第四次历史系系学会例会 时间：19:00 地点：风雩楼一楼 目的：包种茶节检讨、各干部事情宣布 主席：黄健杰 记录：蔡承欢 出席人员：蓝萱、蔡佩淇、杨婷钧、黄健杰、林丽婉、侯家瑜、李庭欣、张睿宇、施汉阳 请假：黄利萌 需解决的问题：包种茶节、系服、系友座谈会、分工问题、修章 一、 包种茶节检讨 前置作业： (1) 太晚开始准备，应该要在暑假就开始筹备。 (2) 联络没有确实，当时只有调查大一大二参加意愿，并没有向上通知学长姊，且和 　　　　系办联系不够。 (3) 主题由负责人决定，但要明确，最好时间不要涵括太长。 (4) 系办开的说明会应该要是全部的人参加，包含包种茶节负责人。 (5) 谘询组成员太晚确定，导致排班出现问题。 (6) 美宣日本来希望有参加包种茶节的大家有时间就来帮忙，但实际上当天只有美宣 　　　　组到，之後可以采半强迫方式，不然美宣组太累了。 (7) 活动前没有订出统一口号，之後可以请游行组的人负责想。 (8) 传单本来认为是由系办提供，但後来发现系办的传单和我们想像的有出入，系办 　　　　的比较偏向升学方面的资料，所以之後这个部份可能要和系办沟通好。 (9) 今年因为参加人数比较多，学校补助系办的五千元光订便当就不太够了，所以饮 　　　　料和饼乾由学会预算支出，这方面要早点向系办确认。 (10) 行前会状况混乱，戏服应该要最後再试穿，以免大家拿到戏服就开始玩，且行前 　　　　会要跑一次纸上流、确认各组工作。包种茶节的各组组长和负责人应该要先开会 　　　　，确定当天要宣布的事情。另外，分组讨论的部份最好能分开教室讨论，才不会 　　　　互相干扰。 (11) 活动进度要PO版，以免造成资讯不对等的现象。 (12) 多跑系办，因为包种茶节讯息学校都是给系办，系办也比较有经验。 (13) 早点向上一届负责人讨教，但每届状况可能都不太一样，所以不能完全按照上一 　　　　届的方式进行，但许多时候需要参考。 当天活动： (1) 排班几乎没有按班表跑，不过目前还没想到解决方法，因为当天来摊位的人数不 　　　　太能控制，顶多就是排轮班休息。 (2) 饮料今年买两桶，稀释到最後都变水了，以後可以买到3-4桶。但纸杯可以砍半 　　　　，约300个就够了。 (3) 因为饮料销耗快，之後就只提供谘询组的学弟妹饮用，另外从机动组中找一个参 　　　　水和端水人，来负责饮料的部份。 (4) 封箱胶带十分好用，不会伤遮雨棚材质。 (5) 今年因为统一化妆，但化妆人手没有先排好，导致有点拖到行程，加上化妆品大 　　　　多是用别人的，对他们不太好意思，所以之後要化妆的角色都先画好再来，或是 　　　　找好可以帮自己化妆的人。 (6) 本来排的小短剧，因为当天人潮流动太快，无法实行，之後可能要改变游行形式 　　　　，在四维堂前面演大剧或是借舞台使用（很久很久以前借过）。 (7) 本来由型配置是山下组多於山上组，後来发现山下组宣传他们不一定会上山，但 　　　　在山上组宣传多半会来摊位看看，因此之後人数可以排差不多。 (8) 山上山下负责人之後不对调，因为已经熟悉自己那边的状况，再换可能还要花时 　　　　间适应。 (9) 宣传摊位的传单一下子就发完了，而且印制所需费用蛮高的，之後可以考虑贴在 　　　　风雨走廊、柱子上，或是只有山下发放。 (10) 大合照的时间可能还要再更明确，不然没拍到很可惜。 (11) 颁奖时希望游行组可以早点下山，才不会造成没抢到位子的局面。 (12) 之後活动设计可以用一些和考试祈福有关的活动，可能会比较受高中生欢迎。 (13) 前一天就要点好全部的道具，才不会当天场布时缺东缺西。 (14) 负责人就待在摊位上负责全场监控，不要另外排别的工作，才不会要找负责人的 　　　　时候找不到。 (15) 游戏组可以视现场人潮安排一次2-3组进行。 (16) 喉糖预算不要省，因为谘询、游戏、游行组都会用到。 (17) 之後可以占一个教室来放工作人员包包，并派人看管，不燃放在摊位上有点乱。 其他问题讨论： (1) 问：道具是否可以放在会办，早点开门准备场布？ 　　答：系办还是希望我们能放在工作人员寝室里。 (2) 问：九点半活动还没开始就有高中生来摊位上了，是否可以提早到七点半开始场布？ 　　答：其实这不太能控制，但场布提早到七点半可能对通勤生比较有负担，而且会办这 　　　　时还没开门，不太可行。 (3) 问：包种茶节谘询组是否可以并到负责人下进行，以免和系办资讯不对称？ 　　答：并到负责人下，当天排班、人员掌控比较能受负责人控制，但博硕士班参加意愿 　　　　调查、谘询组说明可能还是需要系办负责，所以这个问题还要跟系办作讨论。 二、 各干部事情宣布 总干： (1) 大二要开始分组，先告知他们有缴系费的人全部都是学会成员，再传单子调查志愿 　　　。 (2) 史荟要提出详细预算使用方法。 (3) 秘书股要建立学会通讯网，这方面可以询问上届学长姊。 活动股： (1) 圣诞Party简单构思，询问系学会成员要不要准备表演节目，但细节还是要等企划书 　　出来。 其他问题讨论： (1) 问：系服的负责人是谁？ 　　答：这次负责人由宿营美宣长连络厂商，秘书股和美宣股调查学长姊构买意愿，以後 　　系服的负责人交由学会。由秘书股发信给学长姊，回信登记要不要订，等收到衣服後 　　再订出一个时间请他们来拿。 (2) 问：系友座谈会撞到文化盃排练时间，怎麽办？ 　　答：这问题交由学术股和文化盃负责人私下讨论。 (3) 问：各个活动检讨会是要活动干部组内检讨，还是要系学会开会检讨？ 　　答：大型活动如包种茶节，由学会召开检讨会，并邀请有兴趣参予讨论的人一起参加 　　，而小型活动如制服日，由活动组内先检讨，再由负责人於例会时向学会报告。 (4) 问：像包种茶节这种大活动，应该是整个学会下去帮忙，还是由负责人自己找组员？ 　　答：由负责人自己找组员，学会只负责活动有开始有结束。资讯传递方面由负责人报 　　告活动长，活动长答覆後负责人请秘书股帮忙PO版。 (5) 问：是否该修章？ 　　答：这个问题还要向系办讨论。 三、 下次会议时间：期中考後。 四、 需达到的进度： 11/11通讯录送印 11/12系服调查信寄出 11/15发通讯录 11/19系服调查登记完毕 --

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