我po一下上課的講義： ---- 活動企劃 活動要素-7W2H →人：瞭解對象( 人數？年齡？體力？性別？教育程度？活動經驗？ ) 工作人員( 分工組別、執掌清楚---指導老師、顧問、總召、副召、活動組、器材 組、總務組、公關組、場務組、聯絡組、生活組、交通組……) →事：瞭解活動( 活動名稱？目的？性質？方式？內容？效果？ ) →時：籌畫時間(隨時掌握工作進度)、行前訓練、報名時間、活動時間、預定行程？早 中晚？ →地：報名地點？活動地點？(室內外、場地規劃) →物：燈光？音響？器材？道具？(器材清單、來源、用途、估價) →錢：經費( 贊助單位、總經費(平衡)---收入、支出、補助、自籌……) 活動企畫(設計)概念 α.活動前-目標與需求確立、價值分析、活動規劃、成效評估、團隊組成、資 源盤點 成功要素分析(時間、人力、財力、物力) β.活動中-依據活動設計完整呈現、流程掌握、角色扮演 γ.活動後-檢討與缺失的建議改進、資料的建襠工作、檢討學習(嬴的關鍵、輸的原因、 可學習事項) 活動企劃書內容 α.要點→做法具體、明確可行、… β.內容 →籌備流程 →活動流程 →人力支援表 →器材支援表 →預算表 →備案 →檢討與建議 活動的創新-打破慣例 α別作習慣的主人 β變形/重組、元素抽換、逆向思考、角色扮演(同理心) γ捕捉想法、勤作筆記、分析內容 δ多看、多聽、多學習 活動計畫書之撰寫 ＊ 活動計劃書的目的 1. 活動的書面資料呈現(活動→構思→書面) 2. 活動的核備(完成場地借用、告知相關單位、幫助中途加入者了解) ＊ 活動計劃書致送的單位 1. 學校(請求場地協助、活動補助) 2. 政府單位(請求活動補助) 3. 社會公益團體(切合目的和宗旨) 4. 商業機構(廣告需求、活動贊助) ＊ 活動計劃書的基本架構 1. Why為什麼要舉辦【緣起(有歷史意義的活動)、依據、主旨(理念、方向)、目 的(實際具體可行)、目標、前言(社團紀錄)】 2. Title名稱【活動名稱(有吸引力、口碑)】 3. What內容【活動方式、活動內容、活動流程】 4. Organization單位【指導單位、主辦單位、輔導單位(學務處課外活動組)、協 辦單位、承辦單位(上級交付下級作統籌規劃)、贊助單位、聯絡人……】 5. Staffing工作人員【分工組別、執掌清楚---指導老師、顧問、領隊、副領隊、 總幹事、執秘、生活組、活動組、器材組、交通組、總務組、公關組、值星組 、場佈組、聯絡人(聯絡方式：電話、傳真、電子信箱)……】 6. Whom對象【參加人員……】 7. Time時間【籌畫時間(工作進度---隨時掌握狀況)、行前訓練、報名時間、活動 時間……】 8. Place地點【報名地點、活動地點---】 9. Materials器材【器材清單、來源、用途、估價---用附件可幫助採購整理】 10. Budgeting經費預算【總經費(平衡)---收入、支出、補助、自籌……】 11. Promotion宣傳【創意小宣、宣傳單、新聞稿……】 12. Risk Management危機處理【急救、緊急應變計畫……】 13. Evaluation評估計畫【回饋表、自評表、召開檢討會……】 14. Accountability (Benefit)預期效益 15. Appendix【公文、活動流程表、工作人員分組表、倒數計時表、經費預算表、 器材清單、活動教案、報名表、行前通知、工作人員通訊錄、緊急備案……】 ＊ 活動計劃書的撰寫要點：陳述簡潔有力(條列式)、明確、表格化、版面設計( 賞心悅目)、豐富活動內容(建立口碑)…… 社團活動工作重點 重點分為1.總召 2.活動文件 3.開會 4.實作 5.其他 1. 總召 所謂的總召，就是整個活動的主要統籌者，可說是工作團隊的核心。 主要工作： (一) 擬定活動目標 (二) 召集工作人員，架構工作模式 (三) 監督工作進度，驗收成果 (四) 內部協調，解決衝突 (五) 與各方交涉 2. 活動相關文件 (一) 活動企劃書 a. 總召召集工作人員時所給予的總企劃書 b. 各項工作企劃書 c. 外部企劃書 (二) 活動計畫表 3. 開會 (一) 籌會 (二) 小組組內會議 (三) 檢討會 4.實作 (一)活動的主持與場控 (二)活動氣氛掌握 (三)主持者的臨場反應 (四)是否達到預期校果 5.其他注意事項 (一)宣傳聯絡工作(創意小宣、B宣、DM、海報、新聞稿……) (二)危機處理(急救、緊急應變、備案) (三)評估計畫(回饋量表、自評表、召開檢討會….. (四)其他文件(公文、活動流程表、工作人員分配表、經費預算表、器材清單、報名表、 行前通知、工作人員通訊錄、備案、活動問卷……) 開會重點 流程： ● 事前：資料蒐集（議題、內容）、通告發放、會議規劃（人事時地物）。 ● 會議：導入、展開、彙總、結論。 ● 事後：決議案執行成果之評估、回饋（Feedback）、修正。 會議技巧： ● 會議必要性：能否不開？會議合併？次數減少？時間縮短？人員減少？ ● 主席：角色為會議之『促成人』，其立場中立，任務為： 1.訂定時間、事前充分準備（避開大家固定時間，週幾？時間？） 2.提高參與力 3.集結力量，降低無謂對抗 4.時間控制，偏題調整 5.促成結論產生 ● 與會者：其主要任務為： 1.事前充分準備 2.思索問題，提出議案 3.尊重決議，包容異議 ● 會議記錄：單位、名稱、日期、時間、地點、出缺席人員、討論事項、紀錄者、 結束時間。 ● 問題發生：會議進行過程中，或多或少會發生以下狀況，此時身為主席的你， 便應該即時採取應對。 1.打瞌睡、精神不濟 2.半途離席人數增多 3.發言不繼，出現冷場 4.場面僵持不下 5.私語影響發言者 6.會眾開小會 7.會眾發言離題 8.主席自己離題 會議資料SOP： 1、會前，主席決定會議大綱及開會時間地點，會前2~3天公告(或mail給大家) 2、當天，大家準時到(簽到表之必要?)，並決定負責該次會議紀錄的人(固定或變動?) 3、運用會議技巧，增加會議效率，並確定會議紀錄有無確實 4、會議資料之公告 結論 原理重於程序！ 經驗更重於原理！！！！ --

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