政大管樂團972第一次幹部會議 時間：2009/03/08 19:00 地點：憩賢樓一樓--樂活館二樓 主席：柯均薇 記錄：洪佳慧 與會人員： 　　　　　石柏鋒、呂佳盈、洪佳慧、洪郁翔、沈佳蓉、 　　　　　柯均薇、曾健彰、劉上瑋、張維真、羅夫、馮崇宇 共11人 會議內容： 　　一、總結各幹部事務 　　　　(一)團長：1.負責學期重要活動的統籌規劃 　　　　　　　　　2.對外代表管樂團、擔任校方和社團之間溝通橋樑 　　　　　　　　　3.負責幹部工作分配、協調各幹部之間職務上的衝突 　　　　　　　　#.制定詳盡請假規則與團員大會會議形式出席管制 ＊972行事曆 3/21社團評鑑(文宣與團長前一天晚上場佈) 4月初至4月中旬間排至兆如安養中心演出 6/4期末音樂會 6/13畢業典禮 　　　　(二)總務：1.編製期初預算表和期末決算表 　　　　　　　　　2.負責各幹部收支監控與管理 　　　　　　　　　3.每學期團費收取 4.臨時活動費用的收取和編列收支 ＊若團員要修理樂器，必須要先向團長報備，再由團長和 　　　　　　　　　監委討論後，再作決定。 　　　　　　　　＊3/12中午12點前各幹部寄學期預算表和內企給總務 (三)器場：1.管樂團樂器租借管理、修繕，並制定完善的樂器借用規則 2.表演時負責向事務組申請校內公務車 3.譜架的管理與清點 4.製作團上樂器清單 5.負責租借本學期活動場地，包含團練、音樂會、期初期末大會…等 6.負責團練場地佈置，包括空調椅子、開關門、電燈以及最後清理 7.表演前規劃場佈以及演出後之場復 8.負責所有樂器室以及社辦之管理 ＊要注意音樂會和兆如演出的公務車事宜，儘早借用公務車 ＊3/16作出團上的樂器清單，順便整理譜架。小譜架只能用於外出表演 ＊團上可用的練習室為112、113、117 ＊要注意707的清潔，督促團員要保持乾淨 ＊不需要或壞掉的東西可移至706擺放 ＊音樂會時記得訂2個便當給視聽服務團 　　　　(四)譜務：1.負責印製總譜與分部譜 2.每次團練負責3D、指揮譜架和團練用譜 3.表演時負責攜帶總譜、演出套譜、3D，並負責指揮譜架 4.負責編製藏譜清單、所有藏譜的整理與保管 (藏譜配器單、缺譜補齊、附上曲目介紹) 5.音樂會節目單製作(各曲目介紹) 6.製定嚴謹的藏譜借用規則 7.負責管理703譜務室 #.重新規劃藏譜排放並重上編碼 　　　　 ＊這學期的音樂會節目單製作改由譜務負責 (五)文宣：1.負責所有幹事會以及期末大會會議記錄的編製和存檔 並將會議記錄PO板讓團員閱讀 2.通訊錄製作 3.建立團員資料綮、保存並更新團員資料 4.製作音樂會宣傳DM及海報，並張貼宣傳；製作網宣並轉貼； 可能的話負責各教室黑板板宣，海報需於期末音樂會前一星 期製作完成，記得先蓋章 5.期末音樂會時負責場佈 6.負責整理與保存舊照片、團上書藉、社評 7.學期重要資料(如公文、會議記錄……) 　　　　 8.團服製作 #.網頁、網路空間、學期活動資料 　　　　(六)公關：1.負責所有贊助事宜，包括企業贊助、學校附近店家、教育部贊助 　　　　 2.寄發公關函、幹部名單至各高中大專院校管樂團 3.外企以及成果報告書的製作 4.音樂會送發邀請卡與宣傳DM及海報至各高中大專院校管樂團 5.創意提案的執行與學校各活動補助規劃 　　　　 註：由於全面寄發公關函的成效不大，故只寄予常有往來的學校 　　　　 ＊拉贊助的對象擴展至管樂團團友(->期初大會提出，討論後再決定) 　　　　 ＊音樂會發送邀請卡和ＤＭ給課外組、學校高級行政人員和全校 　　　　 ＊最晚3/12開始向學校附近的店家拉贊助(3/12-3/26) 　　　　 ＊拉贊助請記得攜帶社章、收據本和企劃書 　　　　(七)活動：1.負責所有活動的攝影，包括團練、音樂會、幹事會、期初大會等 　　　　 相關活動 　　　　 2.負責照片的加洗或網路電子相簿管理 　　　　 3.負責音樂會的錄影錄音，並整理保存 　　　　 4.負責慶功宴場地，活動內容設計 ＊錄影、錄音要放在團板上提供團員下載 　　　　 ＊慶功宴確切時間在禮拜三(3/11)團練後表決 　　　　 ＊希望幹部可以積極參與團上活動 　　　　 ＊送舊的確切時間於4/8前詢問大四團員可以的日期後決定 　　二、行政流程 　　　　(一)社團指導老師：鄭天澤 　　　　(二)藝術性社團指導人員：陳幼君 　　　　(三)經費申請及核銷：社團在辦任何活動時，需先行至課外活動組的網站下載 　　　　 “活動計劃表”，填妥後請鄭天則老師簽名。於活動開始的一個禮拜前， 　　　　 交至課外活動組的陳幼君老師。活動執行中確實地執行預算。活動結束後 　　　　 一週內，檢附各項收據、社章至課外組辦理預算核銷。 　　　　(四)社團置物櫃在樂活二樓，請器場負責整理 　　　　(五)各幹部於3/11後可進入樂活館 　　三、社團評鑑製作事宜 　　　　(一)文宣：3/14前將962與971的會議記錄、社員名單(電子檔)寄予社長 　　　　(二)活動：3/14前將962與971的所有活動照(期初、期末音樂會、暑訓、寒訓、 　　　　 亞太、嘉管、管樂營)寄予社長 　　　　(三)器場：3/16前將樂器清單整理出來寄予社長 　　　　(四)總務：3/16前將收支明細表寄予社長 　　　　(五)譜務：整理藏譜清單 　　四、創意競賽 　　　　◎管樂團是否參加創意競賽？ 　　　　 幹部討論結果：否決 　　　　 原因：只有約三個禮拜的準備時間不是很充足。 　　五、化妝品試用會 　　　　◎可能辦在3/26或3/25晚上的化妝品試用會，希望政大管樂團可召集團員參加 　　　　 ->3/11團練時先由各聲部首席確定可出席人數，再告知團長 --

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