※ 引述《mibomom (***)》之铭言： : 状况1: : 不知道在收到主管mail来的信件後, : 大家的sop处理流程是如何呢? : 原本我都是会在收到信件後第一时间回覆mail表示我有看到後, : 再继续进行後续动作. : 不过久了有点担心这样的回覆信件是否不是那麽必要. : (因为内容都只是简单的: 是, 我会尽快处理 之类的) : 怕会增加主管的负担 (主管mail一天都是好几百封) : 所以不知道若是等事情都处理完成後, : 再一并将结果回覆给主管也是可以的吗? : 因为目前有点不太清楚当主管给了一个order下去後, : 都预期多久会收到回音? : 是要求马上 或是当天内有做处理即可? 这种「是，我收到了」信件太多还满烦人的，你可以先衡量要处理多久： 1.五分钟十分钟可以解决的，那就处理掉再回覆结果。 2.现在在忙打算晚点处理的，可以回覆几点前向主管报告後续进度。 总之一定要回覆，但内容尽量要具体一些。 : 状况2: : 在某些情形下, : 我也会有着不知该不该回覆mail的困扰. : 例如: 主管要求我请某某机构寄送发票来, : 若是我第一时间已回覆信件表示我会尽快处理, : 那麽等到收到发票後, : 还需要另外再回覆一封信告知主管已收到发票吗? 前一封都有说会处理了，我自己的习惯是收到後会口头告知， 或者真的要显示你很负责的话，我下班前会把今天主管交代的所有事项汇整成一封信， 报告进度，不管是做完或没做完(例如发票已收到或将於何时送到)。 但是有些主管看信也不会很仔细，强烈建议要口头报告。 : 状况3: : 当主管order我做一件事, : 但事情的回覆使用mail解释会很花费时间时, : 我是可以直接要求与老板口头讨论, : 还是一样必须先回覆mail解释清楚比较洽当呢? 看你离老板位置多近，我是能讲清楚就会先用讲的，节省时间而且是双向沟通减少误解。 若座位很近，我会过去请示主管现在有没有空，是否方便让我讲解某某事项， 若没空那我何时方便向主管报告？ 若座位很远就拨分机过去现在方不方便，说词一样。 同理可证，一些要请示要回报的东西稍微累积一下一次讲，不要搞的很琐碎~ : 状况4: : 当别部门的同事打来要求我与主管就某件事作确认时, : 我是应该直接至主管座位旁询问主管, : 还是应该发mail询问比较好呢? 你可以口头向主管询问，但最後回覆给其他部门同事的时候， 要用信件而且c.c.你的主管。 其实秘书和主管的关系应该是要非常密切的，理论上会很熟， 你可能刚开始比较害怕，所以很多事情绑手绑脚。 什麽事情都要用mail问，那公司干麻装分机呢？何况你是秘书耶~ 很多秘书是要帮主管过滤电话、安排行程甚至处理比较personal的事务， 多跟你主管沟通不会有问题，但要抓清楚效率、负责任主动回报， 与琐碎、没能力决定事情的分界。 --

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