时间：98/01/04 (一) 19:00 地点：艺中722 主席：张晧哲 记录：杨佩吟、吕佳盈 出席人员：艾鹤轩、蔡承恩、陈宴慈、沈佳蓉、叶思筠、苏妙悦、罗韵婷 许雅雯、张铠麟、黄世婷、张宏鸣、郭俞伸、李天尧、张晧哲 柯均薇、蔡佩琦、王瑞昌、许伊琳、洪郁翔、冯崇宇、杨佩吟 尹怀君、吕佳盈、罗 夫 共24人出席 会议流程： 一、 主席报告、宣读建议与声明 二、 干部工作报告 三、 提案讨论(审981学期决算、寒训预算) 四、 选举(982团长、监委、期初大会主席) 五、 临时动议 六、 问题与讨论 七、 建议与声明 会议内容： 一、 主席报告、宣读建议与声明 主席(张晧哲)：请大家踊跃发言，他人发言时请勿窃窃私语。 宣读： 1. 王启豪：有监於学校抢场地风气旺盛，期初期末大会可早点确定 时间、安排场地。 2. 若以後期初期末大会出席人数未达总团员的1/3则流会。 3. 黄世婷：比照团练，期初期末大会请假需有正当理由，让团员了 解其重要性。 4. 张铠麟 / 林廷翰：出席率的掌控应由首席及干部共负责任。 二、 干部工作报告 团长(李天尧)： 1. 与学校行政单位接洽 2. 与指挥联系，安排加练时间 3. 督促各干部的工作进度 4. 本学期初席状况差，希望各干部、首席帮忙督促 公关(冯崇宇)： 1. 期初拉赞助、寄企画书 2. 期末音乐会前发传单 总务(叶思筠)： 1. 负责团费的经营管理 2. 编制预、决算表 谱务(许伊琳)： 负责印这学期所需要的谱 文宣(吕佳盈)： 制作通讯录、海报、节目本和团服 器场(洪郁翔)： 1. 到韵特买了一条Tenor Sax的背带 2. 送修：Bass Cl , Tenor Sax 3. 这学期学校做了乐器清点，所有乐器都在 4. 期末音乐会时负责公务车租借及乐器搬运 Q1. (黄世婷)：学校做乐器清点时贴在乐器盒上的白纸可以撕掉了吗？ A1：已经可以撕掉！ Q2. (冯崇宇)：709的谱架有些已损坏，要稍做清理。 A2：好。 活动(王瑞昌)： 举办期初的迎新以及跨年的团游 三、 提案讨论 ‧审981学期决算表(各股细项支出仅就超支部分进行表决) 团长(李天尧)： 收入部分→ 1. 团费收入每人$1200，少数例外： a.) 一位已缴部分团费但中途退团，因参与团练次数未过半， 故不追收亦不退费。 b.) 少数後期才加入的团员，因参与团练次数未过半，尽 收取一半的团费。 2. 期初、期末音乐会时放置募款箱，共获得$739的收入。 3. 社团评监优等的社团，每学期固定有外聘老师$10,000的 补助。 4. 学期补助方面因积极向学校争取，故较预期收入多。 呼吁以後的团长在申请经费时可多次申覆，较易争取到 更多的补助。 支出部分→ 1. 因秦侥认为本学期团练进度缓慢，多加一次加练，故老师 老师停车费超支$50。 2. 本学期王战来的次数比预计的少很多，故秦侥虽有多加 练，但老师指导费并未超支。 3. 某次团练因接近秦侥的生日，在询问过部分监委和副团 长的意见後，花了$320买蛋糕帮秦侥庆生。 4. 期初还未确定团服的价钱，经大家决议後照旧提列，但 这次团服实际单价较贵，所以超支。 Q. (黄世婷)：购买生日蛋糕的事情有问过监委？ A：不确定是否三位监委都有问，但问过监委柯均薇和副团长洪郁翔， 经前团员李沛蓉的建议，决定买蛋糕帮秦侥庆生。 张铠麟：如果帮秦侥庆生已成惯例，可考虑以後都提前列一笔买蛋糕的 预算。 表决团长超支部分 1. 老师停车费→ 赞成：22人，反对：0人 2. 生日蛋糕→ 赞成：16人，反对：2人(理由如下) 黄世婷：帮秦侥庆生未必一定得买蛋糕，有其它不用花钱的选择 Ex. 做卡片 王瑞昌：应该事先列买蛋糕的预算。 3. 团服→ 赞成：21人，反对：0人 赞成：23人，反对：0人 → 团长决算通过 公关(冯崇宇)： 1. 部分为$0的支出是因为没有收据可以报帐。 2. 寄送给厂商的企画书改用e-mail寄，故无支出。 书面企画书和打电话或以e-mail的型式寄送， 成功机率差不多，建议以後公关此项预算可少列 或删除。 3. 邮资的支出少很多，原因如下： a.) 企画书改以e-mail型式寄送 b.) 部分大学的公关函请有去参加嘉管的团员直接 拿给参加嘉管的友校 4. 原预计在期末音乐会前的摆摊有奖徵答活动，因 场地问题且无配套措施，实行困难，故取消，改 发传单。 5. 传单原本预计发100张，但因发放速度较预期快， 又希望能宣传到当初预定的三天，所以最後总共印了约 600张，以致於超支。 6. 忘记707有信封所以花了$8另外买了信封。建议以後需 要文书用具的干部可先看707有无再决定购买否。 7. 公关收入部分包含总价值$700的钥匙圈数个，可能融合 下学期期末音乐会的宣传，当作礼物发放。 Q. (柯均薇)：摆摊实际上遇到什麽困难？ A：因为不清楚麦侧场地租借事宜，音乐会前一礼拜去借时场地已满， 外加天候因素(那阵子常下雨)，所以才改采人力需求较低的发传单 方式。 张铠麟：有新的创意构想很好，但希望配套措施要完善。 表决公关超支部分 1. 音乐会宣传DM→ 赞成：21人，反对：2人(理由如下) 张铠麟：超支幅度过大。 黄世婷：期初大会时有提过100张可能很快就发完，但还是未更改 2. 信封→ 赞成：17人，反对：0人 张铠麟：因为系属突发状况，可将这笔金额列为预备金的支出。 赞成：23人，反对：0人 → 公关决算通过 总务(叶思筠)：各项支出接与预计金额相同。 赞成：23人，反对：0人 → 总务决算通过 谱务(许伊琳)：除了印谱所花的$1,926外，无其他额外花费。 赞成：23人，反对：0人 → 谱务决算通过 文宣(吕佳盈)：各项支出如决算表所示，无超支部分。 Q. (柯均薇)：注五的摆摊海报和手工大海报有何不同？ A：期初社团摆摊时一同宣传期初音乐会，但因当时期初音乐会海报 延迟送印，所以先拿档案到计中印了一张，花$80。 赞成：21人，反对：0人 → 文宣决算通过 器场(洪郁翔)： 1. 这学期社博摆摊的费用$500，学校事後未退费。 2. 乐器维修费包含：Bass Cl $5,000 + Tenor Sax $3,000 3. 四维堂的钢琴因为无法搬到台下，所以没借，实际 租借费只花$1,000。 4. 暑训时购买Tenor Sax背带，列为期前支出。 Q. (冯崇宇)：四维堂的钢琴以後也搬不下来吗？ A：是，一直都无法搬下来。 冯崇宇：以後四维堂租借费可考虑直接列$1,000就好。 赞成：22人，反对：0人 → 器场决算通过 活动(王瑞昌)： 1. 购买迎新用的饼乾、饮料时未仔细计算金额， 故多了$15的花费。 2. 团游花费与预计相同。 Q. (黄世婷)：迎新花费超支是因不清楚当初列多少预算，事後 才发现超支吗？ A：以为预备金可承担一定限度的超支。 黄世婷/张铠麟：预备金是用在突发状况的支出，而非预算可调 整的幅度，以後列预算需谨慎 表决活动超支部分 1. 迎新→ 赞成：15人，反对：3人(理由如下) 张铠麟/黄世婷：下次要更谨慎。 柯均薇：要谨慎点，不要觉得只差一点所以没差。 赞成：15人，反对：3人(理由同上) → 活动决算通过 981学期决算表 → 赞成：23人，反对：0人 → 本张决算表通过 新舞台演出工作进度报告(总召：冯崇宇) 1. 这学期主要处理场地租借、票务等事宜 2. 以付订金$30,000，若无其他意外，演出後会全额退费。另花了必要的申请手续费 $1,000。 3. 预计1/18开始接洽两厅院售票系统，会再花一些钱，已请有这方面经验的团员 洪志豪帮忙处理，票价下学期会再跟干部仔细讨论。 4. 演出日期已敲定：2010/06/07 5. 下学期会针对年度音乐会向团员额外收取一笔金额，并给缴费团员等值的公关 票数张。例如，票价$100/张，团员收费$1,000，则每位团员有10张公关票， 可再以票面金额卖给朋友，不会有损失。 6. 企画书已完成，希望团员们约於1/18那个礼拜提供可联络的厂商名单， 大家一起拉赞助。 7. 会先将票印出来，省赛後开始在学校摆摊卖票(约两周)，请团员们协助。 8. 场地租金共$64,500(含彩排)，列在下学期的预算 Q1. (张铠麟)：希望工作进度能更透明。 Q2. (李天尧)：可否用这学期的团费结余部分补助年度音乐会？ (於临时动议时讨论表决) ‧审寒训预算表 总召(罗夫)： 收入部分→ 1. 每位参加团员收费$2,500，预估40人参加。 (地点在政大，主要因为请分部老师，费用较贵) 2. 公关收入预计达到$3,000以上。 3. 学校补助包含：寒训补助$4,000 + 赛前公演补助$2,500 Q. (李天尧)：有要演期初音乐会吗？ A：稍後讨论。 支出部分→ 1. 老师指导费包含团练($1,000*(3.5hr*4+3hr*1)=$17,000) + 铜管大分部(秦侥：$1,000*3hr*2=$6,000) + 木管 大分部(吴志桓：$1,500*3hr*2=$9,000)，共$47,000。 2. 各分部的老师指导费团费仅部分补助，余额由声部内 组员分摊。团费补助金额计算如下： 各分部老师指导费/(声部人数+1) 其中Tuba, Bar. 老师钟点费已确定，其余以$1,500/时 计算，共$17,434。 3. 老师演出费包含赛前公演及比赛当天，估$4,000。 4. 老师停车费共$1,600 ($50*11位分部老师*2次 + $50*秦侥10次 = $1,600) 重要日程： 2/7 ~ 2/11 寒训@政大 2/11 室内乐之夜@艺中621 2/23、2/24晚上加练 2/25 赛前公演(指定曲+自选曲) 2/27、2/28 加练 3/1 比赛开始 Q1. (冯崇宇)：赛前公演後是否加练？ A1：会再和秦侥讨论。 Q2. (柯均薇)：老师指导费基本上公演一场算$3,000，比赛算几小时？ A2：老师演出费改为赛前公演$3,000 + 比赛当天$2,000， 共$5,000，总召支出小计改为$71,054。 Q3. (李天尧)：2/25加练的可能性极大，因为都借了四维堂。 Q4. (冯崇宇)：去年赛前公演两场都只演指定曲和自选曲，听众可能 兴趣不大。若今年演完後不加练，可否纳入重奏表演？ A4：今年时间紧凑，不大可能在赛前演两场，赛前公演就确定只演 指定曲和自选曲。可再讨论是否赛後办期初音乐会，加入重奏。 Q5. (李天尧)：已向学校申请期初音乐会的经费，若不演，会被扣 社团评监的分数。 Q6. (黄世婷/张铠麟)：将行程表和行前通知书一起寄给团员， 并po版告知。 赞成：20人，反对：0人 → 总召预算通过 公关(总召代为报告)：预计支出如预算表所示。 Q1. (冯崇宇)：赞助通话费很难估算，是否要列？ A1：公关认为有需要。 Q2. (张铠麟)：企画书太多页的话厂商可能不会看，可否精简些？ (沈佳蓉)：看要给谁看，大公司可能需要较多页。 A2：因为主要是拉大公司的赞助，页数才较多，若无坏处就照旧。 Q3. (柯均薇)：打电话拉赞助的效率较佳，书面的企画书可否直接 用e-mail的型式寄？ A3：改用e-mail寄送，故企画书$200的预算删除，预备金$10， 公关支出小计$110。 赞成：19人，反对：0人 → 公关预算通过 总务(蔡佩琦)：预计支出如预算表所示。 赞成：20人，反对：0人 → 总务预算通过 谱务(沈佳蓉)：印给评审的总谱外加各声部额外需要的谱，预计共$600。 赞成：20人，反对：0人 → 谱务预算通过 生活(杨佩吟)： 1. 寒训期间因中午吃饭时充裕，午餐团员自行购买， 不集体订便当，但提供代订服务。 2. 晚餐时间短且7-11已关，故由生活集体订便当， 餐费预估$12,000 (= $60*40人*5餐) 3. 请艺中加班时段须提供伯伯便当，包含2/7午、晚 餐 + 2/8~2/11晚餐，共六餐，$360。 4. 另有视服团便当$120及购买嘴破药$200的预算。 赞成：21人，反对：0人 → 生活预算通过 文宣(吕佳盈)： 1. 列印赛前公演宣传单100张，张贴於各处而非发放用。 2. 留言板、日程表延用暑训的，故不列预算。 Q. (柯均薇)：从开学至赛前公演只有两天的时间，用贴的可能 达不到宣传效果？ A：传单改成用发的，共印300张，传单预算改为$300。 另外因赛前公演只有两首曲目，不做节目单，改为 主持人口头介绍即可。 赞成：21人，反对：0人 → 文宣预算通过 器场(洪郁翔)： 1. 这次比赛地点在宜兰， 租游览车一台， 以目前询问到最低的价钱列预算$8,400。 2. 加班费包含2/7一整天($1,600) + 2/8~2/11 每天晚上($800*6天)，共$4,800。 Q. (黄世婷)：加班费的详细说明请列在备注内。 A：麻烦总务注明。 赞成：20人，反对：0人 → 器场预算通过 Q. (李天尧)：在表决整张预算表前应先确定是否要演期初音乐会， 否则一旦表决通过，预算表即不能再更动。 表决：是否在赛後加演期初音乐会？ 罗 夫：演出内容可能是重奏或指定曲+自选曲或两者皆演。 洪郁翔：可否将室内乐之夜正名为期初音乐会？ 李天尧：基本上只要有照片及相关书面能证明有办过期初 音乐会即可，不一定要在学期间举办。 冯崇宇：开学时票务已处理好，若办期初音乐会可顺便宣 传年度音乐会和卖票。 表决方案： 1. 不演期初音乐会→ 赞成：0人 2. 於赛後加演期初音乐会→ 赞成：8人 3. 将室内乐之夜正名为期初音乐会→ 赞成：13人 表决结果：将是2/11的室内乐之夜正名为期初音乐会， 以此呈报学校，申请经费，不再於赛後加演。 罗 夫：因此学校补助多加$1,000，收入总计为$110,500。 张铠麟：寒训期间是否需要有活动以纾解压力？ 罗 夫：寒训目的已比赛为主，吃饭时间会有影片欣赏。 寒训预算表 → 赞成：21人，反对：1人(理由如下) →此张预算表通过 黄世婷：行前通知书要在学期结束前让团员知道，学期後用email寄 又未再跟团员说明效益欠佳，寒训干部们可能都很清楚寒训 事务，但是团员毕竟身在行政外围，可能会搞不清楚状况。 另，预算错误部分下次要早点更改。 四、选举 ‧ 982团长选举 候选人及政见： 1. 冯崇宇：a.) 希望在练乐器之余，能带给大家欢乐 b.) 我是个好脾气的人，希望大家相处融洽 c.) 年度音乐会售票率达八成 2. 黄世婷：下学期可能不会待在团上。 3. 洪郁翔：希望打造一个有家的感觉的社团 ！ 表决方式：先提名先表决，同意大於反对者即当选。 表决结果： 1. 冯崇宇→ 赞成：12人，反对：0人 → 当选 (後面两位候选人不再进行表决) 982团长：冯崇宇 当选感言：希望大家多多配合，一起增进团上的向心力。 ‧ 982监委选举 候选人： 1. 李天尧 2. 柯均薇 3. 张铠麟 4. 黄世婷 5. 叶思筠 表决方式：先提名先表决，同意大於反对者即当选 表决结果： 1. 李天尧→ 赞成：18人，反对：0人 → 当选 2. 柯均薇→ 赞成：13人，反对：0人 → 当选 3. 张铠麟→ 赞成：16人，反对：0人 → 当选 (其余两位不再进行表决) 982监委：李天尧、柯均薇、张铠麟 ‧ 982期初大会主席选举 候选人：1. 苏妙悦 2. 张宏鸣 3. 蔡佩琦 表决方式：先提名先表决，采多数决 表决结果： (I) (II) (III) 1. 苏妙悦 8票 9票 10票 2. 张宏鸣 8票 9票 11票 3. 蔡佩琦 1票 982期初大会主席：张宏鸣 当选感言：谢谢，很怕到时候可能会吃螺丝。 五、 临时动议 1.李天尧：因为下学期年度音乐会所需花费大，又本学期的团员多数 会参与年度音乐会，可否用981团费所增加的钱补助年度 音乐会？ ‧由981团费所增加的金额 = 本期结余$185,155 – 上期结转$159,503 – 暑训结转$8,878 = $16,774 赞成：18人，反对：1人(艾鹤轩：以为团费是神圣不可侵犯的。) Q. (吕佳盈)：若到时候有新进团员怎麽办？ A. (冯崇宇)：依照办理。 2.李天尧：乐活馆下学期起采各社团轮流值班制，若不排班，则不可 使用乐活馆。因为排班的社团多，一个学期大概只要值个 3~5次，平日只需晚上去11点关门、还钥匙即可，若是轮到礼拜 天的班，早上8点去开门，晚上11点关门。我们是否要参加乐 活馆的排班？ Q. (柯均薇)：我们的使用率大否？ A：下学期有管乐营，使用率大。 赞成：18人，反对：0人 六、 问题与讨论 1. 吕佳盈：选举人方式是否有些不妥？为何同意大於反对即当选？ 罗 夫：又为何期初大会主席选举方式不同？ 吕佳盈：这样是否表示大家认为期初大会主席不重要？ 张铠麟：团长选举难度大，当选人需具有能力，且在团上有一定的支持度， 因此选举方式必须严谨，采取积极动员的方式，不同於人人可担任 的期初、末大会主席。若大会主席改采投赞成反对票的方式决定亦 可，但团长、总召的选举一定要采此方式，应延用以前流传下来较 慎重的表决方法。即使候选人是现任团长所钦点的人选，若团员觉 得不适任，可投反对票反对，有免除内定之嫌的优点。 洪郁翔：若两个候选人都很讨喜，那当选与否就是看谁先被提名？ 罗 夫：以现行方式看来，团长选举并非真有如此慎重，各候选人的政见几乎 临时想出来，看不出重视程度。 艾鹤轩：当选与否和先後被提名的这个问题存在於任何一个表决方式。 张铠麟：这方式是以积极动员为前提，若第一个被提名者不被支持，反对大於 赞成，那就不会当选，再进行第二被提名人的表决。若第一被提名人 得的赞成票大於反对票，表示已获得多数人的支持，这和采多数决的 意思类似，後被提名人未必会因为采多数决就赢过先被提名人。 我们在选举团长时确实不够严谨，但并不表示是制度的问题。 艾鹤轩：想要第三人当选，并不表示反对第一人。 吕佳盈：实际上大家并没有投反对票的习惯。 张铠麟：希望能积极动员，投反对票并非表示讨厌此候选人，只是表达欲投给 他人的意见。若你非常想支持此候选人，就要积极表达自己的意见。 冯崇宇/沈佳蓉：投票前主席应先清楚说明投票制度。 吕佳盈：以後投票前请主席花3~5分钟说明投票制度和意涵，让团员能清楚了解。 2. 张铠麟：小谱架是和金颂、雅颂共有，是否应做本租借名册 并贴上标签，否则很容易弄丢。 3. 柯均薇：本学期团游因冲到铜管大分部而改期，以致於参与率低， 以後要先确认好各行程。 七、 建议与声明 1. 罗夫：团上需有往前走的动力。 2. 张铠麟：以往的好制度需要干部良好的交接，轻松之余要谨慎。 3. 冯崇宇：投票前应清楚地说明投票制度。 4. 李天尧：开会时干部务必要出席。 5. 黄世婷：主席身负会议进行很重要的角色，并不是只有一开始宣布议程而已， 要清楚掌握议程进度、时间拿捏，并且对混乱的讨论过程适时下结论 甚至点出讨论范围是否偏离、引导方向，让大家掌握问题重点，才可以 在有限时间内顺利讨论问题。主席选举其实是新生是很好的学习机会。 6. 黄世婷：干部带新手做事，要把权力适度交给他们去学习解决问题的能力， 将来才能独当一面，而不是只是单纯交代新手任务而已。 7. 张铠麟：干部交接时尽量倾囊相授，多帮助新手。 8. 柯均薇：处理年度音乐会的流程可留下记录以供以後干部参考。 9. 洪郁翔：希望下学期能真正请老师来做音乐监赏的活动。 --

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