94学年度上学期期末监事会会议记录 企管系94学年度上学期期末监事会 时间:2005年01月03日 地点:商馆260102 时间:18:30~21:30 主席：刘秀晏 总干：陈孝君 应到人数:16人 实到人数:13人 缺席人数:3人 一核可议程 二.会议开始 三.主席报告 学校最近召开宿舍床位说明会，基本上以大一大二优先，大三大四补缺 四.各部活动报告 A.学会干事 总干 工作检讨 1.系学会内的工作分配不当，导致班际活动因人力不足取消 2.对於各工作内容只了解概况，无法给予干事最立即、直接的建议 3.本次是企管人向补习班拉赞助，由於有的补习班没有明确的负责人造成联系困难，拖延到印制时间，非常抱歉。 建议改善方法 1.系队不止是福利性社团，也可适当协助系上举办体育性活动，并且与体干工作互相配合。 2.参与各组的传承，不止与各干事协调本学期工作项目，也与上届干事了解传承内容。 3.将拉赞助的期限明定，如果有专门负责人将列为传承内容，加速来年的联络速度。 财务组: 一 本学期完成的工作 1.更新系学会存摺。 2转学、转系生系费收齐。 3收新生系费。 4纪录各组及各活动收入及支出 二 期初规划本学期却未完成的工作和原因 1.未有效率收齐新生系费:与大一各班总务连络不良 2.企参尚未完成核销 三 工作或活动检讨 1.期初应与系助教达成共识，如何领取补助款，以免造成活动负责人的困扰。 2.对於请款一事应更加谨慎，应提醒各组级或动负责人不得超出预算。 四 改善方法与建议 1.建议活动应避开接近期末举行，以免核销时间过於仓促。 2.财务组出席各活动的全会，提醒活动人员支出不得超出预算。 体干组: ㄧ、本学期完成的工作 1. 新生盃女排 联络人：苏怡绮 完成时间：10/17-11/6 2. 新生盃女篮 联络人：周弘儒 完成时间：10/24-11/21 3. 校园马拉松 联络人：周弘儒 完成时间：11/5 4. 系际盃 联络人：胡大数、苏怡绮 完成时间：10/12 5. 北企盃 联络人：周弘儒、苏怡绮、胡大数 完成时间：12/31 6. 商院盃 联络人：苏怡绮 完成时间：12/19-12/30 二、期初规划本学期却未完成的工作和原因 班际盃男女篮 联络人：周弘儒、苏怡绮、胡大数 原因：由於今年担任新生盃女篮、女排主办单位，校际比赛为优先的考量下，加上场地已由其他比赛抢先借用，因此决议延至下学期。应先评量可否负荷再谨慎分配上下学期活动，为使下学期班际盃篮球、排球赛顺利进行，避免影响到大四学长姐的时间，旧任体干也将於下学期初先去借场地以利下学期体干顺利举办。 三、工作与活动检讨 1. 新生盃女排 联络人：苏怡绮 负责租借场地、联络各系队等事宜。 检讨：由於天气不稳定导致有时须延赛，联络工作不足是一大缺失。由於第一次办比赛，又是新生盃这种动辄三十个系的校际比赛，经验较不足，幸好新生盃女排到最後圆满落幕。此次吸收经验，以後有机会由学弟妹办比赛时可以经验传承。 2. 新生盃女篮 联络人：周弘儒 负责租借场地、联络各系队等事宜。 检讨：一开始报名的时候忘记要留各队联络人手机，所以後来碰到猫空坏掉就无法联络周全。系上应该先找好人帮忙做纪录免得又要给记录费。规则应该订的再明确一点，才不会害自己比赛前天要一直改赛程。场地可以再早一点借，才不会冲到期中考，不过还是能在预定的时间内结束。 3. 校园马拉松 联络人：周弘儒 负责各注意事项，并找同学踊跃参加。 检讨：宣传不够，导致意愿不高，到最後除了学校代表队强制参加外，其他系胞无法踊跃参加。 4. 系际盃 联络人：胡大数、苏怡绮 将负责报名各项比赛。 检讨：与各系队沟通协商，确定下学期的系际盃报名队伍，并在期限内交至体育组。 5. 北企盃 联络人：周弘儒、苏怡绮、胡大数 将注意北企盃之相关事项。 检讨：已通知各系队北企盃的报名事宜，并在近期内蒐集各系队的球员资料，准备寄出至实践大学主办单位。 6. 商院盃 联络人：苏怡绮 将负责报名各项比赛。 检讨：棒球及女篮移至上学期举办，通知系队协助报名事宜。 四、改善方法与建议 由於今年主办新生盃女篮、女排，造成往年举办的班际盃男女篮无法进行，建议在期初时即计算活动的大小，排定优先顺序，并思考解决方式，以免发生争议。 公关组: 完成的工作： 企参两次、CEO论坛两次、拉到赞助两千一百元以及一桶红茶 一、该完成却没完成的工作： 拉赞助预计五到六千没有达成目标 二、工作检讨： 拉赞助工作： 拉到两千一百元以及一桶红茶，本来预计是五千到六千。 拉赞助时间太少，以至於成果不佳。 CEO论坛： 工作逐渐上手，但是没有明确的分配工作，以至於文宣海报制作时间匆促，以及跑班匆促，论坛时的工作大致没有问题。 企业参访： 企参负责人较为辛苦，之後其他组员应多加帮忙，负责人也可分配工作给各组员。 企业参访各项事宜皆已上手。 内部工作分配： 分配的工作做不完善，内部沟通不良，没有一定的沟通管道。文宣、版宣、跑班、海报制作等工作没有固定分配，效率不佳。 拉赞助分为三组，组员时间必须多加配合，才能找出时间拉赞助。 美宣组： 本学期完成的工作： 1.帮忙系卡、企管之夜美宣制作 2.制作系学会CEO论坛及企参宣传海报 3.企管人封面设计 一、需检讨事项： 1.场布制作未达预期效果 2.企参和CEO海报会差点来不及做 二、建议： 1.系卡和企管之夜美宣应该早点开始进行，并考量可行性，以免做不完或效果不佳。 2.加强和公关组联系，并且要更加熟悉电脑制作海报，加快速度。 档案组 一.本学期完成的工作(包括时间) 1.10月3日到9日:系胞资料更新,蒐集企管人内相关资讯的更新(如:公车时刻表……)－＞ 如期完成 2.10月10日到16日:完成系胞资料复传,完成企管人的所有内容更新 －＞ 除了少部分人联络不到外，都已经更新完成。 二.期初规划本学期却未完成的工作和原因 1.10月16日到23日:跟厂商洽谈、印刷完成－＞延至11月21日那星期送件 2.10月底开始发企管人－＞延至12月1日发企管人 後来因为赞助的问题一直到11月10日才完全确定好，而那时又刚好遇到期中考周，影印店正忙着印期中考卷，所以我们11月21日那星期送件（过了期中考周，影印店较有空闲），一直到12月1日才拿到印好的企管人，导致比预计时间晚了近一个月。 三.工作或活动检讨 1.复传资料时，发生一点状况，导致需要复传2-3次 2.要避开影印店繁忙的时间拿去印 3.要多与总干密切联系，了解拉赞助的状况 5.传资料时，需要甲、乙班一起传，以防有人没更新到 6.发企管人时，须和各班系代连络清楚 B.学会活动 包种茶节: 一．工作内容： 1. 制作室内讲解PPT。 2. 准备茶点招待访客。 3. 一对一提供企管系相关谘询。 4. 发放传单吸引人潮进入说明会。 二．需检讨事项： 1.纸杯、纸盘等餐具与国贸系共用，出现不足的情形，现场临时准备十分匆忙。 2.对企管系行前教育可再深入，以免造成无法完全回答问题的情形。 3.室内工作人员可增多，教室内人手略显不足。 4.小游戏构想立意虽好，但执行方面效果差强人意。 5.当天天气炎热，但买给大家的水不冰，所以後来剩很多没喝完。 6.应切实遵守时程表行事，行前细流演练不足。 三．建议 1.与他系共用教室，茶点餐具最好自备。 2.视当天气温而定是否要买冰一点的饮料。 3.加强行前企管教育，增加工作人员自信心。 企管之夜: 一.本学期完成的工作(包括时间) 企管之夜 12.14(三) 以大富翁的方式进行游戏 人数: 大一:55~60人 大二(不含工作人员):20~25人 大三及大四:无 二.工作或活动检讨 1.场面没有控制好，让非工作人员跑来跑去 2.有些人不太了解自己该做的事 3.钱不够，美宣不但花人力花时间，真的也很花钱 4.试玩没有好好run过一次，产生一些突发状况 5.道具都多做了，其实没有用到这麽多 6.风雩楼可以布置的地方其实不多，没有办法把场地的感觉弄得很完整 7.宣传次数不够 8.地点一开始没有确定 三.改善方法与建议 1.多增加组内及组外沟通 2.对於突发状况的演练必须再加强，以免遇到时会措手不及 3.活动前务必确认所有工作人员了解一切流程 4.提早开始宣传，使所有系胞能知道活动的讯息 5.影音设备的使用需更加熟练(碍於影音服务团时间无法配合) 6.对於各项器材的需求评估须更加精准 7.及早确定场地 系卡: (1)伴唱带 系卡伴唱音乐来源可以分成四部份网路P2P下载、参赛者自备、租借伴唱带、 MP3销人声，其比例为13：8：5：2，并在将她们复制到笔记电脑上，电脑为 影音主体。下面将分析各自的优缺点，其操作上该小心的地方 建议事项 (a)网路P2P下载 其中主要是以MIXE及ezpeer等两个 (b)参赛者自备 一定要事先准备检查好，不然就会造成参赛者在开场前一刻才发现自己的档案有问题；此外，另外一种的参赛者自备是”自弹自唱”，除了要事先调查参赛者上台的需求外，更需要安排彩排的时间，这样才能让工作人员知道到底哪些人需要 哪些器材。 (c)租借伴唱带 (d)MP3销人声 这是在参赛者的歌曲为外国歌曲及过於冷门时才采取的下下策，我们是用 GOLDWAVE(软体名)来做人声的消除，但品质非常差。 (2)影音架设 由於当我们在播放伴唱带时，因为使用的是云岫厅内的投影机(投影的地方为舞台正中央)，所以为了让观众能看到画面，不得不将舞台上的灯关掉，但也因此造成现场昏暗的缺点，及观众不能清楚地观看参赛者在舞台上的表现。为了解决这个问题，我们自己架设了两台投影机於两旁的墙壁上，顺利解决的上述的问题。 需要改进的事项 (a)架设完成太晚 (b)参赛者无法看到歌词 原本参赛者都以为可以从舞台正中央的投影画面看到歌词，但她们并不知道 本届系卡做出这样的改变，再加上没有彩排，许多参赛者在歌曲开始及间奏 结束时，常会抓不到何时该唱的点。 (c)影音服务团的配合度过低 建议的解决方法 面对上述的问题，我们建议在比赛前一天就先借好云岫厅，并事先在前一天晚上完成投影机的架设及测试，也跟影音服务团做好彼此的沟通协调，更依照当天比赛的流程请参赛者进行彩排，除了请参赛者习惯场地外，更可以降低参赛者的不确定感，使隔天的活动能流畅且精彩的完成，虽然这样会多花到几百元的场地费，但却可以达到更完美的舞台效果。 (3)节目流程 需要改进的事项 (a)主持人的人选不当 本届的主持人的其中一人由执行长所担任，但执行长所需做的工作应该场控及监场，所以在当执行长是主持人时，势必会造成场面的混乱。 (b)节目开始时的严重delay 建议的解决方法 执行长最好尽量不要担任主持人的工作，并应该在宿营前(一开学或暑假)就找好主持人的确定人选，并与执行长、场控及影音控制最好沟通的工作；至於流程延宕的问题仍是等同於之前的建议，不论是参赛者或工作人员都应再前一天做好彩排的工作，以避免一切会造成流程延迟的问题产生。 (4)美宣布置 这次美宣的分工分为节目单(包括海报、大节目单)、舞台布置、云岫厅门口布置三部份，节目单的部份是依照去年的检讨书所增加。 需要改进的事项 (a)避免当天作业 (b)工作分配不清 建议的解决方法 在系卡前就应该拟定美宣工作计画书，计画中要分配好彼此的职责及工作。并且布置必须避免好高骛远，因为实际上的执行面与想像中的规划，会有极大的差距，然後在云岫厅门口的布置以”摆放”为主，不然会被管理员斥责! 五.各部预算报告 六.质词 1. 系费实收金额是多少? =>88000/2=44000，多出来的部份报在下学期 2.企管人的发放情形? =>将数量依各班人数交给各班班代发放，但与班代联系不够，导致目前还有人尚未拿到企管人，针对这问题，会请助教发E-MAIL给系胞，请有问题的系胞赶快跟档案组联络 3.体干组为什麽因场地无法顺利租借而延误比赛或是取消比赛？ =>应该在暑假就会知道要办什麽活动，所以场地应该在一开学就已经租借好，但是因为传承时间太晚，导致无法顺利承办活动 4.体干组的纪录赛? =>因为是第一次办，没有经验，需要记录让之後有迹可循 5. 为什麽系图没有把预算花完? =>因为不确定要买哪些书，但是每周都有新书推出。建议在当上市长时就要列出书单，确定购买数量 6.包种茶节的人员配置?有些时候教室内的人有点少?教室内的布置分配? =>因为是跟国贸一起共用时段，故有时不是来参观企管系的；且还要跟统计系一起布置商院大厅，故教室布置比较少 7.系费迟迟未收齐? =>请大一总务在期中考後收齐，但缴交情况不佳，催收後的反应也不佳 8. 总干的监督方式? =>包种茶节是跟张君任联系，按时完成；财务跟获如联系；系卡的话是场地租借确认；档案组是拉赞助 9.企管人的赞助？ =>为了尽量争取拉到赞助，所以才会一直等，但是大东海後来就停止连络，高点推拖很忙，到最後只有拉到商硕，建议以後订定一个期限，期限一到就不要等了，以免延迟企管人的发放 10.新生盃女篮的纪录费及水费为何要追加? =>没有传承好，希望以後可以跟上一届承接好，然後在期初提预算而非在期末追加预算 七.预算表决 系卡：演员服装费没过 八.临时动议 1.期末大会可以改在星期四中午吗? =>因为开会场地已经租借好了，如果现在更改的话不确定会有地方可以开会，如果大家把预算和工作检讨书准备完美，那开会流程就会加快，就不会耽误到大家的时间了 九.讨论与建议 .各组传承时间可以提早一点吗? =>建议可以找一天集体干训 十.散会 --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.cc) ◆ From: 140.119.140.238