會議記錄(整理後版本) 壹 賽前準備 一 椰林盃時間 原本應該在三月中 之前曾經猶豫到底要不要辦 為了學習辦比賽的經驗 於一月決定要辦 但三月有東吳新生盃 以及之後一連串的活動 明年最好能早一些搶時間 (尤其是場地租借等) 最好交接時就能辦 幹部自己決定即可 不需要問學弟妹(缺乏經驗 不清楚狀況) 二 商借器材 (一) 每年都會要跟劍協借東西 除了清點還要記下來 還的時候才不會有問題 清點時要仔細 一盒裡未必什麼都有 壞了也要紀錄 (二) 活大借桌子必須在要用的當天借 無法預借 最好一大早就先登記 人來再去搬 要搬的時候才不會被先搶走 三 前置作業 (一) 決定日期後最好兩個月前寄報名表 寄給聯絡人 而不是社團 每年收到新的聯絡人資料要建檔 來年可使用 (二) 參賽資格必須清楚且堅持原則 沒有爭議最重要 (三) 學長姐要想辦法連絡到 務必告知訊息 (四) 大專體總申請經費方面 需要提早寄出公文 三個月前就可以開始作業了 (五) 這次忘了貼中線 engarde line 以及底線 下次要記得 另外 膠帶採買部分 以好撕的包裝用咖啡色膠帶為佳 (六) 財務保管要注意 貳 比賽現場 一 工作人員 (一) 工作人員太晚到 賽前教育不足 導致場上出現問題 (二) 一整天沒有輪班 最好先確定固定時段 以便輪班 確定了就一定要到 (三) 可於賽前發工作須知 (四) 社上要有工作人員的負責人 隨時顧各賽道情況 除掌控工作人員情形 也掌握各賽道賽況 以便預先叫下場比賽隊伍準備 或者催場等等 (五) 可發工作證給工作人員 (六) 最好有人專職掌控機器狀況 二 參賽隊伍 (一) 確定名單後 兩三天前再問一次各隊是否確定會出賽 當天也不要太早抽籤 確定有哪些隊伍棄權再公佈賽程 (二) 關於參賽名單按實際參賽人員不符 必須在報名表上註明不得頂替 領隊會議及裁判會議再講清楚一次 三 裁判及規則 (一) 這次臨時向海工借裁判 下次要早一點聯絡 (二) 確定裁判是否有能力判foil (三) 關於政大要求換裁判 這次剛好是自己人 如果是各校的裁判 甚至請來的裁判 會很尷尬 這方面要確定FIE的規定後 再做下次決定 (四) 一人同時是兩隊的裁判 重複報的情況必須避免 提早作業可避免疏失 四 雜項 (一) 獎狀及感謝狀 可以自由決定要不要印 這次想起來的太晚 下次如果要印要早 (二) 大會無法完全掌控場上情況 工作人員缺乏與大會間直接的聯絡方式 下次可以準備對講機 (三) 獎盃目前已有固定廠商 同時也有做布條 (有留名片) 參 賽後事務 一 器材歸還 (一) 搬運希望盡量有人能幫忙 (二) 裝箱上車要清點清楚 二 收支 收入 報名費 21500 支出 獎盃 2900 紅布條 100 醫藥箱更新 310 礦泉水 1224 搬家公司 8000 秩序冊及表格影印 906 裁判費 1500 電池 230 便當 8400 雜項 1350 慶功宴 6300 ——— (31220) ———— (9720) (一) $1000/隊 太少 最好先估花費再決定報名費 (二) 慶功宴部分 以後社費可能只補助部份 (三) 據說永豐高中有更便宜的搬運 明年可問問看 --- 會議記錄已經過歸納整理 非原會議紀錄順序 如有疏漏請見諒 --

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