第四次歷史系系學會例會 時間：19:00 地點：風雩樓一樓 目的：包種茶節檢討、各幹部事情宣佈 主席：黃健傑 記錄：蔡承歡 出席人員：藍萱、蔡珮淇、楊婷鈞、黃健傑、林麗婉、侯家瑜、李庭欣、張睿宇、施漢陽 請假：黃利萌 需解決的問題：包種茶節、系服、系友座談會、分工問題、修章 一、 包種茶節檢討 前置作業： (1) 太晚開始準備，應該要在暑假就開始籌備。 (2) 聯絡沒有確實，當時只有調查大一大二參加意願，並沒有向上通知學長姊，且和 　　　　系辦聯繫不夠。 (3) 主題由負責人決定，但要明確，最好時間不要涵括太長。 (4) 系辦開的說明會應該要是全部的人參加，包含包種茶節負責人。 (5) 諮詢組成員太晚確定，導致排班出現問題。 (6) 美宣日本來希望有參加包種茶節的大家有時間就來幫忙，但實際上當天只有美宣 　　　　組到，之後可以採半強迫方式，不然美宣組太累了。 (7) 活動前沒有訂出統一口號，之後可以請遊行組的人負責想。 (8) 傳單本來認為是由系辦提供，但後來發現系辦的傳單和我們想像的有出入，系辦 　　　　的比較偏向升學方面的資料，所以之後這個部份可能要和系辦溝通好。 (9) 今年因為參加人數比較多，學校補助系辦的五千元光訂便當就不太夠了，所以飲 　　　　料和餅乾由學會預算支出，這方面要早點向系辦確認。 (10) 行前會狀況混亂，戲服應該要最後再試穿，以免大家拿到戲服就開始玩，且行前 　　　　會要跑一次紙上流、確認各組工作。包種茶節的各組組長和負責人應該要先開會 　　　　，確定當天要宣佈的事情。另外，分組討論的部份最好能分開教室討論，才不會 　　　　互相干擾。 (11) 活動進度要PO版，以免造成資訊不對等的現象。 (12) 多跑系辦，因為包種茶節訊息學校都是給系辦，系辦也比較有經驗。 (13) 早點向上一屆負責人討教，但每屆狀況可能都不太一樣，所以不能完全按照上一 　　　　屆的方式進行，但許多時候需要參考。 當天活動： (1) 排班幾乎沒有按班表跑，不過目前還沒想到解決方法，因為當天來攤位的人數不 　　　　太能控制，頂多就是排輪班休息。 (2) 飲料今年買兩桶，稀釋到最後都變水了，以後可以買到3-4桶。但紙杯可以砍半 　　　　，約300個就夠了。 (3) 因為飲料銷耗快，之後就只提供諮詢組的學弟妹飲用，另外從機動組中找一個參 　　　　水和端水人，來負責飲料的部份。 (4) 封箱膠帶十分好用，不會傷遮雨棚材質。 (5) 今年因為統一化妝，但化妝人手沒有先排好，導致有點拖到行程，加上化妝品大 　　　　多是用別人的，對他們不太好意思，所以之後要化妝的角色都先畫好再來，或是 　　　　找好可以幫自己化妝的人。 (6) 本來排的小短劇，因為當天人潮流動太快，無法實行，之後可能要改變遊行形式 　　　　，在四維堂前面演大劇或是借舞台使用（很久很久以前借過）。 (7) 本來由型配置是山下組多於山上組，後來發現山下組宣傳他們不一定會上山，但 　　　　在山上組宣傳多半會來攤位看看，因此之後人數可以排差不多。 (8) 山上山下負責人之後不對調，因為已經熟悉自己那邊的狀況，再換可能還要花時 　　　　間適應。 (9) 宣傳攤位的傳單一下子就發完了，而且印製所需費用蠻高的，之後可以考慮貼在 　　　　風雨走廊、柱子上，或是只有山下發放。 (10) 大合照的時間可能還要再更明確，不然沒拍到很可惜。 (11) 頒獎時希望遊行組可以早點下山，才不會造成沒搶到位子的局面。 (12) 之後活動設計可以用一些和考試祈福有關的活動，可能會比較受高中生歡迎。 (13) 前一天就要點好全部的道具，才不會當天場佈時缺東缺西。 (14) 負責人就待在攤位上負責全場監控，不要另外排別的工作，才不會要找負責人的 　　　　時候找不到。 (15) 遊戲組可以視現場人潮安排一次2-3組進行。 (16) 喉糖預算不要省，因為諮詢、遊戲、遊行組都會用到。 (17) 之後可以佔一個教室來放工作人員包包，並派人看管，不燃放在攤位上有點亂。 其他問題討論： (1) 問：道具是否可以放在會辦，早點開門準備場佈？ 　　答：系辦還是希望我們能放在工作人員寢室裡。 (2) 問：九點半活動還沒開始就有高中生來攤位上了，是否可以提早到七點半開始場佈？ 　　答：其實這不太能控制，但場佈提早到七點半可能對通勤生比較有負擔，而且會辦這 　　　　時還沒開門，不太可行。 (3) 問：包種茶節諮詢組是否可以併到負責人下進行，以免和系辦資訊不對稱？ 　　答：併到負責人下，當天排班、人員掌控比較能受負責人控制，但博碩士班參加意願 　　　　調查、諮詢組說明可能還是需要系辦負責，所以這個問題還要跟系辦作討論。 二、 各幹部事情宣佈 總幹： (1) 大二要開始分組，先告知他們有繳系費的人全部都是學會成員，再傳單子調查志願 　　　。 (2) 史薈要提出詳細預算使用方法。 (3) 秘書股要建立學會通訊網，這方面可以詢問上屆學長姊。 活動股： (1) 聖誕Party簡單構思，詢問系學會成員要不要準備表演節目，但細節還是要等企劃書 　　出來。 其他問題討論： (1) 問：系服的負責人是誰？ 　　答：這次負責人由宿營美宣長連絡廠商，秘書股和美宣股調查學長姊構買意願，以後 　　系服的負責人交由學會。由秘書股發信給學長姊，回信登記要不要訂，等收到衣服後 　　再訂出一個時間請他們來拿。 (2) 問：系友座談會撞到文化盃排練時間，怎麼辦？ 　　答：這問題交由學術股和文化盃負責人私下討論。 (3) 問：各個活動檢討會是要活動幹部組內檢討，還是要系學會開會檢討？ 　　答：大型活動如包種茶節，由學會召開檢討會，並邀請有興趣參予討論的人一起參加 　　，而小型活動如制服日，由活動組內先檢討，再由負責人於例會時向學會報告。 (4) 問：像包種茶節這種大活動，應該是整個學會下去幫忙，還是由負責人自己找組員？ 　　答：由負責人自己找組員，學會只負責活動有開始有結束。資訊傳遞方面由負責人報 　　告活動長，活動長答覆後負責人請秘書股幫忙PO版。 (5) 問：是否該修章？ 　　答：這個問題還要向系辦討論。 三、 下次會議時間：期中考後。 四、 需達到的進度： 11/11通訊錄送印 11/12系服調查信寄出 11/15發通訊錄 11/19系服調查登記完畢 --

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