创意会议如何聚焦执行？跨国会议又如何争取效率？ 他们遵循什麽原则，让会议开得顺畅又有效？ 文／陈雅慧、陈一姗 天下杂志286期 2003/11/1 运筹广告 先问一个好问题 天马行空的广告创意，并不是由一群无所事事的才子信手拈来， 背後其实靠着一套精密的流程在掌控。 9:00 会议开始前 早上九点半，运筹广告的办公室空空荡荡，似乎还在沉睡，但会议室灯火通明， 已有两位同事忙着准备开会。广告公司的会议室里，桌上摆着烟灰缸， 靠墙四层的橱柜里，各式各样广告创意奖座侧身在里面。 早到的同事一边喝咖啡、一边轻松吃饼乾。这是一场为某家航空公司脑力激荡创 意的会议，专案负责人在会议开始之前，就忙着先把电脑打开，让简报系统顺利 运作，投影机打出产品定位的金三角。落地窗上摆满竞争者各式各样平面广告稿。 桌上也排好了这家公司过去做过的广告，这些都是他们加班准备的成果。 9:50 会议开始 副董事长叶明桂一进办公室脱下西装外套，抽完一支烟，九点五十开会， 先由「苦主」（problem　owner）报告背景。这段背景说明首先界定了产品 的定位和限制，将创意先局限在一个固定的范畴。 会议主持人则是由客观的第三者担任，今天是叶明桂。 专案负责人根据准备的简报一张一张地说明，被邀请参与的别组同事 ，也可以一一提问。 瘦瘦的叶明桂像一个冷面笑将，在过程中冷不防面无表情的讲一两句笑话， 年轻同事一些脱缰的点子就顺势脱口而出。在笑声中，叶明桂仍理智地要 纪录同事一一写下。 运筹广告公司其实对於创意如何形成，都已有成熟的经验和操作公式。 譬如，一个好的会议主持人遵循一定的原则，可以掌握创意会议的灵魂。 因此，不是每一个人都可以担任会议主持人。只有上过集团的训练课程 的资深主管，才有资格主持大型的动脑会议，运筹目前只有三个人有资格。 这三人必须具备五大条件，包括：保持中立、让每个人有发言机会、主动掌握议 程、鼓励不同意见，并归纳重点结论。 10:30 脑力激荡 背景说明後，接着就是动脑时间。创意必须是有效率的，不是枯坐最後就会 水到渠成，四十分钟是脑力激荡的上限。运筹的会议里有一整片的窗户、一 整面墙的白板和一片空墙可以张贴白报纸。到处都可以记录天马行空的点子 ，根据纪录下的素材，看看竞争者的广告，愈来愈多点子浮出，窗玻璃也记录 着「爱之船」、「love in the air」等片段灵感。 11:00 中场休息 四十分钟到，接着就是中场休息十分钟。这段时间内由「苦主」根据产品的 资源限制，以及效果选择几个最好的创意，同时也把次好的挑出来。这些次 好的普遍就是有一些「但是」的因素，譬如，「点子很好，但是钱不够」或 「但是来不及做」等。 11:10 中场休息结束 这时再回到会议室的目的就很明确了，就是要大家一起想办法，把次好创意里 头的「但是」去除。这时可能就会有更好、更实际的想法出来了。 11:30 会议结束 在离开前，叶明桂说，「未来还有更新的做法，其实脑力会议只要五分钟就 好了！久了也没用，创意就在最初那五分钟。其实，更重要的是问一个好 问题，胜过想好的答案。」 宝侨家品 议後速决，决後速行 十月十八日台北时间十八点三十分，美国东岸时间早晨六点半，宝侨家品 一场横跨二十五个国家公关部，有关企业网站设计的电话会议刚刚开始。 「首先请在电话旁边的人，明天寄一封电子邮件给我，让我知道你确实 参与了这个会议；另外，请提出计画，何时才要重新设计你的网站，」 主持人皮勒在辛辛那提那端，开宗明义地说。台北端，宝侨家品公共事务部 协理胡馨如，立刻记下。 清楚的结论、议程，加上资讯系统的辅助，这个拥有三百多个品牌，横跨七十 多个国家的一百六十多岁巨人，尽管组织复杂，却井然有序。 身兼台湾公共事务部、品客洋芋片中华区品牌公共事务主管，及两项讨论重大 事项的任务编组：大中华区、台湾领导小组成员，胡馨如有四种头衔，平均一天 要开两到三场会议：「我们内部常常说Alliance（让我们达成共识！），开会把事 情讲清楚，我觉得这是很有效率的方式。」 有弹性，能够配合专案做调整的资讯系统，是帮助身兼数职的组织人，快速转换 身分的利器。在宝侨只要专案有需求，就可以向资讯部门申请一个网路空间，专案 主持人可以分门别类把相关文件归档。譬如，胡馨如要找台湾领导小组的资料， 她只要进入专区，相关文件都在里面。「小组要是跨国这样沟通最方便，」 她说。 反映在会议的纪录与追踪上。多数专案区，都会开辟「会议」这个档。点开一份会议 纪录，决议内容、执行人、执行日都清清楚楚。点开一份开会通知，第一个议案就是 明明白白，追认上次会议纪录与进度。 「我们这里很难议而不决，决而不行，」胡馨如说。 事前议程规划与事後纪录都要求清楚明白，已经内化成宝侨人的习惯。譬如： 有时候开会讨论有点岔题，不用主席提醒，做纪录的人就会很负责地问：所以 决议是什麽？我要这样记录了喔！把讨论给拉回主轴。因为宝侨的惯例是，开完会 ，会议记录就立刻完成，可以立刻传给与会者和归档。「今天的事不要等明天解决 ，因为明天不会比较有空，」她一边说，一只耳朵还在听电话会议。 而她的心理已经在盘算网站改版计划，因为一旦明天的电子邮件回覆出去，会议纪 录就得变成行动方案。 -- To be or not to be , it's a mystery --

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