※ [本文轉錄自 NCCU01_JAPAN 看板] 作者: starspangled (wanna break through) 看板: NCCU01_JAPAN 標題: 九十一學年期末大會會議記錄 時間: Tue Jun 3 17:57:36 2003 開會時間：6/2 晚上6：10 開會地點：資訊140003 實到人數：22人 開會內容： 一、主席致詞 這學期就要結束了 時間過的真快 這學期後半段 因為SARS而沒有活動 還是總覺得有事情沒有完成 雖然日文週跟日歌大賽真的是忙的要死 壓力大而且很多事情沒有準備完善 但是回想起來 真的是很棒的記憶 能為系上服務 能為同學服務 能跟朋友一起共事 能發揮一己之長 就算是活動中有很多美中不足的地方 但是我非常肯定大家的努力跟心血 能跟大家一起為了某個目標而一起努力的感覺 是非常棒的非常感謝系上同學給我這個機會參與系學會 也非常感謝跟我一起奮鬥的系學會成員 二、程序認可 三、審決算 收入部分 上學期係費餘額 165498 係上補助 10000 日文週收入 9689 公關組收入 0 日歌大賽報名費 800 送舊退費 1310 ----------------------------- 實際總收入 187297 支出部分 由於細目繁多 略過 這學期活動有日文週、日歌大賽、係烤、就職座談會這些活動的 實際總支出為 93065 目前係費實際總結餘為 94232 以下是針對支出部分有疑問的地方 1.送舊退費的費用不應收入係費管理 因為送舊由大三承辦 送舊的費用不會從係費支出 而是另外收費 但將所退的費用收入係費的話不妥當 因為下次如需辦送舊時 也無法從係費中拿出這筆所退的費用來運用 應另外想個解決方案處理 2.總幹預備金中支出的770元 需分列並詳細說明 其中的 350 為做名片的開支 420 為日歌大賽時買麥當勞的費用〈本來要給義工的〉 3.這次支出較多的部分為體育組的部分 大日盃加四院十二係的比賽 大日盃報名費支出 13800 球衣支出方面 一套球衣上衣加褲子加上面的雙面繡字 一套大約是1900元左右 這部分係上代為支出共 37200 加上交通費 便當 買的籃球羽球 這部分共支出 58160 4.像一些支出部分應列的更詳細些 而不是只有口頭上說明過就好 四、幹部交接 新幹部 係總幹 宋彥蓉 副總幹 林品瑜 活動股 賴後竹 公關股 東艾瑄 美宣股 李曉涵 網資股 徐沛源 體育股 何馥齡 五、臨時動議 1.關於幹部證書 希望可以發給係學會的各幹部一份像獎狀式的證明書 可以保存 比社團護照來的更正式 目前還沒畢業但當過幹部的人也可以比照辦理 希望成為一個傳統繼續下去 出席人數22人 中途離席2人 主席一人 剩餘19人 投票表決 贊成 19票 反對 0票 表決通過 2.關於轉係同學 該如何退係費的問題 總務股應一學期定出一個期限 超過此期限的話此學期的系費不能退費 從之後的學期計算起 退費 所退的系費也應列出一項在支出部分 3.請下一屆的系學會幹部在預算表中多列一項支出項目 系辦的系學會信箱鑰匙遺失 請找鎖匠開鎖 並打鑰匙 ※ 對係學會幹部的建議： 1.監委會的通知 監委會必須有 大一到大四各班班代 和 系學會各幹部 出席 才能開會 有未到者不能開監委會〈流會〉 所以在通知的部分 必須加強 除了波至各系版通知 最好能以電話聯絡 並確定會不會出席 如不能出席的話 也請找代表出席 2.各個會都必須要簽到 並有會議記錄 3.審決算時必須所有幹部都到場 並針對疑問提出詳細的說明 4.系學會的各幹部間的溝通與聯繫應該要更加強 所有的活動必須是經過各幹部一起討論表決出來的 而不是少數人決定就算通過 各幹部必須參與各項討論與表決 5.預備金的本意是如有不時之需的支出時才用預備金 而不是將沒列出的預算支出都歸到預備金裡 6.總幹或公關如需印名片 盡量是名字的部分空白這樣印 由於幹部都只當一學期 如印名片的話 其實很浪費 也不能給下一屆的繼續使用 可以將名字部分空白 用寫的 或是 用蓋名字印章的方式 每學期的幹部將自己的名字補上 用幾張就寫幾張 才不會造成浪費 7.幹部交接部分 幹部交接分成兩部分 一部份是職位和職權的交接 是由上學期交接給下學期 下學期交接給明年的上學期 在每年的期末大會交接 交接完 才算正式上任 一部份則是活動的經驗和資料的傳承 是由 上學期的幹部 傳承給 新的上學期幹部 下學期的幹部 傳承給 新的下學期幹部 這是由於上下學期的幹部所辦的活動不同 所以才這樣傳承資料跟經驗 這是擔任過幹部的人要另外跟學弟妹約時間傳承 並教學弟妹的 8.迎新的決議部分須經系學會全部的人表決 在決議方面要堅定些 9.上次的系友大會中提出的 欲在下一次大日盃前多開一個系友大會來選出大日盃總召 是永久性的還是暫時性的須說明清楚 且明定 如是暫時性的要公告到各版 10.新上任的幹部要多到貓空的學生會版 並多留意場地協調會之類的資訊 各幹部再支出項目部分 必須自己另外留一份紀錄 像是支出項目 單價 數量 總額 的紀錄 以方便學期末結算 五、會議通過 --

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