓幹部們可能都很清楚寒訓 事務，但是團員畢竟身在行政外圍，可能會搞不清楚狀況。 另，預算錯誤部分下次要早點更改。 四、選舉 ‧ 982團長選舉 候選人及政見： 1. 馮崇宇：a.) 希望在練樂器之餘，能帶給大家歡樂 b.) 我是個好脾氣的人，希望大家相處融洽 c.) 年度音樂會售票率達八成 2. 黃世婷：下學期可能不會待在團上。 3. 洪郁翔：希望打造一個有家的感覺的社團 ！ 表決方式：先提名先表決，同意大於反對者即當選。 表決結果： 1. 馮崇宇→ 贊成：12人，反對：0人 → 當選 (後面兩位候選人不再進行表決) 982團長：馮崇宇 當選感言：希望大家多多配合，一起增進團上的向心力。 ‧ 982監委選舉 候選人： 1. 李天堯 2. 柯均薇 3. 張鎧麟 4. 黃世婷 5. 葉思筠 表決方式：先提名先表決，同意大於反對者即當選 表決結果： 1. 李天堯→ 贊成：18人，反對：0人 → 當選 2. 柯均薇→ 贊成：13人，反對：0人 → 當選 3. 張鎧麟→ 贊成：16人，反對：0人 → 當選 (其餘兩位不再進行表決) 982監委：李天堯、柯均薇、張鎧麟 ‧ 982期初大會主席選舉 候選人：1. 蘇妙悅 2. 張宏鳴 3. 蔡珮琦 表決方式：先提名先表決，採多數決 表決結果： (I) (II) (III) 1. 蘇妙悅 8票 9票 10票 2. 張宏鳴 8票 9票 11票 3. 蔡珮琦 1票 982期初大會主席：張宏鳴 當選感言：謝謝，很怕到時候可能會吃螺絲。 五、 臨時動議 1.李天堯：因為下學期年度音樂會所需花費大，又本學期的團員多數 會參與年度音樂會，可否用981團費所增加的錢補助年度 音樂會？ ‧由981團費所增加的金額 = 本期結餘$185,155 – 上期結轉$159,503 – 暑訓結轉$8,878 = $16,774 贊成：18人，反對：1人(艾鶴軒：以為團費是神聖不可侵犯的。) Q. (呂佳盈)：若到時候有新進團員怎麼辦？ A. (馮崇宇)：依照辦理。 2.李天堯：樂活館下學期起採各社團輪流值班制，若不排班，則不可 使用樂活館。因為排班的社團多，一個學期大概只要值個 3~5次，平日只需晚上去11點關門、還鑰匙即可，若是輪到禮拜 天的班，早上8點去開門，晚上11點關門。我們是否要參加樂 活館的排班？ Q. (柯均薇)：我們的使用率大否？ A：下學期有管樂營，使用率大。 贊成：18人，反對：0人 六、 問題與討論 1. 呂佳盈：選舉人方式是否有些不妥？為何同意大於反對即當選？ 羅 夫：又為何期初大會主席選舉方式不同？ 呂佳盈：這樣是否表示大家認為期初大會主席不重要？ 張鎧麟：團長選舉難度大，當選人需具有能力，且在團上有一定的支持度， 因此選舉方式必須嚴謹，採取積極動員的方式，不同於人人可擔任 的期初、末大會主席。若大會主席改採投贊成反對票的方式決定亦 可，但團長、總召的選舉一定要採此方式，應延用以前流傳下來較 慎重的表決方法。即使候選人是現任團長所欽點的人選，若團員覺 得不適任，可投反對票反對，有免除內定之嫌的優點。 洪郁翔：若兩個候選人都很討喜，那當選與否就是看誰先被提名？ 羅 夫：以現行方式看來，團長選舉並非真有如此慎重，各候選人的政見幾乎 臨時想出來，看不出重視程度。 艾鶴軒：當選與否和先後被提名的這個問題存在於任何一個表決方式。 張鎧麟：這方式是以積極動員為前提，若第一個被提名者不被支持，反對大於 贊成，那就不會當選，再進行第二被提名人的表決。若第一被提名人 得的贊成票大於反對票，表示已獲得多數人的支持，這和採多數決的 意思類似，後被提名人未必會因為採多數決就贏過先被提名人。 我們在選舉團長時確實不夠嚴謹，但並不表示是制度的問題。 艾鶴軒：想要第三人當選，並不表示反對第一人。 呂佳盈：實際上大家並沒有投反對票的習慣。 張鎧麟：希望能積極動員，投反對票並非表示討厭此候選人，只是表達欲投給 他人的意見。若你非常想支持此候選人，就要積極表達自己的意見。 馮崇宇/沈佳蓉：投票前主席應先清楚說明投票制度。 呂佳盈：以後投票前請主席花3~5分鐘說明投票制度和意涵，讓團員能清楚了解。 2. 張鎧麟：小譜架是和金頌、雅頌共有，是否應做本租借名冊 並貼上標籤，否則很容易弄丟。 3. 柯均薇：本學期團遊因衝到銅管大分部而改期，以致於參與率低， 以後要先確認好各行程。 七、 建議與聲明 1. 羅夫：團上需有往前走的動力。 2. 張鎧麟：以往的好制度需要幹部良好的交接，輕鬆之餘要謹慎。 3. 馮崇宇：投票前應清楚地說明投票制度。 4. 李天堯：開會時幹部務必要出席。 5. 黃世婷：主席身負會議進行很重要的角色，並不是只有一開始宣布議程而已， 要清楚掌握議程進度、時間拿捏，並且對混亂的討論過程適時下結論 甚至點出討論範圍是否偏離、引導方向，讓大家掌握問題重點，才可以 在有限時間內順利討論問題。主席選舉其實是新生是很好的學習機會。 6. 黃世婷：幹部帶新手做事，要把權力適度交給他們去學習解決問題的能力， 將來才能獨當一面，而不是只是單純交代新手任務而已。 7. 張鎧麟：幹部交接時盡量傾囊相授，多幫助新手。 8. 柯均薇：處理年度音樂會的流程可留下記錄以供以後幹部參考。 9. 洪郁翔：希望下學期能真正請老師來做音樂鑑賞的活動。 --

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