※ [本文轉錄自 NCCU03_BA 看板] 作者: WMring (來得及) 看板: NCCU03_BA 標題: 93(下)期末監事會會議紀錄 時間: Mon Jun 13 09:39:16 2005 93(下)期末監事會 時間：民國94年6月9日 地點：商館608 主席：葉承勳 紀錄：吳映蓉 應到：16人 實到人數：14人 一、核可議程 二、會議開始 三、主席報告：這次很高興很多人出席監事會，希望整個過程可以順利很快的結束 四、各部活動報告 1.總幹：本學期總幹與副總幹負責監督所有系學會活動的進行，本學期的活動中有啦啦隊 停辦、企管週大型活動的臨時停辦，對於這樣的情形，我們需要負上督導不周的責任。以 下各活動的檢討書會詳述活動缺失的檢討內容，請各位系胞有任何指教意見都盡量提出。 2.財務組 <檢討> a.期初應與系助教達成共識，如何領取補助款，以免造成活動負責人的困擾。 b.於期末，應提早督促各組及活動的財務負責人製作決算表，以免造成系學 會決算表無法順利製作。 c.通知各組及活動的財務負責人繳交預（決）算表之方式，除了寄信以外， 應公布在其班版上，以免有人因為未收取信件而不知消息。 3.體幹組 <成果>女籃獲得商院盃第三；男籃獲得大企盃第四；女排獲得商院盃第二； 雙企盃季軍；棒球隊獲得商院八強 <檢討> a.由於今年雙企盃報名時間衝到政大春假時間，所以男.女籃、 女排都沒有 報名成功，明年要注意報名時間 b.大企盃由於主辦單位處理不佳，導致許多系隊多花了不少交通費，目前正 在積極爭取主辦單位賠償 c.雙企盃由於有些系隊報名不成功，主辦單位淡江大學已經退報名費以及保 險費至系學會網站，保險費將退還給各系隊隊長 d.班際盃混排排賽程前應先注意各班上課時間及活動 4.公關組 <檢討> a.聽演講人數越來越少，必須更積極宣傳本系及系外學生 b.這學期因為CEO時間關係，導致有幾場時間相隔很近，同學聽的疲乏 c.外國演講者越來越多，必須準備好英文開場白 d.盡量請演講者自行帶電腦，因為PPT傳到系上NB路徑還要在改，時間 不易掌控 e.跑班遇到假日時或期中考，無法有效應對，導致少跑 5.美宣組 <工作內容> a.配合公關組製作企業參訪宣傳海報。 b.配合CEO論壇，做美宣宣傳活動。 c.配合企管週，做宣傳單、海報和版宣。 d.配合系運，協助作美宣之活動。 e.製作系服。 6.檔案組：製作期初期末會議紀錄及投影片 7.企管週 <檢討> a.找執行長的時間可以提早於上學期末，並於學期結束將組長找好，以利 活動籌備。 b.承1.，由於時間較緊迫，活動內容的確定及執行必須更積極，尤其是大 型活動，但這部分必須配合及早確認執行長方能有效解決。 c.若不需要企業贊助，主題的訂定與否尚待商榷，因主題很難由全體工作 人員制定，無法切合大眾期望，且有侷限活動內容之虞，故主題並不一 定會對活動有正面影響 d.執行長與組長制定過決策，令某些學弟妹有參與感不足的抱怨，可以試 著只決定大方向，把細項留給組員自由發揮。 e.排班時注意公平性及重覆性，盡量避免出現排班時間不均的情形。 f.未釐清全會之作用，使其流於空泛討論與無謂投票，應在組內會先做好 決定，於全會做精確詳實且有效率之進度報告，並進行各組協調及溝通。 g.沒有給組員嚴謹的感覺，導致全會出席率不佳，工作效率不彰，應不時 激勵並提醒組員以增進參與感及認同感。 h.攤位規劃不夠詳實周全且過於複雜，故工作人員較難全盤了解工作內 容，建議攤位應簡潔明瞭並能吸引行人目光，且要有「企管週」字樣； 提高顧客流動率，並儘早讓攤位工作人員掌握攤位情況。 i.由於活動期間在期中考後一週，在宣傳及準備的時間上很不方便，建議 以後可以不要再選擇在期中考週之後舉辦 8.送舊 <檢討> a.建議往後總幹參與場協事宜，場地問題要在寒暑假場協時和全校各系、 各社團進行場地協調，如果於學期開始後總幹才請各活動執行長進行 場地租借，會造成可用場地和時間在寒暑假場協時已被借光的情況。 b.總幹除了參加寒暑假的場協外，建議總幹可以在寒暑假期間除了訂定 活動負責人之外，也訂定下學期各活動的時間，如不清楚各活動的時 間，可以參照往年的時間作為依據，這樣的好處是可以避免和系上其 他活動在時間上有所衝突。 c.期初大會時因為系運時間和送舊原訂時間只差一天，為配合系運場地 問題，送舊將時間延後訂在6月2日星期四，其後與CEO論壇時間 衝突，企管系學會為秉持活動不打自己人的原則，將時間提前至當星 期的星期三。而後有大四學長姐反應星期三晚上大四上課人數約有 20人，企管系學會為秉持送舊為大四而辦的原則，再將時間該改為 當星期的星期一，因此造成時間上的不斷更動。 d.建議之後送舊或其他活動在訂定時間上，盡量不要在系上有固定活動 時間上排定其他活動，以免發生類似情況，也要事先調查好顧客可以 來的時間；也期待往後總幹在系學會和系辦的聯繫上能有所加強。 9.啦啦隊(停辦) <檢討> a.學弟妹參與熱忱不夠。 b.學弟妹時間無法配合，無法在固定二四練習時間招到教練所限定的練 習下限人數。 c.宣傳次數太少，只集中宣傳過一次，應該要分別對甲乙班做集中宣傳。 d.請教練時要先跟教練說好，進量不要有助教代理教練授課的情形 10.系運 <檢討> a.租借場地要及早確定活動時間和預約 b.與體育館的人員要溝通良好 c.場地布置的細節要事先確定 d.活動時間的掌握要準確 11.系友組 <工作內容> a.2月19日：舉辦系友座談會 b.4~5月：更新系友資料 c.6月初：確定各屆聯絡人 d.7月23日：舉辦第一屆~第40屆畢業系友的”聯合同學會” 12.系棒：校內系際盃棒球賽剛剛結束，本屆系際盃系棒打入八強，在四強賽輸給冠軍隊 無緣更上層樓。大企盃壘球項目比賽因主辦單位程序上瑕疵無法參賽。另外系棒將在6/25 舉行與歷屆系棒畢業學長的球技交流友誼賽。 13.女排：北企盃殿軍；商院盃亞軍；由大四出戰的雙企盃獲得季軍；失利的系際盃、大 企盃，由於缺乏臨場經驗，將於未來更加努力。 14.系桌 <檢討> a.本學期參加的比賽有大企盃、北企盃、政大精英盃及商院盃，未能晉級。 b.本學期大一共有四人，以加強基本動作的訓練為首要目標。希望在下學 期的比賽能夠有令人滿意的表現。 c.在暑訓中將繼續針對基本動作做更深入的加強，至於大二與大一之間默 契上的搭配也是另一個加強的重點。 15.系羽：本學期參加大企盃.雙企盃兩項比賽.大企盃戰績1勝1負，雙企盃分組預賽對手 為今年冠亞軍,戰績2負 16.男排：大企盃季軍；雙企盃八強；商院盃八強；系際盃八強 17.男籃：大企盃殿軍，其他比賽未得名。 18.女籃：商院盃(季軍) 〈提問〉 1.活動與場協的搭配為什麼會出現問題？ A:場協是辦在寒暑假，因為那時候活動的時間都尚未確定，因此才造成這次某些活動時間 上的調動。因為這次送舊的時間未考慮到CEO，所以對學長姊很抱歉。 2.企參是企管系所舉辦的，開放給外系參加是否該收費。另外，這次送舊似乎也有外系的 同學進來，希望以後可以避免。 A:由於系上同學對於企參的參與並不熱絡，因此才開放給外系，也希望藉此增加企管系的 聲譽。送舊的情況下次會注意，以不影響系上權益為原則。 3.這次啦啦隊停辦，下屆的執行長該由誰負責與傳承？ A:會由這次大二的執行長與大一有興趣的同學一起帶學弟妹。 4.可考慮開放外系報名企參但多加收錢。另外，企參時也要注意外系同學的表現是否會影 響企管系的名譽。 5.企參海報要加強〝企參〞重點字眼與主題，避免過多文字。 A:以後會多加注意。 6.企管週攤位要有〝企管週〞清楚字樣，海報張貼的地點也要顯眼，宣傳要多加強。 A:未來會注意。 7.辦保險是否一兩天前交都來的及？ A:學校有免費辦保險，但要更早交資料，所以有時會趕不及。以後會注意及早開始宣傳。 8.企管週烤香腸似乎有意外發生，但是沒看到決算表上列出，希望列出來供下一屆做警惕 A:烤香腸使桌子受損，經與主任討論過後賠償一張桌子約一千多元。 9.企管週欲增加叫賣組，考慮要另外找人或是由現有的人去做分配？ A:由現有的人做分配。 五、決算報告 六、決算質詢 七、決算表決 男籃與男排因未出席報告因此凍結，期末大會需來報告並以追加方式解決。其他部分均 通過。 八、提案討論 九、臨時動議 1.送舊可以訂一個主題然後到外面的飯店辦。 =>因為大四已經有同型式的謝師宴，若有同樣類似的活動則附加價值並不會太大。若期末 大會時有更完整的方案可以再討論。 2.企參是否可以討論一個人數下限以提供取消或延期的依據。 =>過去的企參系胞都是搶著報名，因此若想提高大家的興趣，或許可以考慮請導師利用導 師課時間帶同學一起參加，或利用別種型式的企參吸引大家。 3.若系圖的錢已經由系辦改為系學會出，期初是否可以調查系胞想購買的書的類型？期末 是否也可以列工作報告書及書單讓系胞了解運作狀況？ =>經投票表決通過，由下學期開始執行。 十、建議與聲明 議程方面的順序有點小問題，下次會有所變動，有任何建議的人也可以提出來以進行改 善。 十一、散會 --

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