97年度第二學期財政系期末監委會 時間: 6:30PM 地點: 大勇105教室 主席: 李庚鴻 系代 出席: 應到8人，實到9人 一、18:46主席宣布會議開始 二、主席宣布會議議程 三、主席報告 謝謝大家今天的出席，待會只有監委可以發言，記得口呼主席。 四、系學會工作報告 1.系代秘書處 要做的有每次監委會和期初期末大會的公告與紀錄，並通知各監委來開期末監委會。 2.系總幹 準備期末期初餐點，和監督各活動的進行，各活動也順利結束了! 3.活動股 已完成財政週、情歌大賽、送舊。目前股員23~25人 Q：可不可以講一下每個活動的狀況? A：我們兩個主要在用送舊酒會，所以財政週就主要交給學弟妹。傳承時會提醒學弟妹排班表的部份，因為上一界跟我們這一屆沒有很強制說誰一定要來，會要學弟妹要求這個部份，這樣才不會發生臨時沒人或誰沒來之類的事情。財政週收入沒有很多，但是這個活動的目的我們已經達到，就是讓大家在這個時候齊聚ㄧ堂。情歌大賽也沒有什麼問題，當天有開檢討會。四維堂部分雖然說時間有delay一點點，但沒有管理員生氣的事情發生。送舊酒會也順利落幕，很辛苦送舊委員 跟學長姐了。送舊開始之前的場佈，學弟妹到的情況都良好，不會說很少人。 Q：今年情歌大賽地點在四維堂，和藝中比較會建議下屆學弟妹在哪裡? A：我會建議四維堂。但是要她們能夠把那個場地運用到極致。比如說一定要隔開，如果沒有格開效果會差很多。場地會比較大，場佈會比在視聽館所需要的東西多。所以我還是會建議在四維堂，但前提是要知道這個地方場地需要花的時間比較多。 Q：場佈是什麼材質? 收在哪裡? A：垃圾袋。我們有留下來，想說丟掉也浪費，目前收在系活裡。 4.宣傳股 這學期已宣傳期初大會、情歌大賽、送舊、期末大會。期末大會剩明天大二的班級，這學期的工作就結束了。 5.公關股 已開四次常會。工作大致上已結束，只剩偉文補習班，下禮拜一要開講座，這筆錢還沒下來。所以現在總計一萬一，期末發感謝卡片工作也已交代學弟妹，預計下禮拜會發完。 Q：一萬一是什麼? A：一萬一是會前收入加上之後拉的，總共的贊助收入。 Q：那偉文的部份? A：她們是算人數。一個人一百，因為是下禮拜一辦所以不知道會有多少人，所以可能到時候再改，列在下學期之類的。 Q：期末感謝卡片呢? 已經發了嗎? A：已經交代學弟妹去買也寫好了，只差他們去發送給店家了。明天會給他們名單，下禮拜一二就會讓他們去發完。 6.文書股 期初發行事曆、財政人校正表，聘書會在下禮拜期末大會發 Q：財政人校正表會不會太晚發了一點? A：我們從四月初就開始發，但之後有一堆盃賽，而且寄信回覆率太低，所以才會一直拖到學期末。就因為沒有去上課沒填到校正表的人我們會寄信去確認，但有些人還是沒有回，才會拖到現在。 7.啦啦隊 5/20大部分工作已結束，已把該歸還的東西放回去。現在剩要把學校抱怨說不能這樣處理的大型道具處理掉，還有向學弟妹交接 Q：可以詳細解釋各道具的處理方式嗎? A：拆除的部分：大型道具-布幕、四個箱子、和一台大的箱子、兩棵樹。布幕的話已經有剪了，所以想說不要再保留。旗竿已拆下，所以其他部分都可以處理掉。 還回去的東西就是比較零星，那部份的道具算是租用的，大部分以衣服為主 Q：這次最後拿第四名，我們有耳聞你們對教練的想法，那請問你們在教練這部份會跟學弟妹怎麼傳承? A：我直接陳述整件事。這次作法是整個包裝過來，只是在細部小編排有不一樣， 人數隊形有不一樣，但大部分是一樣的。因為這個關係，我們被很多人講話。其實這也是一開始我不是很認同的，但是當初決定這樣做是因為兩件事，一是預算太少，二是沒有充足時間去跟教練討論我們的編排，教練那方面也是同時接了好幾個。建議下一屆，我有兩個想法，不限教練要找哪一個，但也建議他們可以再找小靜，只是要跟小靜討論，要早一點跟小靜討論好。這部分我們希望上學期學期末就把啦啦的預算弄出來，然後可以提早兩個月跟小靜合作，可以早點開始弄道具之類的。我想這是一個比較好的模式。 Q：教練出席情況? 和當初洽談的有大的出入嗎? A：18次，是差不多的，她雖然有沒來的部份但我們有加回去。 Q：還是認為小靜是合適的嗎? A：恩。我覺得她是比較在後期衝很快，所以如果可以早一點開始，我們可以比較早了解狀況。其實我們這次前期也沒有浪費掉，前期在打基礎，跟練最難練的技巧。 Q：內部要討論清楚和下屆學弟妹講。現在創意啦啦和我們以前不一樣，我們以前沒有那麼多道具，現在則是拼排擋拼很大。關於道具的後續處理，大型道具都會拆掉，而租用的部份也會退回去；其實我們花了還蠻多錢在這個道具的租用上，因為以前的費用沒有那麼多，丟棄不會那麼心痛，但是現在你們的金額比較大，所以希望還是要想一下。 A：因為校方沒有一個適當的空間讓我們放置，如果有辦法轉賣掉，也一定是小靜手下有教的一些學校，可是這至少也得拖個半年才可能有買主，因此要拖到學校不罵我們很難，所以我們才會想要趕快處理掉，學校才不會抗議。 Q：銘傳做了以後還能賣給我們，但我們買了以後就賣不出去了，從上一屆開始都是採取這樣的模式，個人覺得我們這樣很虧，所以關於這點希望還是可以討論一下跟下屆講，因為這個支出很高。 A：好 8.美工股 完成生日網宣，財政週、情歌大賽等的海報支援，還有送舊卡片 9.學藝股 完成的有兩次選組說明會和第一次系訊的發放。第二次系訊會在明天全部發放完畢，另外系刊到這禮拜截稿，下禮拜會全部拿去印。 Q：為什麼財管組跟公經組的部分都沒有請工作經驗的學長姐? A：當初聯絡學長姐有很多是聯絡不太到的，聯絡到很多都是在唸研究所或是要出國的，之後傳承會注意找比較多元的。 10.體育股 大財大政報名、運動會協助報名，目前都已順利結束 11.數資股 影片部分有情歌大賽跟啦啦；照片有大財、大政的各系隊照片和選組說明會、送舊，全部大概有100張，會平均分佈在各活動 Q：謝師宴的影片是去找老師錄的嗎? 麻煩說明一下的狀況? A：我們先寄信給每個老師，後來發現回收率不高，所以是直接上課去找老師或是去辦公室找，但很多老師都不願意拍，這次拍到大概是比較願意拍的。下學期會建議學弟妹在早一點跟老師講，因為有些老師本來學長姐說有可能拍的，後來都沒有拍。 Q：每個老師都有問過? A：有，我們能找到能聯絡到的都有去問過。 12.金控股 這學期工作是期初預算表跟期末決算表 Q：系費繳交有進展嗎? A：這學期都沒有多，我們應該是會做最後一次的聯絡，大一的部份會直接去找他們，還有大二轉系轉學生。大三大四就是會通知，沒繳就也沒辦法了 13.系學會開放質詢 體育股 Q：想要問一下兩次盃賽遇到的問題跟你們的想法 A：關於住宿的部份，因為訂民宿或飯店我們沒什麼經驗，以後可能可以去詢問有辦過宿營之類的有經驗的人 Q：你們在找飯店的時候有鎖定哪些目標嗎? 飯店的類型? A：一開始大概是找民宿，因為飯店比較貴。有一個麻煩是我們想要多住人，這樣每個人可以分擔比較少，但是洗澡就會不方便會等很久。所以我們在想說，下次要找小間一點的住比較少人。宜蘭因為那間他本來是四人房，但是他房間很大，所以他就讓我們多住很多人，但洗澡就變得很不方便。本來預算想要大概是400，但還是殺不到那個價錢，可能太晚訂了，應該一個月前就要開始訂了 五、提案討論- 97學年度第二學期財政系期末決算表 1.新增部分 (1)活動股超支 Q：是什麼東西超出預算? A：財政周原本沒有預計賣那麼多，所以原本的預計支出才沒有那麼多。 Q：送舊酒會的氣球原本就有列預算嗎? A：有 贊成7票 反對0票，此項超支通過 (2)啦啦隊 道具製作超支 Q：黑膠帶為什麼分大跟中的黑膠帶? 圖釘價錢不一樣的問題? A：黑膠帶粗細不太一樣。黑膠帶大的那個我們是用來弄服裝的，細的是用來貼場地模擬的，用在室外，其實也有用在鞋子部分。圖釘部分是我們的疏忽，一開始我們在學校附近買是16塊的，但後來去其他地方統一買才發現有比較便宜。 Q：關於化妝品的部分還有剩多少東西? 因為每一屆都覺得用上一屆剩下的很噁心，所以都會丟掉再買新的，這樣可能有些浪費 A：粉條、蜜粉餅那些還可以再用，髮膠也可以，不過口紅我不確定，因為已經延用好幾年了。另外剩下的還有眼影粉、腮紅、睫毛膏….等，所以明年的支出應該會比較少，我有把工具跟化妝的東西分開。 贊成7票 反對0票，此項超支通過 服裝費超支 Q：銘傳沒有提供我們服裝? 租靴子有這麼貴? A：對，銘傳沒有提供，所以是另外再租的。這個部分我們有問了好幾家，靴子他們是沒有在單獨出租的，都得配合其他服裝一起，單獨租只能租靴套而已，因此我們租靴子的單價相對的提高了很多。靴子這個部份是以男生的size為主，因此我們租的時候有很多不合的狀況，老闆那邊的數量非常有限，所以他幾乎是所有的size都給我們，但是還是有不合的狀況，所以後來才會採用黑膠帶的方式。 Q：租用的時候租了38雙，可是實際上穿到的人沒有這麼多，那這個錢是不是有點浪費? A：我們是在比賽前大概一個禮拜前去租的，那個老闆直接丟給我們38雙讓我們自己套，他說如果最小號都不行的話，就是我們自己要想辦法。只是我們當初碰到這個問題的時候已經是比賽前三天了，而且訂金也已經都付下去了。 Q：所以有穿到靴子的有多少人? A：總共20個人穿，正式比賽隊員38個，後來再加上道具組，有些也需要穿靴子才能融入，至於其他人就是用黑膠帶做處理。 Q：是不是有女生反應過靴子的問題? 所以你們拿到鞋子的時候已經付錢了嗎? A：那個時候size都已經量好了給他，他給我他有的size叫我們帶回去試，看最小號如果不行就沒辦法。第一波試完女生就已經反映了，銘傳原本是要借我們靴子，但是因為他們自己也收不齊，所以一直拖到比賽前三天，我們才跟教練討論用黑膠帶可不可以。後來再跟青龍聯絡，他說不給退了，所以這是我們很大的一個疏忽。我們事先整批租回來試穿，租的時候就已經是付全額了。他說中間有問題就再打電話過去。 Q：為什麼會這樣? A：他有一個預定期，那個時候還沒有拿到貨，他先叫我把size給他，那個時候就先付了一半保留金。付完一半以後他說拿貨的時候在付全額，所以比賽前五天我才付全額才拿到鞋子。　 Q：為什麼會不合? A：他沒有給我們穿過，所以我們也不能完全確定合不合。 Q：所以我們是被陰了嗎? A：嗯有被陰到的感覺 贊成8票　反對0票，此項超支通過 化妝費用 贊成7票 反對0票，此項提案通過 轉帳手續費新增 Q：是轉什麼帳? A：一個是教練費的四萬，一個是跟銘傳購買道具跟租用的費用，他們有一個戶頭讓我們傳過去這樣。 贊成7票 反對0票，此項提案通過 (3)美工股 贊成6票 反對0票，此項提案通過 (4)體育股 贊成8票 反對0票，此項提案通過 (5)金控股 贊成8票 反對0票，此項提案通過 2.實際收入新增 (1)送舊酒會 Q：送舊餐費餘額是指跟系上收的錢有剩下嗎? A：因為一個人退76元後，剩下138元沒辦法除盡，所以就歸到系學會。 3.實際支出 (1)宣傳股 Q：宣傳股的部分為什麼期末大會沒有用紙宣傳? A：以前都是發紙的DM，這次想說改寄e-mail給大家，這樣比較省紙。 (2)數資股 Q：原本240元的DV帶支出? A：這學期後來有新買用硬碟的DV了，所以就不用用到DV帶。 4.整張決算表 贊成6票 反對0票，此決算表通過 六、臨時動議 七、建議與聲明 我覺得你們這屆蠻多東西都跟以前不一樣，你們蠻有創意的，我知道你們有做園遊會，我覺得很不錯，很年輕很熱血。有創意是好的，關於你們的預算表跟決算表列的東西，整體而言有比上一屆好，但還是有一些東西不該列的，還是要再注意，提供這些讓你們改進。希望你們在傳承的時候，要跟學弟妹講一下。總而言之，你們可以給你們自己一個鼓勵。 八、20:08主席宣佈散會 By 系代秘書處 --

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