98上学期期末大会会议纪录 地点：季陶107教室 时间：下午两点 以下为会议内容： 会长： 期前支出的部分，主要是三区迎新的费用和新生资料包括手册影印和邮寄的邮资还 (通过) 有一些新生入学前的资料杂费，共花费1295元(新生资料)和8314元(三区迎新) 宿营总召米拉：宿迎的部分由於遭遇学员於上营前的无故退团，故增加许多意外之支出， (通过) 原系学会至多仅能补助30000元整，这些包括上营工人的宿营费用补助，三 次场勘交通工具补助，剩下则用以弥补退团後造成之已支出的损失，虽然 以像当天缺席的学弟妹补收费用，然尚短缺5000元整，故与对系沟通後， 由两系对分，各支出2500元，因此宿营活动支出30000元加上额外的2500元， 一共32500元。 <建议>由於此次财务问题起因於为预先收费，故造成学员突发状况而退团，因此此後若预 办理同质活动，因订立类似保证金的制度，以防类似情况的发生。 豆花会总召南瓜：豆花会部分豆花共180份，花费5400元整，再加上另外购置的地灯，399 (通过) 元两盏，可作为学会之常备品，由於是此次活动第一次购卖够将预算列 於此处。 制服日总召(泛晴)代表：制服日於资讯0楼举行，除点心外，由於没有经验故饮料的部分 (通过) 是一桶1000元，加上纸杯，共花费3810元。 系服(会长)：决算表上将件数与单价错置，是一件120元整，共130件，但总价仍是15600+ (通过) 30元汇款手续费。 文化盃总召汤玛士：老师费用单次2000元共十次，女生服装有另外向参加同学收钱，再加 上退回款，共支出11655元。 <备注>此项支出应再加上向活石教会借场地的费用，以单次300元计算，共花费3000元 於下学期期初，会再列於预算审议。 包种茶总召泛晴：包种茶部分，由於学校对每一学系各有补助10000元整，故所有支出已 (通过) 提报系办处理，而此项纪念品支出为直接由学会户头转帐支出，至於补 助若有剩下的部分，则为帮忙同学之工读金。 英文之夜总召元皓：英文之夜的支出与预算所列有落差，由於此项活动举办的类型较以往 扩大举办，活动类型也较以往不同，以鸡尾酒派对的形式呈现，故此 次活动才会与预期支出有所落差。故在此建议日後应有总务及总召双 方应有一式两份的详细活动预算用以对照，以免造成日後相同问题的 产生。 建议1：尽管各活动总召针对活动都有许多期待，但有多少预算就应该办怎样的活动，毕 竟预算的订定就是为了让总务能预先掌握活动支出。 建议2：这样的情况为不让影响大会时间，这次就以多数决的方式通过此项支出的成立，但 日後同样的情况将不能再发生。 迎新夜烤玉颖：这次迎新夜烤在活动承办後实际上有向参加者收钱，所以以学长姐未补助 来计算，加上大一学弟妹半额补助，实际支出仅4000余元，实际支出会於 期初更清楚说明。 系队预算干事黄玺报告：新生盃报名费全系队共500元，至於其余各系队若有新生盃支出 则为各比赛另外收费。 <备注> 1. 系排部分还须加上花莲比赛的支出，包括住宿费及交通费之7成。 2. 有些赛事由於是预先汇款报名，故尽管是上学期活动，仍将预算列於上学期支出。 临时动议： 1. 通讯录的部分：由於针对纸本或电子档仍有不同之意见，学姐建议由与此为系上大众 相关事宜，故应以大部分人之意见为主，所以将利用寒假寄信向大家 询问，再经过统计，讨论最符合大家之期待的做法。 2. 开会的部分： (1.) 由於此次决算审计会如此紊乱起因於期初大会的举行，所以日後活动的进行都应有完 善的流程，还有总召和学会对活动得举行都应有完善的了解，和充分的配合。 (2.)会长：为解决资讯透明度不足之问题，日後学会每两个礼拜之例会都会将开会纪录PO 在学会版上。 (3.)很多时候问题的产生是由於沟通的不足，不仅同学间对活动掌控度不足，学会间会长 的决定也和和学会成员缺乏沟通，导致问题产生。 (4.)由於类似英文之夜的预算问题产生，希望学会对於预算的掌握以及审预算时的态度能 多加注意。 以上为大致的会议记录，如果有遗漏欢迎大家多加补充。 泛晴 --

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