時間:2011年9月21日中午十二點到一點 地點:風雩樓 主席:張瑜芳 紀錄:練雅淯 與會人士:梁銘偉 陳皇志 洪國鎧 黃鈺庭 吳珮瑄 陳昭君 何婉雯 主旨:需要再改進的事項 討論內容: 一.期初大會和期初監委通知學弟妹太慢,建議提前一兩個禮拜通知大家,並且和總幹確認 時間或這是選擇印系上日程表給大家 二.開會的會議紀錄要po在系學會板上 三.公關組沒有列邀請函預算 四.日歌的分項太粗,希望能夠再多一點分支 五.總支出太高,希望大家能省則省,特別叮囑活動總召要貨比三家 六.決算要謹慎,且細項清楚,活動組要特別注意申請發票的部分 七.宿營的錢先交由林子娟管理,等到最後有剩餘的部分再由黃鈺庭接手 八.組長的責任是要提醒組員,並且向總幹報告 九.公關組應該先主動招待老師,並引領老師進入座位,例如備好食物飲料,這些不能 都全由器材組來負責 十.大二在辦活動時必須是最早到的,組長更是,如果組長不克前來,必須先向組員們交代 好工作,讓事情順利進行 十一.美宣組在任何活動時都要場佈,例如畫黑板,要主動進行,而例如日文週 包種茶節等 等有主題性的活動,需要先項活動組及總召討論後再行 十二.幹部例會在三CD的時間,組長一定要到 十三.系服徵稿開始,美宣組必須先訂出徵稿的日程,包種茶之前完成,需要網宣,也要當面 宣傳,可以由公關組負責宣傳的部分 十四.まるまる506 的功能是希望大家能夠看板 十五.組長有更換所以宣布事情時不要找錯人 十六.活動組:策畫活動,每個活動的總召就是全權負責那個活動,要負責分配工作,協調東 西器材等等,如有保證金的制度必須先向網資級公關組報備 十七.美宣組:系服美宣場佈等等相關的美編工作 十八.公關組:準備邀請卡,盡速且掌握出席狀況,大約一周前寄email及當面問老師什麼時 候來,接待老師,不要讓老師等學生,和活動組討論老師行程,例如什麼時候發言,進場 主持活動的部分也要和活動組討論 十九.器材組:租借活動所需的硬體設備,例如投影機,還需懂操作,期末大會的食物也是由器 材組負責 二十.網資組:邀請學長姐學弟妹,po在FB PTT 506上面,先和總幹確認後,把資訊整合,再一 次宣布出去 二一.總務組:嚴格審查發票,掌握決算表,告訴各個活動總召小金額先墊,發票需有統編 二二.除了網宣之外還要和大一大二大三大四的班代聯並宣傳 --

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