作者jillene (Dream Eater)
看板CareerLady
標題[閒聊] 分機表該怎麼背啊…
時間Sat Jun 11 17:10:34 2011
好不容易讓我找到了一個待遇還OK的總務工作，
是一間約200位員工左右的傳產公司，
但是…
我的第一個挑戰就是得在一個禮拜內，
把200位員工的名字、職稱、部門、分機號碼背熟，
主管說一個禮拜之後要考試…囧…
我想…大概有人認為這種工作跟業務開發、寫程式、生產線之類的工作比起來，
應該只是小Case吧…
但分機職稱表是完全字面性的東西，
用菜市場名打個比方（以下若有雷同請見諒），
同一個部門裡，職稱＆人名＆分機可能會有：
處長王大明106 主任張淑芬158 專員林俊宏243 副理陳怡君279
這這這…完全沒有規則可言吶…
我試過用座位表(依部門)來背，但是不太有用…
因為我背了後一個部門…就忘了前一個部門 Orz
而且會混亂到把原本在A部門的某甲，放到B部門去 XD
我覺得比學生時代背書還困難…
而我以前的工作就算要背東西，也都是背產業知識相關的資料，
嚴格說起來，那些東西消化過後都還算是有邏輯性的，
所以對我來說很容易背…
而現在帶我的前輩也只是跟我說：「你就自己想辦法硬背囉。」
（但她已經待了8年了，所以她是從只有幾十人的時候待到現在，
所以她就算要背人名＆分機，也是循序漸進的，不像我一口氣要背200人）
所以我背到在淚泣了…
難道就因為跨不過這個門檻，一週後就要被炒了嗎…>"<…
這樣我的怨念會很深很深哪～～～～～～
所以我想請教一下有經驗的朋友…
分機表到底該怎麼背才會背得比較快呢？
（請不要跟我說熟能生巧…
因為我第一天報到，主管就只找我去吃午餐，進餐時順便做人格分析，
就先說她是正確主義型的人，她表明她是個相當龜毛的人，
所以那一餐吃8定食，雖然不錯吃，但吃到我的胃好糾結 XD）
是否有人願意分享這方面的小撇步呢？？我會很非常感激的～～
（如果方法真的有用，我可以請你吃8定食或等價的一餐 XD）
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 124.8.4.221
1F：推 chouyihen:那些分機有沒有順序性？ 06/11 17:16
2F：推 peggyqoo:有分位子跟部門嗎？通常位子跟分機號碼會是差不多的規則 06/11 17:25
3F：→ peggyqoo:分機號碼可能會跟位子的排列有關 先去座位認人再跟分機號 06/11 17:25
4F：→ peggyqoo:碼結合 我個人覺得這樣會比叫好背吧?! 06/11 17:25
5F：→ jillene:應該說只有小部份有規則…大部分都是穿插來穿插去的 Orz 06/11 17:27
6F：推 peggyqoo:那真的要死背了！就盡力去背吧 不要放棄 說不定主管也只 06/11 17:30
7F：→ peggyqoo:想藉由此事測試你的工作態度吧^_^展現認真的一面吧！ 06/11 17:30
8F：推 OnlyforOnly:先記比較容易有外人找的分機...比方說業務部客服部 06/11 17:42
9F：→ OnlyforOnly:踩購之類..再來高層的分機幾乎都是特殊號碼 EX.10 06/11 17:43
10F：→ OnlyforOnly:或董事長888 總經理666的...其他就設在第二輪要背的 06/11 17:44
11F：→ jillene:我現在腦袋記住的也只有大頭們＆特助＆高階秘書的分機… 06/11 17:52
12F：→ jillene:看來我就真的只能不斷默寫硬背了... 06/11 17:52
13F：推 OnlyforOnly:(拍拍) 先分群眾...妳會好背很多..如果一星期後考試 06/11 17:55
14F：→ OnlyforOnly:至少要有把握把那些常會被用到/被找的分機背起來.... 06/11 17:56
15F：推 blockcat:以部門結構來背吧…先背經理之類的，把部門人員表印下來 06/11 17:57
16F：→ blockcat:貼在桌上，動不動就去看一下 06/11 17:57
17F：→ blockcat:因為你只是剛背，會緊張嘛，每天唸一個星期你也會煩的 06/11 17:59
18F：推 OnlyforOnly:上次看康熙專訪張惠妹 聽說阿妹一天內記完劇組50人 06/11 18:00
19F：→ OnlyforOnly:方式是利用空檔就多去找大家打招呼~還有筆記 06/11 18:01
20F：→ jillene:我也是利用發信時盡量記人…可是我大概太緊張,有些人看了 06/11 18:23
21F：→ jillene:也忘了....超窘... 06/11 18:24
22F：推 poison530:不能用電腦馬上查嗎...? 06/11 18:26
23F：→ jillene:我主管說：專業總機就是一聽到名字與狀況，馬上轉對分機或 06/11 18:33
24F：→ jillene:部門，20秒內要解決～所以不能花時間查～(泣) 06/11 18:33
25F：→ fissh:你主管沒說錯 這是專業總機該會的 06/11 18:37
26F：→ darthv:我會寫程式會管理但我不會背分機表 06/11 19:15
27F：→ darthv:啊你記憶力好嗎？不好怎麼趕去當總務?XD 06/11 19:16
我自己是覺得記憶力還可以啦 XD
畢竟我以前是當部門秘書的（部門大約二、三十人吧）
但是以前真的不需要死背這種沒有規則性的東西就是了…
以前我是比較擅長在用Office與Photoshop設法生出部門同仁要的東西～
28F：→ darthv:A型人？A型人主管擅長搞死自己 你不要怕 O型人主管才可怕 06/11 19:17
29F：推 jaries:不能打成分機表檔案嗎 為什麼要用背的... 06/11 19:25
30F：推 afoofa:我小舅子當兵的時候是站門口的，要背車牌＋官階＋長相 06/11 19:30
31F：→ afoofa:也是一上崗就不能出錯的，只能硬背啊 加油加油 06/11 19:31
32F：推 AQUAWATERS:我背書都會畫圖 每個部門從最大的畫樹狀圖下去 06/11 20:02
33F：→ AQUAWATERS:這樣會不會比較好? 06/11 20:03
34F：推 gy0178:這主管腦袋有洞,人名,分機不會變動的嗎? 06/11 20:19
35F：→ screenwriter:我也覺得這好怪，明明打成一張表貼在電話旁的牆就好 06/11 20:34
36F：→ screenwriter:而且總機最常轉接的應該有固定，有必要每人都背嗎 06/11 20:35
37F：→ gy0178:問題是她要怎麼考你?是她說姓名你答分機嗎? 06/11 20:52
38F：→ gy0178:電話都有保留鍵,趁按保留聽音樂的時間去查就好,花不到10秒 06/11 20:53
39F：→ gy0178:把它做成一個EXCEL表格,用CTRL-F查超快的 06/11 20:54
40F：推 hueekaur:我背東西都會先親手抄一次，可以加深腦海印象。 06/11 21:14
41F：→ hueekaur:最好在人名與分機後面新增一個部門欄位。 06/11 21:15
42F：→ hueekaur:抄完之後請朋友或家人幫自己抽考測試 06/11 21:15
目前我也覺得好像只能這樣背了(泣)
44F：→ blockcat:是我可能寫個小程式search，最簡單弄個ecxel表直接查 06/11 21:27
45F：→ sichi:趕快做好自己能用號碼手冊 看你覺得怎麼分類順 如果是我 06/11 23:45
46F：→ sichi:會注音順序和部門分類各一本 這樣不管打來的人怎麼說都好找 06/11 23:46
47F：→ sichi:面試的時候就說 因為對員工都還不熟 不容易記 所以準備 06/11 23:46
48F：→ sichi:手冊 同時也避免未來一時昏頭報錯或轉錯號碼 06/11 23:47
49F：推 screenwriter:樓上 原po已經應徵上啦 就是主管要她背 06/12 00:06
50F：→ sichi:寫錯 考試的時候 打太快了 不想為一個字再打一排的.... 06/12 00:11
51F：推 eellnn:邊抄寫時邊唸出聲音來~~每天重複再重覆此流程 then抽考! 06/12 00:13
52F：推 charxu3:配上照片呢? 圖像記憶法 06/12 00:20
我有問過HR這件事了…但因為HR不開權限給我，所以我看不到照片…
53F：推 abyepi:正常分機會依部門和職位高低區分,先記部門職位再背分機 06/12 00:46
54F：推 JeannieC:推G大 我們公司也是這樣 妳可以分部門鍵好excel檔 這樣妳 06/12 00:59
55F：→ JeannieC:需要的只是記好每個人的名字怎麼念跟怎麼寫 10秒內就可以 06/12 01:00
56F：→ JeannieC:找到 背不起來就要火人? 乾脆自己做不就好了 06/12 01:01
57F：→ vteva:新人期間利用excel/ctrl+f快速查尋,待久了之後公司認識的同 06/12 09:21
58F：→ vteva:人多了,也就很容易背的起來了!!且到後來,其實要找的分機也差 06/12 09:21
59F：→ vteva:不多都是那幾個人~且越高層也越不可能會讓你隨便轉接~ 06/12 09:22
60F：→ myislet:大家說的什麼excel查詢法...是很實用沒錯，但現在原po就是 06/12 13:14
61F：→ myislet:不能用吧？因為主管要考她啊........ 06/12 13:14
沒想到我這個問題可以引起大家的熱心回應～超感動的～
我禮拜五拿到EXCEL分機表，裡面包含人名、職稱、部門、分機，
原本一開始的做法就是把所有人的名字按照注音符號排列，
（這時真感謝EXCEL的排序功能）
但是我發現這樣會非常混亂，
所以我才改成把同部門的集結在一起，
然後我再按同部門內的分機由小到大排序，是稍微有比較好背一點了…
但目前還是背得頭昏腦脹的 XD
而我目前找名字的時候，除了用Ctrl+F查之外，還會用篩選的方式，
例：萬一來電者要找王先生，在標題欄用自訂篩選條件"包含"=王，
就至少可以馬上看出哪些姓王的員工～
不過我也大概只有一個禮拜時間可以這樣做，
五天後主管就會抽問，方式可能是主管講個名字，要我馬上講出他的分機＆部門…
不過看來分機表這種東西似乎就是要靠死記才行，
我會盡量把我的大腦訓練到可以把分機表背得滾瓜爛熟的 XDD
※ 編輯: jillene 來自: 124.8.9.233 (06/12 13:39)
62F：→ JashiaN:幹嘛背? 作張座位表+分機號碼 放在自己的桌面上就好 06/12 15:54
63F：→ sichi:樓上 大家都覺得沒必要硬背 但他主管就是要考 你能怎樣 06/12 17:08
64F：→ sichi:200人的公司 座位表這麼簡單做嗎? 那幾千幾萬的你要怎麼辦 06/12 17:08
65F：→ darthv:我覺得從記憶法著手吧。股票營業員也是要背上市櫃代號 06/12 17:28
66F：→ darthv:我不覺得公司主管要求過份，你沒看過很多總機做久擺老， 06/12 17:29
67F：→ darthv:轉個電話慢吞吞的樣子 06/12 17:29
68F：推 gy0178:你不怕她下次又出別的難題給你? 06/13 00:06
69F：→ Melodylily:跟你分享一下高中被英文單字的方法好了 06/13 01:20
70F：→ Melodylily:去書局買背單字的那種空白小卡 然後分部門背 06/13 01:21
71F：→ Melodylily:正面寫名字 背面寫職稱.分機 然後一天不要貪多背30個 06/13 01:22
72F：→ Melodylily:每天把30個都被盜滾瓜爛熟 建議用諧音或聯想數字 06/13 01:23
73F：→ Melodylily:可以買個小塑膠扣環扣一起 放在口袋想到就拿出來背 06/13 01:24
74F：→ Melodylily:ex上廁所.等公車.等上班....等零碎時間加起來就很驚人 06/13 01:25
75F：→ Melodylily:高中時排唸書時間從沒排過背英文單字 都是這樣背的 06/13 01:26
76F：→ Melodylily:大學聯考英文比同班考英文系還高~~~善用零碎時間! 06/13 01:27
77F：推 zobasn:狠誇張耶叫人這樣背.不是刁難就是公司制度怪.旁邊有個名單 06/13 02:48
78F：→ zobasn:看就好呀.看久了自然就熟了.. 06/13 02:48
79F：推 fish0612:以前我們公司分機有七碼...雖然公司查找系統很方便，但是 06/13 20:18
80F：→ fish0612:每天平均打個150通電話下來，自然就背熟...不過這也是常 06/13 20:19
81F：→ fish0612:常打得狀況才背熟，像現在很少打內線，就算只有10個人也 06/13 20:19
82F：→ fish0612:記不住 06/13 20:19
83F：推 winnie2002:用EXCEL做考題(套公式確認對錯),認真背過一次後,就做一 06/14 01:02
84F：→ winnie2002:輪考題,重背錯的,再考錯的題目,對完後,再重背錯的,再考 06/14 01:04
85F：→ winnie2002:剩下錯的,一直重覆!隔天再比照辦理!重點是不要一直背而 06/14 01:05
86F：→ winnie2002:不做題目!(這是我用一星期背過其他東西的經驗) 06/14 01:06
87F：推 ayaneyuri:我以前的背法,是用每位員工負責的職務跟特點去記,有人日 06/14 20:28
88F：→ ayaneyuri:文很好,接到日本客戶問維修轉給他,某部門秘書很刁但很辣 06/14 20:28
89F：→ ayaneyuri:遇到有人來店找她主管就通通轉給她,也順便記了兩個人 06/14 20:29
90F：推 dakook:先背常用,了解什麼狀況要轉啥部門,主要轉誰次要轉誰, 06/14 22:47
91F：→ dakook:部門內的大頭小主管也背一下,循序漸進. 其實就是常摸就熟 06/14 22:48
92F：→ dakook:像我這幾天受訓一直在背公司商品,也是一大堆數字啊@@ 06/14 22:49
93F：推 itachi0609:我們每個禮拜都在改分機表 最快記憶方式就是一直打吧 06/15 00:18
94F：推 AHepburn:錄起來用聽的? 據說用聽的可以記得比較快。@_@ 06/16 14:59
95F：推 icareyou:坊間有一種暗記尺 可以試試看? 另外我覺得圖像記憶法 06/17 00:12
96F：→ icareyou:真的比較有用 也可以變化成顏色區分法 硬幫它們分區背 06/17 00:12
97F：→ darthv:我要背規格，現在專案進度，隨時讓高管抽問，就是工作嘛 06/17 00:15
98F：→ darthv:真好奇那些為何為何要背的，平常是用什麼心態面對工作? 06/17 00:15
99F：噓 lingh:我要噓那個變態主管~白痴啊~印一張出來看不就得了!!整人啊? 06/17 22:50