会议记录 时间:2008/09/12下午14:00~17:00 地点:系办旁讨论室 与会人员:宜萱、严方、祯祥、冠宇、晟佑、荣盛、文贤、彦霖、家瑄 会议内容: 一、体育长 (一)小组会议 1.时间： 9 月 13 日（六）晚上 7 点 2.地点：系办旁研究室 3.内容： (1)体育组向各系队代表说明史学盃事宜（包括报名、费用、住宿、交通、人数统计） (2)迎新球赛（宣传及讨论说明日期问题、徵询学长姐的意见及寻求当天的配合参与） (3)讨论系队代表对晚会招生问卷的意见（今天9/12晚上会以电话问出系队在问卷上可能 的建议及对问卷的看法，小组会议当天向系队代表说明内容） (二)迎新球赛 近期内B版宣传、PO各项球赛报名事宜。 (三)迎新结算 有初步结算可确认款项。待球赛全数办完，才可进行最终结算。 (四)年度预算 1.目前初步拟好年度活动预算项目 2.多增加运动会预算(矿泉水、杯水) 二、总务长 (一)请款及核销方式 1.用核销单销帐及请款。 2.各细项要写清楚，包括品名、单价、数量、总价、购买原因（日期）、剩余状况及购 买人（要签名）。 3.最後要将店家给的收据或发票黏在下方最大栏之处，否则不能完成核销程序，各干部 也不能请款喔！） 4.要支出大笔的金额，可先向总务沟通後先行领款支出後，再填写核销单 (二)现有系产简介 (三)美宣现有资产简介 三、小组会议时间 (一)会长-新生入学指导 1.时间：2008.09.12 （暂定，须确认人力及可与会的时间） 2.地点：系办旁的研究室 3.成员： (1)会长：林宜萱 (2)副会长：严方 (3)领航员：陈彦霖、杨晟佑 (二)学术组小组会议 1.时间：2008/12/22~2008/12/26 2.地点：未定 3.内容：讨论书展、影展相关执行细节与是否举行晒书摊等 四、活动检讨 (一)新生信件 1.策划内容阶段，稍慢决定改变手册内容 2.编辑工作阶段 (1)执行率问题，实际进度较预定工作进度落後。 (2)学术与美宣的协调合作度。 (3)修版时间拉太长。 3.邮寄工作阶段 新生手册邮寄前置作业处理不佳 (1)太慢向天皇主任询问，系方面有无资料放入信件中。使邮寄信件前置工作做了两次。 (2)名片设计太慢，且放入新生信件的名片品质不好。 (3)诸多延宕因素使新生信件延迟寄送，使新生太晚收到信件。 4.因作业及人力分配的问题，所以寄出的时间较晚，无法在分区迎新之前送到部分新生的 手上，造成分区迎新负责人传达讯息上的困难。 5.影响新生缴交会费 6.在新生回条系服尺寸调查部分，建议注上系服材质为T恤。 7.建议： (1)前置作业务必在放榜前完成 (2)适当的人力分配，可2人分担此工作，且编辑和美编建议在同地一起编辑。 (3)在放暑假前，会长应先确定「非常时期」留守花莲的人力名单。 (二)直属分配、分区迎新 1.总召部分 新生名单太晚才收到，转学转系生名单不容易确认，直属分配无法全面接受，但须沟通解 决。直属名单、分区时间po板太晚，有学长姊反应未受通知，因此分区迎新参予度不高。 2.北区迎新 (1)分区迎新时间：2008.08.22 (2)分区迎新地点：士林skylark (3)大一学弟妹不知道北友会迎新跟系上迎新之差别，建议在迎新时「详细」解说。就场 地而言，食物很精致，环境很好，整体来讲非常不错，但价位偏高，大二直属自身费 用加上学弟妹的费用至少500元左右。 3.东区迎新 (1)分区迎新时间：2008.08.27 (2)分区迎新地点：东华大学校区、全记 (3)大体上东区迎新整体状况还ok，感谢当天参与的有志学长、众大二同学以及新生。唯 有要检讨的地方有三，一临时取消活动出席一造成机车调配上的问题。二务必准时集 合，才不会耽误导览校区的行程，系办的地方没时间带新生去看。三要简单而确实的 介绍师资、学程、系学会组织架构、年度活动及系队，如果事先没有扎实的做功课是 不容易完成的。 4.中区迎新 (1)分区迎新时间：2008.08.29 am11:30 (2)分区迎新地点：台中麻叶咖啡馆 (3)新生人不多很安静，又餐厅给的位子不连续，导致事先想好的活动带不太起来。下次 定位时应先跟餐厅沟通好位置。建议下次一开始就先带个破冰小活动（如：饼乾盒子） 让彼此认识认识。 5.桃竹苗区迎新 (1)分区迎新时间：2008.08.22. (2)分区迎新地点：中坜市区欧拉拉餐厅 --

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