98上學期期末大會會議紀錄 地點：季陶107教室 時間：下午兩點 以下為會議內容： 會長： 期前支出的部分，主要是三區迎新的費用和新生資料包括手冊影印和郵寄的郵資還 (通過) 有一些新生入學前的資料雜費，共花費1295元(新生資料)和8314元(三區迎新) 宿營總召米拉：宿迎的部分由於遭遇學員於上營前的無故退團，故增加許多意外之支出， (通過) 原系學會至多僅能補助30000元整，這些包括上營工人的宿營費用補助，三 次場勘交通工具補助，剩下則用以彌補退團後造成之已支出的損失，雖然 以像當天缺席的學弟妹補收費用，然尚短缺5000元整，故與對系溝通後， 由兩系對分，各支出2500元，因此宿營活動支出30000元加上額外的2500元， 一共32500元。 <建議>由於此次財務問題起因於為預先收費，故造成學員突發狀況而退團，因此此後若預 辦理同質活動，因訂立類似保證金的制度，以防類似情況的發生。 豆花會總召南瓜：豆花會部分豆花共180份，花費5400元整，再加上另外購置的地燈，399 (通過) 元兩盞，可作為學會之常備品，由於是此次活動第一次購賣夠將預算列 於此處。 制服日總召(汎晴)代表：制服日於資訊0樓舉行，除點心外，由於沒有經驗故飲料的部分 (通過) 是一桶1000元，加上紙杯，共花費3810元。 系服(會長)：決算表上將件數與單價錯置，是一件120元整，共130件，但總價仍是15600+ (通過) 30元匯款手續費。 文化盃總召湯瑪士：老師費用單次2000元共十次，女生服裝有另外向參加同學收錢，再加 上退回款，共支出11655元。 <備註>此項支出應再加上向活石教會借場地的費用，以單次300元計算，共花費3000元 於下學期期初，會再列於預算審議。 包種茶總召汎晴：包種茶部分，由於學校對每一學系各有補助10000元整，故所有支出已 (通過) 提報系辦處理，而此項紀念品支出為直接由學會戶頭轉帳支出，至於補 助若有剩下的部分，則為幫忙同學之工讀金。 英文之夜總召元皓：英文之夜的支出與預算所列有落差，由於此項活動舉辦的類型較以往 擴大舉辦，活動類型也較以往不同，以雞尾酒派對的形式呈現，故此 次活動才會與預期支出有所落差。故在此建議日後應有總務及總召雙 方應有一式兩份的詳細活動預算用以對照，以免造成日後相同問題的 產生。 建議1：儘管各活動總召針對活動都有許多期待，但有多少預算就應該辦怎樣的活動，畢 竟預算的訂定就是為了讓總務能預先掌握活動支出。 建議2：這樣的情況為不讓影響大會時間，這次就以多數決的方式通過此項支出的成立，但 日後同樣的情況將不能再發生。 迎新夜烤玉穎：這次迎新夜烤在活動承辦後實際上有向參加者收錢，所以以學長姐未補助 來計算，加上大一學弟妹半額補助，實際支出僅4000餘元，實際支出會於 期初更清楚說明。 系隊預算幹事黃璽報告：新生盃報名費全系隊共500元，至於其餘各系隊若有新生盃支出 則為各比賽另外收費。 <備註> 1. 系排部分還須加上花蓮比賽的支出，包括住宿費及交通費之7成。 2. 有些賽事由於是預先匯款報名，故儘管是上學期活動，仍將預算列於上學期支出。 臨時動議： 1. 通訊錄的部分：由於針對紙本或電子檔仍有不同之意見，學姐建議由與此為系上大眾 相關事宜，故應以大部分人之意見為主，所以將利用寒假寄信向大家 詢問，再經過統計，討論最符合大家之期待的做法。 2. 開會的部分： (1.) 由於此次決算審計會如此紊亂起因於期初大會的舉行，所以日後活動的進行都應有完 善的流程，還有總召和學會對活動得舉行都應有完善的了解，和充分的配合。 (2.)會長：為解決資訊透明度不足之問題，日後學會每兩個禮拜之例會都會將開會紀錄PO 在學會版上。 (3.)很多時候問題的產生是由於溝通的不足，不僅同學間對活動掌控度不足，學會間會長 的決定也和和學會成員缺乏溝通，導致問題產生。 (4.)由於類似英文之夜的預算問題產生，希望學會對於預算的掌握以及審預算時的態度能 多加注意。 以上為大致的會議記錄，如果有遺漏歡迎大家多加補充。 汎晴 --

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