时间:2011年9月21日中午十二点到一点 地点:风雩楼 主席:张瑜芳 纪录:练雅淯 与会人士:梁铭伟 陈皇志 洪国铠 黄钰庭 吴佩瑄 陈昭君 何婉雯 主旨:需要再改进的事项 讨论内容: 一.期初大会和期初监委通知学弟妹太慢,建议提前一两个礼拜通知大家,并且和总干确认 时间或这是选择印系上日程表给大家 二.开会的会议纪录要po在系学会板上 三.公关组没有列邀请函预算 四.日歌的分项太粗,希望能够再多一点分支 五.总支出太高,希望大家能省则省,特别叮嘱活动总召要货比三家 六.决算要谨慎,且细项清楚,活动组要特别注意申请发票的部分 七.宿营的钱先交由林子娟管理,等到最後有剩余的部分再由黄钰庭接手 八.组长的责任是要提醒组员,并且向总干报告 九.公关组应该先主动招待老师,并引领老师进入座位,例如备好食物饮料,这些不能 都全由器材组来负责 十.大二在办活动时必须是最早到的,组长更是,如果组长不克前来,必须先向组员们交代 好工作,让事情顺利进行 十一.美宣组在任何活动时都要场布,例如画黑板,要主动进行,而例如日文周 包种茶节等 等有主题性的活动,需要先项活动组及总召讨论後再行 十二.干部例会在三CD的时间,组长一定要到 十三.系服徵稿开始,美宣组必须先订出徵稿的日程,包种茶之前完成,需要网宣,也要当面 宣传,可以由公关组负责宣传的部分 十四.まるまる506 的功能是希望大家能够看板 十五.组长有更换所以宣布事情时不要找错人 十六.活动组:策画活动,每个活动的总召就是全权负责那个活动,要负责分配工作,协调东 西器材等等,如有保证金的制度必须先向网资级公关组报备 十七.美宣组:系服美宣场布等等相关的美编工作 十八.公关组:准备邀请卡,尽速且掌握出席状况,大约一周前寄email及当面问老师什麽时 候来,接待老师,不要让老师等学生,和活动组讨论老师行程,例如什麽时候发言,进场 主持活动的部分也要和活动组讨论 十九.器材组:租借活动所需的硬体设备,例如投影机,还需懂操作,期末大会的食物也是由器 材组负责 二十.网资组:邀请学长姐学弟妹,po在FB PTT 506上面,先和总干确认後,把资讯整合,再一 次宣布出去 二一.总务组:严格审查发票,掌握决算表,告诉各个活动总召小金额先垫,发票需有统编 二二.除了网宣之外还要和大一大二大三大四的班代联并宣传 --

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