干部会议与包种茶及家政大会检讨会 出席人:李佶勳 黄慕薇 陈薇如 苏慈惠 詹琬琦 曾子珊 张凯婷 庄怡慧 林宛欣 陈冠甫 吴子福 林以真 邱夏郁 罗毓文 陈明瑜 朱钰盈 李佳颖 主席:李佶勳 纪录:陈明瑜 一:讨论97年度日文系活动与活动时间 1>期初监委会 2/22 2>期初大会 3/4 3>系卡 3/14→提案活动 赞成15 反对0 4>系烤 3/28→提案活动 赞成15 反对0 5>系学会说明会4/29(暂订) 6>系友座谈会 5/3 7>日文之夜 5/14 8>期末监委会 5/30 9>期末大会 6/6 二:包种茶检讨 1>事前准备时间 >不足,活动前一周至两周就要开始制作与筹划 (提醒:每一年应该都有包种茶节,所以在定活动时要考虑进去) (1)活动组企划 >企划书太晚出来,与活动时间太接近且不利对大一宣传排班事项 (2)美宣组制作 >大致上没问题,但建议早点准备可以想多一点布置的创意 (3)网资组制作与宣传 >DM可以做彩色的,广告单建议可以不做(因为没什麽用),网宣很不错 (4)公关组 >无问题 (5)总务组 >第一:学校针对包种茶节有补助一万元之事项得知的太慢 第二:学校补助太慢,学校补贴下学期才会进入帐户,下学期总务要注意 第三:建议学弟妹们在列包种茶的预算时,以一万元的金额去列,因为包种茶的补助 是有报有补助,没报就视同放弃 第四:建议设两份预算,避免学校若无补助时,做事可参考无补助时的预算 (可参考上一届的预算表来列)→此项为总干我自己对学弟妹提的建议 2>当天活动 (1)人员到场时间 >请工作人员准时到场,当天发现,当我们还在布置时,参访者已经进场 (2)开始布置时间 >希望工作人员提早布置 (3)人员排班 1>大一 >排班表要提早做好,早点向大一做好宣传,并调查好确定的出席人数,然後 向可出席的学弟妹们确认好他们的职责,不要到了要排班时找不到人,今年大一 有很多人闲置了~不知道自己要做什麽 2>大二 >请有效利用闲置的学弟妹,机动性要高一点,另外,最好分三个时段设置场控 三个时段不同的人,然後,这几位要清楚该时段该做事人是谁,这样才有利於 控制排班,才不会让大二的人从早站到晚,连吃中餐的时间都没有 (4)便当 >未吃完,因为这次的活动组员没时间吃,建议下一届学弟妹改为统计的方式 第一:在期初时便当的预算可列高一点,比如说20个 第二:要订多少便当由当天 早上统计决定(因为可向学校报帐所以有去帮忙的大二生应该都有权力有便当) (5)资料影印 >明显数量不足,建议在期初时预算列高一点,然後广告单可以不用制作 (6)活动过程 1>各摊位状况 >活动无法如企划时间结束→设好交接方式,以免大二的负责人无法休息 >盖章问题→参访者若为家长或小朋友就直接帮他们盖,不需玩游戏 2>游行状况 >原则上外院游行对日文系宣传效果不大,建议日文系要有自己的游行,至少要 设一两个时段进行游行(PS:可以的话,让所有的游行者都穿日式服装) 3>日文系宣传状况 >广告单没效率,浪费钱 4>座谈会状况 >参加日文系座谈会的学生不踊跃,且校方评分人员来评分的时间不合理 建议学弟妹们自己评估要不要办 3>活动结束後 收拾问题 1>事前就应该列好包种茶节所用的物品的清单 2>另外要设器材负责人来做定期的清点 3>设定物品负责人,并由物品负责人於活动结束且点收完毕後,将器材归还系学会 4>大家要先确实收好器材再离开,不要全部都先跑到行大看排名 三:家政大会检讨 1>事前通知 (1)网宣→做得很好 (2)跑班→没问题 2>事前准备 (1)在期初时预算可列高一点,参加人数可能超过 (2)因为是用网路订购,因此发生实际拿到的数量跟预期的不符,所以建议学弟妹 还是要跑一下,看实际的物品来买 (3)事前的前置时间要估长一点,因为今年人力足但准备时间仍感不足 3>当天活动 (1)参加人数 >大一在调查时说会来,但是当天又没出席,浪费钱→建议设保证金制度 (2)活动安排 >过程太单调,建议想一些小活动 (3)场地问题 >事前未向工友报备且未交场地租借单,导致活动时间缩短 另外,事前要确认该场地能不能煮东西吃 >建议学弟妹,若明年艺中餐厅有开,可向艺中餐厅借场地或向男宿安九食堂询问 建议与声明 >总干在列议程时要在每一项下设开放式的问题点,因为,照这样列看到的问题 会都局限在总干所看到的问题,不利其他问题的发现 --

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