創意會議如何聚焦執行？跨國會議又如何爭取效率？ 他們遵循什麼原則，讓會議開得順暢又有效？ 文／陳雅慧、陳一姍 天下雜誌286期 2003/11/1 運籌廣告 先問一個好問題 天馬行空的廣告創意，並不是由一群無所事事的才子信手拈來， 背後其實靠著一套精密的流程在掌控。 9:00 會議開始前 早上九點半，運籌廣告的辦公室空空盪盪，似乎還在沉睡，但會議室燈火通明， 已有兩位同事忙著準備開會。廣告公司的會議室裡，桌上擺著煙灰缸， 靠牆四層的櫥櫃裡，各式各樣廣告創意獎座側身在裡面。 早到的同事一邊喝咖啡、一邊輕鬆吃餅乾。這是一場為某家航空公司腦力激盪創 意的會議，專案負責人在會議開始之前，就忙著先把電腦打開，讓簡報系統順利 運作，投影機打出產品定位的金三角。落地窗上擺滿競爭者各式各樣平面廣告稿。 桌上也排好了這家公司過去做過的廣告，這些都是他們加班準備的成果。 9:50 會議開始 副董事長葉明桂一進辦公室脫下西裝外套，抽完一支煙，九點五十開會， 先由「苦主」（problem　owner）報告背景。這段背景說明首先界定了產品 的定位和限制，將創意先侷限在一個固定的範疇。 會議主持人則是由客觀的第三者擔任，今天是葉明桂。 專案負責人根據準備的簡報一張一張地說明，被邀請參與的別組同事 ，也可以一一提問。 瘦瘦的葉明桂像一個冷面笑將，在過程中冷不防面無表情的講一兩句笑話， 年輕同事一些脫韁的點子就順勢脫口而出。在笑聲中，葉明桂仍理智地要 紀錄同事一一寫下。 運籌廣告公司其實對於創意如何形成，都已有成熟的經驗和操作公式。 譬如，一個好的會議主持人遵循一定的原則，可以掌握創意會議的靈魂。 因此，不是每一個人都可以擔任會議主持人。只有上過集團的訓練課程 的資深主管，才有資格主持大型的動腦會議，運籌目前只有三個人有資格。 這三人必須具備五大條件，包括：保持中立、讓每個人有發言機會、主動掌握議 程、鼓勵不同意見，並歸納重點結論。 10:30 腦力激盪 背景說明後，接著就是動腦時間。創意必須是有效率的，不是枯坐最後就會 水到渠成，四十分鐘是腦力激盪的上限。運籌的會議裡有一整片的窗戶、一 整面牆的白板和一片空牆可以張貼白報紙。到處都可以記錄天馬行空的點子 ，根據紀錄下的素材，看看競爭者的廣告，愈來愈多點子浮出，窗玻璃也記錄 著「愛之船」、「love in the air」等片段靈感。 11:00 中場休息 四十分鐘到，接著就是中場休息十分鐘。這段時間內由「苦主」根據產品的 資源限制，以及效果選擇幾個最好的創意，同時也把次好的挑出來。這些次 好的普遍就是有一些「但是」的因素，譬如，「點子很好，但是錢不夠」或 「但是來不及做」等。 11:10 中場休息結束 這時再回到會議室的目的就很明確了，就是要大家一起想辦法，把次好創意裡 頭的「但是」去除。這時可能就會有更好、更實際的想法出來了。 11:30 會議結束 在離開前，葉明桂說，「未來還有更新的做法，其實腦力會議只要五分鐘就 好了！久了也沒用，創意就在最初那五分鐘。其實，更重要的是問一個好 問題，勝過想好的答案。」 寶僑家品 議後速決，決後速行 十月十八日台北時間十八點三十分，美國東岸時間早晨六點半，寶僑家品 一場橫跨二十五個國家公關部，有關企業網站設計的電話會議剛剛開始。 「首先請在電話旁邊的人，明天寄一封電子郵件給我，讓我知道你確實 參與了這個會議；另外，請提出計畫，何時才要重新設計你的網站，」 主持人皮勒在辛辛那提那端，開宗明義地說。台北端，寶僑家品公共事務部 協理胡馨如，立刻記下。 清楚的結論、議程，加上資訊系統的輔助，這個擁有三百多個品牌，橫跨七十 多個國家的一百六十多歲巨人，儘管組織複雜，卻井然有序。 身兼台灣公共事務部、品客洋芋片中華區品牌公共事務主管，及兩項討論重大 事項的任務編組：大中華區、台灣領導小組成員，胡馨如有四種頭銜，平均一天 要開兩到三場會議：「我們內部常常說Alliance（讓我們達成共識！），開會把事 情講清楚，我覺得這是很有效率的方式。」 有彈性，能夠配合專案做調整的資訊系統，是幫助身兼數職的組織人，快速轉換 身分的利器。在寶僑只要專案有需求，就可以向資訊部門申請一個網路空間，專案 主持人可以分門別類把相關文件歸檔。譬如，胡馨如要找台灣領導小組的資料， 她只要進入專區，相關文件都在裡面。「小組要是跨國這樣溝通最方便，」 她說。 反映在會議的紀錄與追蹤上。多數專案區，都會開闢「會議」這個檔。點開一份會議 紀錄，決議內容、執行人、執行日都清清楚楚。點開一份開會通知，第一個議案就是 明明白白，追認上次會議紀錄與進度。 「我們這裡很難議而不決，決而不行，」胡馨如說。 事前議程規劃與事後紀錄都要求清楚明白，已經內化成寶僑人的習慣。譬如： 有時候開會討論有點岔題，不用主席提醒，做紀錄的人就會很負責地問：所以 決議是什麼？我要這樣記錄了喔！把討論給拉回主軸。因為寶僑的慣例是，開完會 ，會議記錄就立刻完成，可以立刻傳給與會者和歸檔。「今天的事不要等明天解決 ，因為明天不會比較有空，」她一邊說，一隻耳朵還在聽電話會議。 而她的心理已經在盤算網站改版計劃，因為一旦明天的電子郵件回覆出去，會議紀 錄就得變成行動方案。 -- To be or not to be , it's a mystery --

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