活動名稱：國立政治大學九十九學年度主管聯合交接典禮 會議記錄：姜林嘉豪 出席人員：嘉豪、佳琪、思惟、淨菡、雅綾、珮瑜、子寧、晨容、霈栩 ※活動檢討單：http://nccu.edu.tw/98501032/review_&_discussion.doc 【事前籌備】 一、綵排 1. 7/30（五）當天，人事室人員沒有依約定時間出現。 　 →參見「事前籌備」一、3。 2. 部分支援人力無法到場綵排。因為交接典禮的走位複雜，絕對需要事前排練；所以希 望全部的支援人力都可以先到場綵排過，以確保活動當天流程進行的順暢。 3. 在與活動負責人接觸後，應該留下學校分機以外的聯絡方式。往後若遇到像是一、1的 問題，就可以馬上聯絡到負責人，知道即時的情況。 二、 徵人：當初在徵求支援人力時，有差點不足的情況。希望往後大家可以更加地熱情、 踴躍的報名參加活動。 三、 事前準備 1.「座位表」應該在事前先熟悉，大致知道各單位主管的位置（例：文學院第一排、外語 學院二～三排…）；如此一來在引導帶位時，會輕鬆容易許多。 2. 有經驗的學長、姐可以在事前先自行團內做訓練。 →詳情見「建議與改進」第4點 【當天流程】 1. 自電梯口引導帶位至會場：因為與會教授們有時會是結伴上樓，不免相互交談甚歡，也 許會忽略引水人的引導。 　 →當在指引時，希望可以放大音量，讓教授們注意到。 2. 會場內帶位：這次因為沒有要求熟記座位表，所以當教授們在進場時，現場狀況混亂。 另外，在沒有被告知的情況下，有人事室的人員出現提供協助，會造成職責上的重疊， 反而讓場面更加混亂。 　 →參見「事前籌備」三、1。 →參見「當天流程」6。 3. 致送獎牌：這次對於卸任主管獎牌的致送，是採取多人上台同時頒發；然而，當教授們 從會場四方移至講台前方時，不一定會依照司儀宣布時的順序站好，則事先安排好的獎 牌順序也就會出問題。校長必須要努力尋找獎牌上的名字，再一一頒發給教授。 　 →可以安排人力來指引教授們站在正確的位置、順序上。 4. 攝影師影響活動進行：當在致送聘書時，引水人反應攝影師會跟她們相撞，造成不便。 5. 負責人：希望人事室一方的負責人（也就是下達指令者）只有一人。因為這次有發生人 事室的莫名人物出現，指示引水人去幫司儀傳遞麥克風；但因為這不在實際綵排的範疇 之內，所以引水人會不知所措。而說不定遞麥克風是司儀自己安排自己的工作內容之一 　 →找一位人事室裡專門負責與引水人接洽、指導的人，每當有什麼行程上或是工作等 的改變時，雙方的溝通會比較完善；畢竟雙方的資訊比較對稱。 6. 人事室訊息交代：這次活動進行的過程中，像是進場時人事室另派人員、或是攝影人員 的存在，都是我們事先沒有被告知的，所以情況會跟之前排練時有所不同。 　 →在事前準備時，可以先與人事室了解活動當天的人員配置以及職責的分配。如果事 先知道有另加（非引水人）的人力，說不定能夠先做安排，在活動當天合作。 【建議與改進】 1. 試著記住學校「六長」的名字與臉孔。也許可以透過新知分享、社課、暑/寒訓…時， 讓大家有機會熟悉這樣的資訊。 2. 有阿姨反應說有些女生的裙子太短。 3. 在接待這類典禮時，可以事先花點工夫記憶各單位主管的姓名以及長相。 4. 引水人會有像人事交接典禮這種「例行性」的活動。也許我們可以安排一堂課，請有 經驗的學長、姐來訓練學弟妹，讓他們了解整個活動進行的方式，提醒有什麼該注意的事 項、細節等等。（或許可以取代「美姿美儀課」） 【總結】 這次主要的問題似乎都是出在事前準備熟悉度的不足，很多流程對我們來說是陌生、不確 定的。所以不僅是要加強我們團內自己的訓練外，在與人事室方面的溝通也是非常重要的 。這次的活動也可以說是很順利的完結了，感謝大家的配合與努力，大家都表現得很得體 呢！btw，引水人們穿起正式團服就是不一樣，很有專業的架式，讚！ 以上. 感謝大家的配合！：Ｄ 嘉豪下台一鞠躬＜（＿ ＿）＞ --

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