94學年度上學期期末監事會會議記錄 企管系94學年度上學期期末監事會 時間:2005年01月03日 地點:商館260102 時間:18:30~21:30 主席：劉秀晏 總幹：陳孝君 應到人數:16人 實到人數:13人 缺席人數:3人 一核可議程 二.會議開始 三.主席報告 學校最近召開宿舍床位說明會，基本上以大一大二優先，大三大四補缺 四.各部活動報告 A.學會幹事 總幹 工作檢討 1.系學會內的工作分配不當，導致班際活動因人力不足取消 2.對於各工作內容只了解概況，無法給予幹事最立即、直接的建議 3.本次是企管人向補習班拉贊助，由於有的補習班沒有明確的負責人造成聯繫困難，拖延到印製時間，非常抱歉。 建議改善方法 1.系隊不止是福利性社團，也可適當協助系上舉辦體育性活動，並且與體幹工作互相配合。 2.參與各組的傳承，不止與各幹事協調本學期工作項目，也與上屆幹事了解傳承內容。 3.將拉贊助的期限明定，如果有專門負責人將列為傳承內容，加速來年的聯絡速度。 財務組: 一 本學期完成的工作 1.更新系學會存摺。 2轉學、轉系生系費收齊。 3收新生系費。 4紀錄各組及各活動收入及支出 二 期初規劃本學期卻未完成的工作和原因 1.未有效率收齊新生系費:與大一各班總務連絡不良 2.企參尚未完成核銷 三 工作或活動檢討 1.期初應與系助教達成共識，如何領取補助款，以免造成活動負責人的困擾。 2.對於請款一事應更加謹慎，應提醒各組級或動負責人不得超出預算。 四 改善方法與建議 1.建議活動應避開接近期末舉行，以免核銷時間過於倉促。 2.財務組出席各活動的全會，提醒活動人員支出不得超出預算。 體幹組: ㄧ、本學期完成的工作 1. 新生盃女排 聯絡人：蘇怡綺 完成時間：10/17-11/6 2. 新生盃女籃 聯絡人：周弘儒 完成時間：10/24-11/21 3. 校園馬拉松 聯絡人：周弘儒 完成時間：11/5 4. 系際盃 聯絡人：胡大數、蘇怡綺 完成時間：10/12 5. 北企盃 聯絡人：周弘儒、蘇怡綺、胡大數 完成時間：12/31 6. 商院盃 聯絡人：蘇怡綺 完成時間：12/19-12/30 二、期初規劃本學期卻未完成的工作和原因 班際盃男女籃 聯絡人：周弘儒、蘇怡綺、胡大數 原因：由於今年擔任新生盃女籃、女排主辦單位，校際比賽為優先的考量下，加上場地已由其他比賽搶先借用，因此決議延至下學期。應先評量可否負荷再謹慎分配上下學期活動，為使下學期班際盃籃球、排球賽順利進行，避免影響到大四學長姐的時間，舊任體幹也將於下學期初先去借場地以利下學期體幹順利舉辦。 三、工作與活動檢討 1. 新生盃女排 聯絡人：蘇怡綺 負責租借場地、聯絡各系隊等事宜。 檢討：由於天氣不穩定導致有時須延賽，聯絡工作不足是一大缺失。由於第一次辦比賽，又是新生盃這種動輒三十個系的校際比賽，經驗較不足，幸好新生盃女排到最後圓滿落幕。此次吸收經驗，以後有機會由學弟妹辦比賽時可以經驗傳承。 2. 新生盃女籃 聯絡人：周弘儒 負責租借場地、聯絡各系隊等事宜。 檢討：一開始報名的時候忘記要留各隊聯絡人手機，所以後來碰到貓空壞掉就無法聯絡周全。系上應該先找好人幫忙做紀錄免得又要給記錄費。規則應該訂的再明確一點，才不會害自己比賽前天要一直改賽程。場地可以再早一點借，才不會衝到期中考，不過還是能在預定的時間內結束。 3. 校園馬拉松 聯絡人：周弘儒 負責各注意事項，並找同學踴躍參加。 檢討：宣傳不夠，導致意願不高，到最後除了學校代表隊強制參加外，其他系胞無法踴躍參加。 4. 系際盃 聯絡人：胡大數、蘇怡綺 將負責報名各項比賽。 檢討：與各系隊溝通協商，確定下學期的系際盃報名隊伍，並在期限內交至體育組。 5. 北企盃 聯絡人：周弘儒、蘇怡綺、胡大數 將注意北企盃之相關事項。 檢討：已通知各系隊北企盃的報名事宜，並在近期內蒐集各系隊的球員資料，準備寄出至實踐大學主辦單位。 6. 商院盃 聯絡人：蘇怡綺 將負責報名各項比賽。 檢討：棒球及女籃移至上學期舉辦，通知系隊協助報名事宜。 四、改善方法與建議 由於今年主辦新生盃女籃、女排，造成往年舉辦的班際盃男女籃無法進行，建議在期初時即計算活動的大小，排定優先順序，並思考解決方式，以免發生爭議。 公關組: 完成的工作： 企參兩次、CEO論壇兩次、拉到贊助兩千一百元以及一桶紅茶 一、該完成卻沒完成的工作： 拉贊助預計五到六千沒有達成目標 二、工作檢討： 拉贊助工作： 拉到兩千一百元以及一桶紅茶，本來預計是五千到六千。 拉贊助時間太少，以至於成果不佳。 CEO論壇： 工作逐漸上手，但是沒有明確的分配工作，以至於文宣海報製作時間匆促，以及跑班匆促，論壇時的工作大致沒有問題。 企業參訪： 企參負責人較為辛苦，之後其他組員應多加幫忙，負責人也可分配工作給各組員。 企業參訪各項事宜皆已上手。 內部工作分配： 分配的工作做不完善，內部溝通不良，沒有一定的溝通管道。文宣、版宣、跑班、海報製作等工作沒有固定分配，效率不佳。 拉贊助分為三組，組員時間必須多加配合，才能找出時間拉贊助。 美宣組： 本學期完成的工作： 1.幫忙系卡、企管之夜美宣製作 2.製作系學會CEO論壇及企參宣傳海報 3.企管人封面設計 一、需檢討事項： 1.場佈製作未達預期效果 2.企參和CEO海報會差點來不及做 二、建議： 1.系卡和企管之夜美宣應該早點開始進行，並考量可行性，以免做不完或效果不佳。 2.加強和公關組聯繫，並且要更加熟悉電腦製作海報，加快速度。 檔案組 一.本學期完成的工作(包括時間) 1.10月3日到9日:系胞資料更新,蒐集企管人內相關資訊的更新(如:公車時刻表……)－＞ 如期完成 2.10月10日到16日:完成系胞資料複傳,完成企管人的所有內容更新 －＞ 除了少部分人聯絡不到外，都已經更新完成。 二.期初規劃本學期卻未完成的工作和原因 1.10月16日到23日:跟廠商洽談、印刷完成－＞延至11月21日那星期送件 2.10月底開始發企管人－＞延至12月1日發企管人 後來因為贊助的問題一直到11月10日才完全確定好，而那時又剛好遇到期中考週，影印店正忙著印期中考卷，所以我們11月21日那星期送件（過了期中考週，影印店較有空閒），一直到12月1日才拿到印好的企管人，導致比預計時間晚了近一個月。 三.工作或活動檢討 1.複傳資料時，發生一點狀況，導致需要複傳2-3次 2.要避開影印店繁忙的時間拿去印 3.要多與總幹密切聯繫，了解拉贊助的狀況 5.傳資料時，需要甲、乙班一起傳，以防有人沒更新到 6.發企管人時，須和各班系代連絡清楚 B.學會活動 包種茶節: 一．工作內容： 1. 製作室內講解PPT。 2. 準備茶點招待訪客。 3. 一對一提供企管系相關諮詢。 4. 發放傳單吸引人潮進入說明會。 二．需檢討事項： 1.紙杯、紙盤等餐具與國貿系共用，出現不足的情形，現場臨時準備十分匆忙。 2.對企管系行前教育可再深入，以免造成無法完全回答問題的情形。 3.室內工作人員可增多，教室內人手略顯不足。 4.小遊戲構想立意雖好，但執行方面效果差強人意。 5.當天天氣炎熱，但買給大家的水不冰，所以後來剩很多沒喝完。 6.應切實遵守時程表行事，行前細流演練不足。 三．建議 1.與他系共用教室，茶點餐具最好自備。 2.視當天氣溫而定是否要買冰一點的飲料。 3.加強行前企管教育，增加工作人員自信心。 企管之夜: 一.本學期完成的工作(包括時間) 企管之夜 12.14(三) 以大富翁的方式進行遊戲 人數: 大一:55~60人 大二(不含工作人員):20~25人 大三及大四:無 二.工作或活動檢討 1.場面沒有控制好，讓非工作人員跑來跑去 2.有些人不太瞭解自己該做的事 3.錢不夠，美宣不但花人力花時間，真的也很花錢 4.試玩沒有好好run過一次，產生一些突發狀況 5.道具都多做了，其實沒有用到這麼多 6.風雩樓可以佈置的地方其實不多，沒有辦法把場地的感覺弄得很完整 7.宣傳次數不夠 8.地點一開始沒有確定 三.改善方法與建議 1.多增加組內及組外溝通 2.對於突發狀況的演練必須再加強，以免遇到時會措手不及 3.活動前務必確認所有工作人員了解一切流程 4.提早開始宣傳，使所有系胞能知道活動的訊息 5.影音設備的使用需更加熟練(礙於影音服務團時間無法配合) 6.對於各項器材的需求評估須更加精準 7.及早確定場地 系卡: (1)伴唱帶 系卡伴唱音樂來源可以分成四部份網路P2P下載、參賽者自備、租借伴唱帶、 MP3銷人聲，其比例為13：8：5：2，並在將她們複製到筆記電腦上，電腦為 影音主體。下面將分析各自的優缺點，其操作上該小心的地方 建議事項 (a)網路P2P下載 其中主要是以MIXE及ezpeer等兩個 (b)參賽者自備 一定要事先準備檢查好，不然就會造成參賽者在開場前一刻才發現自己的檔案有問題；此外，另外一種的參賽者自備是”自彈自唱”，除了要事先調查參賽者上台的需求外，更需要安排彩排的時間，這樣才能讓工作人員知道到底哪些人需要 哪些器材。 (c)租借伴唱帶 (d)MP3銷人聲 這是在參賽者的歌曲為外國歌曲及過於冷門時才採取的下下策，我們是用 GOLDWAVE(軟體名)來做人聲的消除，但品質非常差。 (2)影音架設 由於當我們在播放伴唱帶時，因為使用的是雲岫廳內的投影機(投影的地方為舞台正中央)，所以為了讓觀眾能看到畫面，不得不將舞台上的燈關掉，但也因此造成現場昏暗的缺點，及觀眾不能清楚地觀看參賽者在舞台上的表現。為了解決這個問題，我們自己架設了兩台投影機於兩旁的牆壁上，順利解決的上述的問題。 需要改進的事項 (a)架設完成太晚 (b)參賽者無法看到歌詞 原本參賽者都以為可以從舞台正中央的投影畫面看到歌詞，但她們並不知道 本屆系卡做出這樣的改變，再加上沒有彩排，許多參賽者在歌曲開始及間奏 結束時，常會抓不到何時該唱的點。 (c)影音服務團的配合度過低 建議的解決方法 面對上述的問題，我們建議在比賽前一天就先借好雲岫廳，並事先在前一天晚上完成投影機的架設及測試，也跟影音服務團做好彼此的溝通協調，更依照當天比賽的流程請參賽者進行彩排，除了請參賽者習慣場地外，更可以降低參賽者的不確定感，使隔天的活動能流暢且精彩的完成，雖然這樣會多花到幾百元的場地費，但卻可以達到更完美的舞台效果。 (3)節目流程 需要改進的事項 (a)主持人的人選不當 本屆的主持人的其中一人由執行長所擔任，但執行長所需做的工作應該場控及監場，所以在當執行長是主持人時，勢必會造成場面的混亂。 (b)節目開始時的嚴重delay 建議的解決方法 執行長最好盡量不要擔任主持人的工作，並應該在宿營前(一開學或暑假)就找好主持人的確定人選，並與執行長、場控及影音控制最好溝通的工作；至於流程延宕的問題仍是等同於之前的建議，不論是參賽者或工作人員都應再前一天做好綵排的工作，以避免一切會造成流程延遲的問題產生。 (4)美宣佈置 這次美宣的分工分為節目單(包括海報、大節目單)、舞台佈置、雲岫廳門口佈置三部份，節目單的部份是依照去年的檢討書所增加。 需要改進的事項 (a)避免當天作業 (b)工作分配不清 建議的解決方法 在系卡前就應該擬定美宣工作計畫書，計畫中要分配好彼此的職責及工作。並且佈置必須避免好高騖遠，因為實際上的執行面與想像中的規劃，會有極大的差距，然後在雲岫廳門口的佈置以”擺放”為主，不然會被管理員斥責! 五.各部預算報告 六.質詞 1. 系費實收金額是多少? =>88000/2=44000，多出來的部份報在下學期 2.企管人的發放情形? =>將數量依各班人數交給各班班代發放，但與班代聯繫不夠，導致目前還有人尚未拿到企管人，針對這問題，會請助教發E-MAIL給系胞，請有問題的系胞趕快跟檔案組聯絡 3.體幹組為什麼因場地無法順利租借而延誤比賽或是取消比賽？ =>應該在暑假就會知道要辦什麼活動，所以場地應該在一開學就已經租借好，但是因為傳承時間太晚，導致無法順利承辦活動 4.體幹組的紀錄賽? =>因為是第一次辦，沒有經驗，需要記錄讓之後有跡可循 5. 為什麼系圖沒有把預算花完? =>因為不確定要買哪些書，但是每週都有新書推出。建議在當上市長時就要列出書單，確定購買數量 6.包種茶節的人員配置?有些時候教室內的人有點少?教室內的佈置分配? =>因為是跟國貿一起共用時段，故有時不是來參觀企管系的；且還要跟統計系一起佈置商院大廳，故教室佈置比較少 7.系費遲遲未收齊? =>請大一總務在期中考後收齊，但繳交情況不佳，催收後的反應也不佳 8. 總幹的監督方式? =>包種茶節是跟張君任聯繫，按時完成；財務跟穫如聯繫；系卡的話是場地租借確認；檔案組是拉贊助 9.企管人的贊助？ =>為了盡量爭取拉到贊助，所以才會一直等，但是大東海後來就停止連絡，高點推拖很忙，到最後只有拉到商碩，建議以後訂定一個期限，期限一到就不要等了，以免延遲企管人的發放 10.新生盃女籃的紀錄費及水費為何要追加? =>沒有傳承好，希望以後可以跟上一屆承接好，然後在期初提預算而非在期末追加預算 七.預算表決 系卡：演員服裝費沒過 八.臨時動議 1.期末大會可以改在星期四中午嗎? =>因為開會場地已經租借好了，如果現在更改的話不確定會有地方可以開會，如果大家把預算和工作檢討書準備完美，那開會流程就會加快，就不會耽誤到大家的時間了 九.討論與建議 .各組傳承時間可以提早一點嗎? =>建議可以找一天集體幹訓 十.散會 --

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