時間 91年9月24日PM6:30 地點 資訊1105 主席 劉宇晴 出席 秘書處 監委 幹事會 記錄 秘書處 內容 1. 工作報告部分省略 關於監委的質詢如下 秘書處 Q 系友座談預計鎖定哪幾位？10個會不會太多？ A 依照往年經驗去年是來10位 所以目前先鎖定30位比較傑出的系友，先跟他們聯絡 然後再請他們聯絡相關的同學 至於成員的話，我們會分三個部分 包括研究生 就職（公家機關 私人企業） 總幹 Q 請問今年你們的幹事會平均想召開幾次？ A 基本上隨機召開 但平均兩星期召開2～3次 Q 網站的方向？ A 網站是由攝影股游秋華同學成立 目前管理也是由遊秋華同學管理 一代代傳承下去 建議：最好能夠制度化 併到學會的體制 A 之前有想過要成立資訊股 如果可行的話就會成立資訊股 學藝股 Q 影展的大概方向？走向？ A 已經訂出四個主要的播放類型 但要確切的影片類型 要等學藝股下星期才能確定 Q 系訓有無存在的必要？ A 考慮以發行系訓 網站的架設兩方面一起來 逐年將系訓發行份數減少 今年大約會減少50份 Q 關於影展的部分，宣傳是不是不夠？ A 影展是12月10和11號 應該還無宣傳的需要 Q歷屆辦影展的目的？效果如何？ A提昇系上的文藝氣息 去年辦完影展之後 有做問卷調查 迴響還滿大的 Q 系訊會剩太多 有沒有可能是發放的方式有問題 才導致剩餘太多 所以如果可以把發放剩下的放在系辦 讓沒拿到的人可以去系辦拿 不是很好嗎？有需要減50份嗎？ A 之前有去估價 影印店說不會剛剛好印350份 一定會多印 所以應該是夠的 而且歷屆發放完之後也真的是多滿多的 建議：請學藝股股長於期初大會時提出完整的報告 想播放的影片 影展的方向等等 美工股 Q 去年生日卡嚴重Delay 這學期如何改善？ A 會在前一個月做出 以10月為例 會在9月27前做出 Q 什麼時候股訓？大概每次多少人參加股訓？ A 股訊時間暫訂為每星期三晚上 股訓人數要看招生人數 預計每次會有30人出席（目前大二約10人）上學期以POP 鳥字 基礎海報設計為主 下學期則以能做出整張海報為目標 攝影股 Q數位相機本來就有了嗎？ A數位相機現在有同學已經借到了 Q是不是都用數位相機照相？還是部分？ A如果是用數位相機拍攝的 都會放到網站上 如果只是要拍攝出來的話 就用一般的相機 Q為什麼攝影股跟網站合作？ A因為另一個攝影股股長是游秋華同學 她希望網站能請攝影股幫忙拍攝照片以便放到網站上 文書股 吳惠怡代答 Q 意見調查為何恢復？動機在哪？有沒有作統計資料？ A 文書股會做統計資料 到時會有數據出來 Q 邀請函為何文書股做？ A 配合總幹的內部分配 Q 工作是否會太多？ A 之前文書股有招收新的股員 會把工作分配下去 建議：文書股股長於下星期期初大會提出確切的目標與時間 財政人的製作 Q 行事曆何時發完？有無先調查大一至大四的共同課是哪些？ A 行事曆這星期就會發完 文書股股長已調查完共同課的時間 總務股 Q 大四系費？目前大概收了多少人？ A 回去確定後於下星期期初大會報告時再作說明 建議：下禮拜期初大會時，把未交系費的名單 剩多少人沒交 目前系費收了多少 Q 大一系費目前收了幾個？ A 約70～80個 活動股 Q 迎新宿營的報名表已經發下去了嗎？ A 已經發下去了 過兩天後會去收 目前大一大約有50人 Q 宿營結束時間？是否有考慮到塞車？走北宜還濱海公路？ A 下午4點上車 預定3個小時 至於行車路線的話 我們是考慮到學弟妹可能會暈車 所以已經決定走濱海公路 總幹補充分區迎新茶會相關內容： A 8/23南區 8/24北區 8/25桃竹苗 8/24中區 迎新手冊類似去年 有重新編稿過 內容有選課之類的 系辯隊 Q 新生盃目前找到幾位大一新生？ A 目前預計報名2隊 Q 讀書會相關計劃？方式？ A 每星期五 場地已經找好 12月預計是每星期一 主題希望是在招收新股員後再做討論 不會侷限主題 方式是邀請學長姐做主講人 Q 讀書會是否只有系辯隊參加？ A 不是 開放給所有人參加 建議：第一次讀書會可以和美工股做配合 讀書會時間敲定後寫上行事曆 A 因演辯社新生盃時間未定 所以尚未放入行事曆 體育股 Q 系運大致上的活動？ 時間？ 內容？ A 11/2 11/3 第一天 籃球 趣味競賽（約2項）桌球 第二天 排球 趣味競賽（約3項）羽球 場地 體育館 建議：各股股長報告清楚時間 地點 內容 Q 主任盃的時間？地點？內容？ A 9月23號至9月27號 排球比賽 9月30號至10月4號 籃球比賽 時間皆為每天中午12點50分 在山上的籃球場 Q新生盃的時間地點？雙院盃呢？ A新生盃的時間在主任盃之後 要看學校行政 雙院盃則要視各系情況而定 Q 系運的宣傳？報名時間？ A 迎新宿營後 會有3個星期作宣傳 第一個星期重在宣傳 之後開始排賽程 每個報名的人會收30元報名費 文化盃 無 公關股 Q 有關補習班講座方面 補習班聽到政大財政系會不來嗎？ A 雖說是補習班講座 其實是拉贊助的一環 希望他們能付廣告費 所以補習班不一定會肯來辦講座 Q 這學期財政人後面的廣告？ A 今年希望能盡量一面2家店 一家500元 Q 能多拉點贊助嗎？ A 已有跟其他股溝通過 如果有活動需要拉贊助的話 要在一個月前把企劃書交給公關股 目前大多有嚴格在執行 宣傳股 Q 宣傳股的宣傳只宣傳這些活動嗎？應該要報告初今年要幫那些股宣傳哪些活動？ A 會在和各股討論確定有哪些活動需要宣傳股宣傳 並於期初大會時提出完整報告 建議：1.不要等到各股有需要宣傳時再幫忙宣傳 要主動積極一點跟各股聯絡 2.之後開學前最好擬定一張表標明有各股迎新的時間 地點 不然學弟妹容易搞混 3.學會有活動的話 希望能盡量讓系辦的4個助教知道 因為他們是跟學會關係最密切的學校行政人員 也可以知道此活動是否有贊助 Q 活動是否會PO版？ A 會視活動內容而定 像系運的話 大一至大四都會PO 建議：盡量將活動PO在貓空系版 2‧預算審查 會前支出 秘書處 開會通知單(期初0.7元*學生485人+老師15人) 350元 會議記錄簿 30元 錄音帶(一捲) 63元 電池費(錄音機一組) 75元 Q 公關股 Q 便當費7000元是迎新茶會嗎？數量多少？ A 120個(103個學弟妹+9個教授跟+4個助教) 一個60元 Q飲料的費用？ A 飲料5箱(120瓶) 價格不同 有8元也有9元的 平均價格168元 活動股 Q 分區迎新中迎新手冊鄧師傅16元是什麼意思？ A 有發給鄧師傅兩本 單價16元 Q 那剩下的2479元扣掉鄧師傅的32元還有2447元怎麼來的？ A 手冊底稿3元*26張﹝10元+10元裝訂費﹞*115本+加頁115元 Q 有拉到贊助嗎？ A 鄧師傅500元 一樓政大憩賢樓1000元 總務股 Q 幹事會預算表為什麼會分成兩種份數？ A 因為第一次幹事會準備20份太多 所以第二次幹事會準備15份 (總幹) 幹事會出席人數約20人上下 那第二次印15份是因為有很多幹事 必須準備迎新宿營的相關活動 所以昨天出席人數較少 預計支出 秘書處 邀請卡由10人增加為20人(20元*20人) 活動DM由485增為500人(學生485人+老師15人) 總幹事 Q 幹事會影印費? A 無法估計一個明確的數量 但是開會有時有影印的需要 所以還是編了影印費這個預算200元 而200元也是依照去年的決算表編的 Q 秘書處的飲料都刪了 那幹事會的呢？ A 10月份的活動有迎新宿營 系友座談會 期初大會 預計一定會開會兩次 11月份18 19號期中考 所以預計至少會有一次開會 12月份文化盃 學藝股影展 財政之夜 期末監委會 期末大會 所以編列了二次開會的飲料費 而且根據以往的經驗 每次開會時間皆由9點開到12點半至1點左右 中間亦無任何休息時間 希望監委們能體會幹事會成員的辛勞 學藝股 Q 之前說預計印350份 那印刷1000元之間的關係是怎麼來的?還有那8 0磅的印書紙300元? A 這些價錢都是由系訊的印刷廠商所估計出來的 Q實際所需印的系訊數和這上面所列的份數 其中並沒有多大的關聯 只是編列再預算表上做參考的嗎? A因為以往的預算表都是有編列這些預算 所以今年也按照以往經驗參考編列此預算 建議：希望能把製版費 印刷費 印書紙的價錢重新調整一遍 不要總是依據以前的預算表來編列預算 Q DM300份對內夠嗎? A DM份數改成500份 350元 美工股 Q 麥克筆都沒了嗎?需要重新買新的嗎? A 麥克筆分成2種 補墨水與不補墨水 不補墨水的是當作平時練習用的 Q美工股的影印費500元為什麼會比幹事會多呢? A因為需要影印股訊資料 會議資料 課程資料 工作紀錄 攝影股 Q已經跟負責沖洗照片的照相館簽約了嗎?`有跟別家比過價嗎? A 已經簽約了 沖洗費4X6的一張3.5元 已經是較便宜的了 文書股 文書股因為預算表上預計支出的細目無記載清楚 亦無人可以代為回答 所以經各監委們動議投票通過凍結此預算 於期初大會時再行審查 總務股 預算表&決算表的會前支出 由1260改成1155 〈動議〉鑒於時間已晚，預算表不能於預定時間內由各監委們審查完畢 所以決議延會 於期出大 會召開前 另尋適當時間將未審查完的預算表審查完畢 〈延會〉時間 91年9月27日 PM6:00 地點 資訊1105 主席 劉宇晴 出席 秘書處 監委 幹事會 紀錄 秘書處 由活動股的預計支出部分開始審查 活動股 提列新增 機動組油錢 600元 Q才藝表演的便當費? A因為所租借的場地 有些地方不是我們可以操控的 所以有義工的幫忙 Q才藝表演手冊的內容11.3元*270份? A手冊內容會有12張 藝文中心可容納368人 估計出席人數約7-8成 所 以估計270份 建議：1.汽球能至後火車站那的商家購買 也希望不只比價 也要實際的比較一下品質的優劣 2.香用秤重量的會比較省錢 Q才藝表演的工讀金2000元? A 6點前進場1 人要時薪100元(100元*5人*4小時) Q 迎新宿營清潔費?會議室? A因為這次迎新宿營的場地是YWCA位於宜蘭的廳濤營 所以清潔費及會議室的使用費 都是一切按照YWCA的規定支付的 Q迎新手冊大致內容 有估過價嗎? A迎新手冊內容會有10頁 內容包括有小組名單 歌曲 宣傳DM…. 已經找廠商估過價了 Q 迎新宿營車費49000元 A有162人(大一86人+大二76人) 所以需要3台遊覽車(46人座 單趟6500元)及一台小型的遊覽車(20人座 單趟5000元) 建議：1. 往後在簽約前要先了解清楚場地 看是否會有特殊規定或特殊的花費等等 不要尚未了解清楚就簽約了 2. 總務股特別注意加油站的時間 地點 系辯隊 Q講師費 1500元是否真的有交給講師? A上學期亦有提列 而且這學期一定會有講師 Q影印費2060元? A讀書會(0.7元*20人*4次*10張)還有新生盃辯論賽1500是參照去年編列的 建議：影印卡及電話卡盡量要回收 體育股 女排的系隊訓練費500元經確定後刪除 文化盃 Q指揮營餐費? A學校每學期都會有舉辦指揮營 基於尊重並體恤指揮的辛勞所以編列此預算 Q今年文化盃學弟妹報名的人數? A目前已經有60人了 公關股 Q影印費400元的明細? A企劃書150元+公關聯絡卡+股訓0.7元*15人*4張*5次 Q其他活動邀請函400元的明細? A 16人(11位老師+4位系辦助教+1位教官)*1(迎新宿營)*25元 宣傳股 Q股訓的講師費500元? A有同學能夠邀請到救國團的講師來為我們股訓 500元是講師的車馬費 〈追加會前支出〉總務股的延會影印費126元 (0.7元*6張*30份) 3.監委們建議 1.希望秘書處能做好各監委確實出缺席的紀錄 若皆未出席 則期末不發予聘書 2.大四的學長姐常因忙於課業 有時會不克出席 所以希望預算表或決算表能事 先放在網站上 以便能在事情未發生前 及時發現問題 並及時修改 以上是監委會大致上的會議記錄 若對以上的內容有任何疑問 歡迎詢問 系代秘書處 --

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