會議記錄 時間:2008/09/12下午14:00~17:00 地點:系辦旁討論室 與會人員:宜萱、嚴方、禎祥、冠宇、晟佑、榮盛、文賢、彥霖、家瑄 會議內容: 一、體育長 (一)小組會議 1.時間： 9 月 13 日（六）晚上 7 點 2.地點：系辦旁研究室 3.內容： (1)體育組向各系隊代表說明史學盃事宜（包括報名、費用、住宿、交通、人數統計） (2)迎新球賽（宣傳及討論說明日期問題、徵詢學長姐的意見及尋求當天的配合參與） (3)討論系隊代表對晚會招生問卷的意見（今天9/12晚上會以電話問出系隊在問卷上可能 的建議及對問卷的看法，小組會議當天向系隊代表說明內容） (二)迎新球賽 近期內B版宣傳、PO各項球賽報名事宜。 (三)迎新結算 有初步結算可確認款項。待球賽全數辦完，才可進行最終結算。 (四)年度預算 1.目前初步擬好年度活動預算項目 2.多增加運動會預算(礦泉水、杯水) 二、總務長 (一)請款及核銷方式 1.用核銷單銷帳及請款。 2.各細項要寫清楚，包括品名、單價、數量、總價、購買原因（日期）、剩餘狀況及購 買人（要簽名）。 3.最後要將店家給的收據或發票黏在下方最大欄之處，否則不能完成核銷程序，各幹部 也不能請款喔！） 4.要支出大筆的金額，可先向總務溝通後先行領款支出後，再填寫核銷單 (二)現有系產簡介 (三)美宣現有資產簡介 三、小組會議時間 (一)會長-新生入學指導 1.時間：2008.09.12 （暫定，須確認人力及可與會的時間） 2.地點：系辦旁的研究室 3.成員： (1)會長：林宜萱 (2)副會長：嚴方 (3)領航員：陳彥霖、楊晟佑 (二)學術組小組會議 1.時間：2008/12/22~2008/12/26 2.地點：未定 3.內容：討論書展、影展相關執行細節與是否舉行曬書攤等 四、活動檢討 (一)新生信件 1.策劃內容階段，稍慢決定改變手冊內容 2.編輯工作階段 (1)執行率問題，實際進度較預定工作進度落後。 (2)學術與美宣的協調合作度。 (3)修版時間拉太長。 3.郵寄工作階段 新生手冊郵寄前置作業處理不佳 (1)太慢向天皇主任詢問，系方面有無資料放入信件中。使郵寄信件前置工作做了兩次。 (2)名片設計太慢，且放入新生信件的名片品質不好。 (3)諸多延宕因素使新生信件延遲寄送，使新生太晚收到信件。 4.因作業及人力分配的問題，所以寄出的時間較晚，無法在分區迎新之前送到部分新生的 手上，造成分區迎新負責人傳達訊息上的困難。 5.影響新生繳交會費 6.在新生回條系服尺寸調查部分，建議注上系服材質為T恤。 7.建議： (1)前置作業務必在放榜前完成 (2)適當的人力分配，可2人分擔此工作，且編輯和美編建議在同地一起編輯。 (3)在放暑假前，會長應先確定「非常時期」留守花蓮的人力名單。 (二)直屬分配、分區迎新 1.總召部分 新生名單太晚才收到，轉學轉系生名單不容易確認，直屬分配無法全面接受，但須溝通解 決。直屬名單、分區時間po板太晚，有學長姊反應未受通知，因此分區迎新參予度不高。 2.北區迎新 (1)分區迎新時間：2008.08.22 (2)分區迎新地點：士林skylark (3)大一學弟妹不知道北友會迎新跟系上迎新之差別，建議在迎新時「詳細」解說。就場 地而言，食物很精緻，環境很好，整體來講非常不錯，但價位偏高，大二直屬自身費 用加上學弟妹的費用至少500元左右。 3.東區迎新 (1)分區迎新時間：2008.08.27 (2)分區迎新地點：東華大學校區、全記 (3)大體上東區迎新整體狀況還ok，感謝當天參與的有志學長、眾大二同學以及新生。唯 有要檢討的地方有三，一臨時取消活動出席一造成機車調配上的問題。二務必準時集 合，才不會耽誤導覽校區的行程，系辦的地方沒時間帶新生去看。三要簡單而確實的 介紹師資、學程、系學會組織架構、年度活動及系隊，如果事先沒有扎實的做功課是 不容易完成的。 4.中區迎新 (1)分區迎新時間：2008.08.29 am11:30 (2)分區迎新地點：台中麻葉咖啡館 (3)新生人不多很安靜，又餐廳給的位子不連續，導致事先想好的活動帶不太起來。下次 定位時應先跟餐廳溝通好位置。建議下次一開始就先帶個破冰小活動（如：餅乾盒子） 讓彼此認識認識。 5.桃竹苗區迎新 (1)分區迎新時間：2008.08.22. (2)分區迎新地點：中壢市區歐拉拉餐廳 --

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