幹部會議與包種茶及家政大會檢討會 出席人:李佶勳 黃慕薇 陳薇如 蘇慈惠 詹琬琦 曾子珊 張凱婷 莊怡慧 林宛欣 陳冠甫 吳子福 林以真 邱夏郁 羅毓文 陳明瑜 朱鈺盈 李佳穎 主席:李佶勳 紀錄:陳明瑜 一:討論97年度日文系活動與活動時間 1>期初監委會 2/22 2>期初大會 3/4 3>系卡 3/14→提案活動 贊成15 反對0 4>系烤 3/28→提案活動 贊成15 反對0 5>系學會說明會4/29(暫訂) 6>系友座談會 5/3 7>日文之夜 5/14 8>期末監委會 5/30 9>期末大會 6/6 二:包種茶檢討 1>事前準備時間 >不足,活動前一週至兩週就要開始製作與籌劃 (提醒:每一年應該都有包種茶節,所以在定活動時要考慮進去) (1)活動組企劃 >企劃書太晚出來,與活動時間太接近且不利對大一宣傳排班事項 (2)美宣組製作 >大致上沒問題,但建議早點準備可以想多一點佈置的創意 (3)網資組製作與宣傳 >DM可以做彩色的,廣告單建議可以不做(因為沒什麼用),網宣很不錯 (4)公關組 >無問題 (5)總務組 >第一:學校針對包種茶節有補助一萬元之事項得知的太慢 第二:學校補助太慢,學校補貼下學期才會進入帳戶,下學期總務要注意 第三:建議學弟妹們在列包種茶的預算時,以一萬元的金額去列,因為包種茶的補助 是有報有補助,沒報就視同放棄 第四:建議設兩份預算,避免學校若無補助時,做事可參考無補助時的預算 (可參考上一屆的預算表來列)→此項為總幹我自己對學弟妹提的建議 2>當天活動 (1)人員到場時間 >請工作人員準時到場,當天發現,當我們還在布置時,參訪者已經進場 (2)開始布置時間 >希望工作人員提早布置 (3)人員排班 1>大一 >排班表要提早做好,早點向大一做好宣傳,並調查好確定的出席人數,然後 向可出席的學弟妹們確認好他們的職責,不要到了要排班時找不到人,今年大一 有很多人閒置了~不知道自己要做什麼 2>大二 >請有效利用閒置的學弟妹,機動性要高一點,另外,最好分三個時段設置場控 三個時段不同的人,然後,這幾位要清楚該時段該做事人是誰,這樣才有利於 控制排班,才不會讓大二的人從早站到晚,連吃中餐的時間都沒有 (4)便當 >未吃完,因為這次的活動組員沒時間吃,建議下一屆學弟妹改為統計的方式 第一:在期初時便當的預算可列高一點,比如說20個 第二:要訂多少便當由當天 早上統計決定(因為可向學校報帳所以有去幫忙的大二生應該都有權力有便當) (5)資料影印 >明顯數量不足,建議在期初時預算列高一點,然後廣告單可以不用製作 (6)活動過程 1>各攤位狀況 >活動無法如企劃時間結束→設好交接方式,以免大二的負責人無法休息 >蓋章問題→參訪者若為家長或小朋友就直接幫他們蓋,不需玩遊戲 2>遊行狀況 >原則上外院遊行對日文系宣傳效果不大,建議日文系要有自己的遊行,至少要 設一兩個時段進行遊行(PS:可以的話,讓所有的遊行者都穿日式服裝) 3>日文系宣傳狀況 >廣告單沒效率,浪費錢 4>座談會狀況 >參加日文系座談會的學生不踴躍,且校方評分人員來評分的時間不合理 建議學弟妹們自己評估要不要辦 3>活動結束後 收拾問題 1>事前就應該列好包種茶節所用的物品的清單 2>另外要設器材負責人來做定期的清點 3>設定物品負責人,並由物品負責人於活動結束且點收完畢後,將器材歸還系學會 4>大家要先確實收好器材再離開,不要全部都先跑到行大看排名 三:家政大會檢討 1>事前通知 (1)網宣→做得很好 (2)跑班→沒問題 2>事前準備 (1)在期初時預算可列高一點,參加人數可能超過 (2)因為是用網路訂購,因此發生實際拿到的數量跟預期的不符,所以建議學弟妹 還是要跑一下,看實際的物品來買 (3)事前的前置時間要估長一點,因為今年人力足但準備時間仍感不足 3>當天活動 (1)參加人數 >大一在調查時說會來,但是當天又沒出席,浪費錢→建議設保證金制度 (2)活動安排 >過程太單調,建議想一些小活動 (3)場地問題 >事前未向工友報備且未交場地租借單,導致活動時間縮短 另外,事前要確認該場地能不能煮東西吃 >建議學弟妹,若明年藝中餐廳有開,可向藝中餐廳借場地或向男宿安九食堂詢問 建議與聲明 >總幹在列議程時要在每一項下設開放式的問題點,因為,照這樣列看到的問題 會都局限在總幹所看到的問題,不利其他問題的發現 --

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