壹、 時間：2011/5/20下午4:00開始 貳、 地點：焯炤館地下室015會議室 參、 出席人員：小綾（社長）、力取（總幹）、小璃（文書）、久熊（公關）、LuLu（ 總務）、R2（美宣）、貴妃 /海抓（社員）、/UMA /藍風 /魔神（社團學長）、AB （社 團學姊） 肆、 提案討論（討論內容）： 一、 社團評鑑檢討 （一）. 平時成績（占25%），由助教評分 1. 社辦整潔：平時就會 評分，希望大家能在平常就養成隨手收拾社辦的習慣。 2. 行政程序： （1）. 黃單如有晚送，企劃書如有晚送、長度不足、錯字或格式錯誤等情形都會導致扣 分。 （2）. 企劃書內容需包含活動名稱、活動宗旨、活動目的、主辦單位、活動時間、活動 地點、工作人員人數、預期參與新生人數、活動負責人、工作進度與工作分配、活動內容 、經費概算等。詳情請參考各活動、社課企劃書。 3. 場協： （1）. 有無參加場協。 （2）. 需要的場地有沒有事先預約。 （3）. 預約之後有沒有使用，若因故不需使用是否有辦理取消。 （4）. 最晚在預約時間前一週就需跑完黃單。 4. 核銷：核銷內容詳盡與否及是否有準時繳交。 5. 有無代表出席學校的重要集會。 （二）. 社團評鑑資料 1. 本數及分類沒有硬性規定，可視當屆情況自行調整。 2. 財物管理（總務股） （1）. 財物管理佔共通性分數（40%）的三分之一，極為重要，其中必須要有的資料有核 銷相關文件、社費餘額、帳簿及帳務的交接記錄、公開徵信（帳目明細表交由社員傳閱後 簽名的紀錄）、社產清冊（需檢附照片）、社產借閱記錄單（含詳細借閱規則、遺失賠償 辦法）等。 （2）. 今年的缺失是社產清冊未檢附照片，社產借閱規則未確實落實也未訂定相關遺失 賠償辦法，評審很在乎落實的程度。 3. 組織管理（綜合資料股） （1）. 一樣佔共通性分數（40%）的三分之一，其中包含章程、管理運作、年度計畫三大 部分。基本上詳細文件參照自評表所列的項目準備最不容易遺漏。 （2）. 章程：社團章程是每位評審必看必問的部分，十分重要，內容越詳細越好，因為 來評分的助教基本上對於組織章程的架構十分清楚，負責應答的人需詳熟其內容，如有修 改最好附上修訂時間及原條文以茲比較。社團介紹的部分雖然評審不會細看，但還是必須 要附。 （3）. 管理運作：需列出清楚的幹部組織樹狀圖，今年將標題改為社團組織架構圖沒加 上權限最高的「社員大會」是此次的缺失。另外今年新整理出來的幹部交接事項文件也是 評分的重點之一。 （4）. 年度計畫：今年沒有列社團的短中長程計畫，僅有行事曆做代表稍嫌薄弱，評審 也很看重這塊，即使評審所問的問題口頭答的出來他們還是會希望有書面資料。 4. 社團資料保存與資料管理（文書股） 一樣佔共通性分數（40%）的三分之一，主要是看成果評估表及相關照片、有無社團專屬 網站、會議記錄及簽到手稿，其中會議記錄的簽到手稿非常重要，請下屆幹部在開會時務 必要留簽到文件。 5. 活動績效（35%）（活動股） （1）. 社團活動：助教不會詳細看企劃書，但是會問你關於活動內容及從活動中獲得什 麼之類的，要想辦法說服助教我們的活動是有意義的。然後助教也很在乎問卷回饋，所以 可以作問卷當然最好，今年缺在沒有把問卷結果整理成統計圖表十分可惜。 （2）. 服務學習：學校很重視的一塊，光這項就佔了活動績效二分之一的分數，本社因 為有接泰山高中的社課，所以服務學習我們有「帶動中小學」這一項。 6. 其他（獨立於75%之外的加分項目），以下列今年的項目 （1）. 與校外組織合作的契約書：學校很在乎社團的發展是不是只侷限在校內，所以若 有與校外組織合作的證明可以加分。 （2）. 校慶刊物：因為學校也很在乎社團是否對學校有貢獻，所以每年會開放每個社團 可以提報一個特別企畫案，今年所報的校慶刊就為我們加分不少。 （三）. 其他注意事項 1. 社團評鑑當天面對評審的最大重點就是被問什麼問題都要能答的出來，這也是希望幹 部們盡量都能出席社團評鑑日的原因，由於有些細部問題也許只有負責人答的出來，所以 多一個人多一份保障，就算因故只能派少數代表，也要確保代表能回答相關問題。 2. 評審題問重點有三個方面，第一是共通性分數和活動績效這佔75%評鑑分數的內容，第 二是看有沒有其它的加分，第三就是一些評審臨時想到的也許評鑑資料裡沒有列的問題， 像是活動動機之類的，但第三部份佔的比率不高，主要還是看前兩部份。 3. 由於學校行事曆變動的機率很高，評鑑資料最好平時就開始作，以免到時候學校又臨 時提前評鑑日期才在手忙腳亂。 4. 由於本校為天主教學校，所以任何可能抵觸天主教精神的禁忌千萬不要犯。 5. 雖然理論上各股是由各負責幹部負責，但其實社團評鑑是有總召的，那就是文書和美 宣，文書負責統整所有的書面資料，美宣負責評鑑的攤位布置及設計海報和邀請卡。 二、 桌遊小賽檢討（此活動以後交由器材長負責） （一）. 遊戲選擇：當初選擇這款的理由是在於它簡單好上手，但有人反應覺得此款遊戲 太重運氣，且參賽人數一多更加重運氣成分，這是我們沒有注意到的地方。 （二）. 比賽內容 1. 賽制：原本的打算是預賽分三組各取二人進決賽，但由於參賽人數超出預期，所以調 整為三組各取三人進決賽。由於這款遊戲結束比賽的時間早，可考慮設計敗部復活賽留住 沒勝出的人。 2. 裁判：沒有事先安排好，導致現場才開始找的裁判不瞭解比賽流程。 3. 規則：公布的時間太慢，應於比賽前一兩週就該公布。 4. 漏洞：這次有旁觀者干預參賽者的問題，規則應定得更加嚴謹。 （三）. 宣傳：可再加強網路宣傳。 三、 成果展前會 （一）. 所需物品：桌布六條。欲展示物品：留言君、社刊（含歷屆）、校慶明信片等。 （二）. 海報、照片展示方式再議。 （三）. 可考慮宣傳桌遊。 （四）. 排班表 1. 班表要積極填，盡量排滿班表，幹部要主動幫忙，若在社辦遇到未填班表的社員可以 主動去問問看幫忙意願，在活動前一天要確認好明天有排的人都會來。 2. 多把這些經驗傳承給下一屆。 --

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