會議記錄 時間:2008/09/06下午14:00~16:00 地點:系辦旁討論室 與會人員:宜萱、禎祥、冠宇、晟佑、榮盛、文賢、尹薰、靜宜 會議內容: 一、幹部介紹 (一)總務:家瑄 (二)系刊:尹薰 (三)網路:榮盛 (四)文書:巧茹 二、名片印製訪價 單面三盒一百元，再確認各幹部意願。 三、迎新行事曆 (一)新生入宿:9/14-915 (二)入學指導:9/15下午4點~6點、9/16 (三)迎新排球:9/18(四) (四)迎新躲避球:9/19(五) (五)新生體檢:9/20(六)上午 (六)迎新桌球:9/24(三) (七)迎新籃球:9/25(四) (八)迎新宿營:9/27(六)-9/28(日) (九)迎新壘球:10/5(日) 四、進度報告 (一)活動長 1.迎新晚會 晚會餐點方面，有問過一些店家，不過確定要訂的店家尚未確定，因此，尚未簽約，不過 近期內會完成。 2.迎新宿營 (1)泛舟方面： 有跟向上泛舟公司電話洽談過，確定和向上泛舟訂船，不過尚未付訂金和簽約，近期內會 完成簽約手續。關於雨備問題要想解決方案。 (2)住宿方面： 已經和住宿店家洽談過，且付過訂金，住宿環境也場勘過。 (3)太魯閣導覽解說方面： 有電話洽談過，預約時間是兩週前就可，加上所以各景點待的時間不一，且尚未確定，因 此，還未預約，不過近期內會完成。 (4)便當方面： 尚未與店家洽談過，會在近期內跟店家洽談，和完成簽約手續。 (5)烤肉方面： 有跟店家洽談過，不過由於細節尚未確定，因此，還未跟店家訂購食物，近期內會完成。 (6)遊覽車方面： 有跟許多店家洽談，最後確定要跟豐賓遊覽車公司簽約，目前持續有在電話保持聯絡，近 期內會完成簽約手續。要詢問遊覽車保單類型 (7)保險方面： 之前已經跟VA學姊洽談過了，等待確切人數之後，再跟學姊完成手續即可。 3.迎新茶會 餐點方面：有去學校外面的兩家麵包店訪價，跟店家也洽談過，只剩下最後的簽約動作而 已。 (二)體育長 1.史學盃 (1)初步交通方式 花蓮車站－﹥羅東車站(出站換乘遊覽車)－﹥走北宜高速公路－﹥高速公路南下至台中－ ﹥中投公路至暨南大學。 (2)住宿方式 A.埔里鎮僅有四間飯店單次可容納100人以上：鎮寶、阿波羅、山王、天一。經主辦單位 接洽後，飯店願意給予的優惠如下： 鎮寶接洽後的價錢：需連住兩晚，每人每晚400元，不含早餐。 阿波羅接洽後的價錢:需連住兩晚，一人一晚400元，不含早餐。 山王接洽後的價錢：需連住兩晚，一人一晚500元，不含早餐。 天一接洽後的價錢：需連住兩晚，一人一晚350元，不含早餐。 B.訂房注意事項 a.願意讓主辦單位承包住宿的學校，每人酌收50元服務費。最晚在9/23以前回覆訂房交由 暨南大學代辦與否。 b.9/26以前完成匯款，每間學校訂金6000元，逾時不候。尾款需在住宿前兩星期：11/28 前繳清，逾時則沒收訂金，視同放棄。 c.房間的安排由我們全權分配。 d.一旦確定就無法更改，否則沒收訂金。 e.依照各校匯款順序安排飯店。(飯店順序投票：鎮寶、阿波羅、山王、天一) (3)重要繳交資料日期 A.9月23日 代訂住宿飯店回覆截止日 B.9月26日 繳交代訂住宿飯店保證金(＄6000)截止日 C.10月10日繳交報名費(＄3000)和保證金(＄1500) 截止日 D.10月20日繳交球員經理等人員資料 2.迎新球賽 請詳見迎新活動行事曆 (三)秘書長 1.活動採訪冊 (1)目的： A.建立完整書面活動籌備資料 B.二來將幹部經驗由口頭傳授轉為有組織性的文字。 C.使往後的系學會團隊籌備活動時能順利執行。 (2)實施方式 由秘書長為採訪冊編輯負責人，各幹部在各組各股工作完成後，開始撰寫標準化流程、經 驗心得談，最後交由秘書建立電子檔，完成該活動之採訪冊。 (四)學術長 1.系隊、系學會意願單 (1)對象：大一新生 (2)目的：調查新生性向，以便日後系隊招收新生，及系學會吸收新血，以達系 學會組員組長制之成效性。 (3)初稿日期：2008/09/08 (4)定稿日期：2008/09/10 (5)執行：2008/09/15迎新晚會發予新生，於2008/09/17開學日煩請班代收回。 2.東方小城、PTT (1)2008/07/01宅恩改版進版畫面 (2)日後學術接任東方小城及PTT系學會版版主 五、新生入宿 (一)入宿日期:9/14-9/15 (二)工作分組 1.總巡邏:宜萱 2.巡邏組:嚴方(仰山)；榮盛(涵二) 3.志學組: 靜宜、沂臻 4.接待組: 靜芳、家瑄(仰山)；雨潔、一勤(涵二) 5.網路組：阿貴、丞億(仰山)；榮盛(涵二) 6.壯丁組：醇榆、啟煌、國倫、行健、博浩(仰山)；政賢、彥霖、律淳(涵二) 7.機動組: 晟佑、宇辰 六、期初大會 (一)年度預算會議1:9/30~10/3擇一日開 (二)年度預算會議2:10/6~10/9擇一日開 (三)班代表大會:10/15(三) (四)期初大會:10/22(三) 七、下次開會時間 (一)時間:9/12下午兩點 (二)地點:系辦旁的研究室 備註:請未交作業的幹部盡快完成並繳交作業 --

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