※ 引述《mibomom (***)》之銘言： : 狀況1: : 不知道在收到主管mail來的信件後, : 大家的sop處理流程是如何呢? : 原本我都是會在收到信件後第一時間回覆mail表示我有看到後, : 再繼續進行後續動作. : 不過久了有點擔心這樣的回覆信件是否不是那麼必要. : (因為內容都只是簡單的: 是, 我會盡快處理 之類的) : 怕會增加主管的負擔 (主管mail一天都是好幾百封) : 所以不知道若是等事情都處理完成後, : 再一併將結果回覆給主管也是可以的嗎? : 因為目前有點不太清楚當主管給了一個order下去後, : 都預期多久會收到回音? : 是要求馬上 或是當天內有做處理即可? 這種「是，我收到了」信件太多還滿煩人的，你可以先衡量要處理多久： 1.五分鐘十分鐘可以解決的，那就處理掉再回覆結果。 2.現在在忙打算晚點處理的，可以回覆幾點前向主管報告後續進度。 總之一定要回覆，但內容儘量要具體一些。 : 狀況2: : 在某些情形下, : 我也會有著不知該不該回覆mail的困擾. : 例如: 主管要求我請某某機構寄送發票來, : 若是我第一時間已回覆信件表示我會盡快處理, : 那麼等到收到發票後, : 還需要另外再回覆一封信告知主管已收到發票嗎? 前一封都有說會處理了，我自己的習慣是收到後會口頭告知， 或者真的要顯示你很負責的話，我下班前會把今天主管交代的所有事項彙整成一封信， 報告進度，不管是做完或沒做完(例如發票已收到或將於何時送到)。 但是有些主管看信也不會很仔細，強烈建議要口頭報告。 : 狀況3: : 當主管order我做一件事, : 但事情的回覆使用mail解釋會很花費時間時, : 我是可以直接要求與老闆口頭討論, : 還是一樣必須先回覆mail解釋清楚比較洽當呢? 看你離老闆位置多近，我是能講清楚就會先用講的，節省時間而且是雙向溝通減少誤解。 若座位很近，我會過去請示主管現在有沒有空，是否方便讓我講解某某事項， 若沒空那我何時方便向主管報告？ 若座位很遠就撥分機過去現在方不方便，說詞一樣。 同理可證，一些要請示要回報的東西稍微累積一下一次講，不要搞的很瑣碎~ : 狀況4: : 當別部門的同事打來要求我與主管就某件事作確認時, : 我是應該直接至主管座位旁詢問主管, : 還是應該發mail詢問比較好呢? 你可以口頭向主管詢問，但最後回覆給其他部門同事的時候， 要用信件而且c.c.你的主管。 其實秘書和主管的關係應該是要非常密切的，理論上會很熟， 你可能剛開始比較害怕，所以很多事情綁手綁腳。 什麼事情都要用mail問，那公司幹麻裝分機呢？何況你是秘書耶~ 很多秘書是要幫主管過濾電話、安排行程甚至處理比較personal的事務， 多跟你主管溝通不會有問題，但要抓清楚效率、負責任主動回報， 與瑣碎、沒能力決定事情的分界。 --

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