浙江大學文琴藝術表演團參訪接待 檢討會議 時間：94.11.19 17:00~19：40 地點：校門口肯德基 與會人員：帝安、毓庭、卉庭、天柔、錦豪、莉媛、華元 俊錠、映龍學長、營鴻學長、宸緯 紀錄：現場-毓庭、莉媛 事後整理-宸緯 會議內容； 1.發工讀金 2.檢討 活動流程 a.活動事前籌畫 總招 *10/8號帝安承接活動總招一職，到活動當天有一個月，時間足夠(帝安) *和課活組和市校的街洽親自跑了很多趟，其中可以用打電話的方式取代(帝安) *一開始利用午聚開會，出席人員太少(帝安) *報名沒有建立單一窗口，又超過人數(帝安) *人手充足，但是沒有分工，使得總招太累，其他的同學也沒有參與感， 無法掌握情況，可以多在p板上公佈工作近況，也可以讓路人了解社團(天柔) *ptt社版可以輕鬆一些，除了公佈事項也可以聯絡感情，讓對社團有興趣的人看(帝安 *為了怕公佈事項的管道被模糊，可以再開一個版給服務三的人看(映龍學長) *活動的人手可以聯絡之前在社團聯展有留資料的人，將活動結合招生， 讓有興趣的人可以多認識我們(宸緯) *活動的分工要趁聚會時講清楚(毓庭) *大型的活動可以定立幹部架和工作內容，像是一個營隊一樣 　 *由於是巡迴表演的最後一個接待學校，可以跟之前的接待學校聯繫 　　詢問相關的注意事項，也進一步了解浙大 　 *要主動直接跟來訪單位的人聯繫，確認相關細節需求， 　　不要中間透過課活組而有遺漏的地方，因為發生課活組應負責但不確定的紛爭 *來訪人員會有買紀念品的需求，可事先跟校內單位協商交易方式，以免紛爭 　　(美金or台幣or刷卡，折扣？) 　　 宣傳 *第一波宣傳針對北大、政大、台大，網宣部分動用很多人手， 但是第二波宣傳針對台大，但時間太趕，成效不彰，寫完的版書沒人看到(卉庭) *可以運用學校的信箱公告(營鴻學長) *宣傳可以擴及一般民眾，利用平面媒體，也可以針對表演性質相關的團體， 　　如各級機關國樂團等(宸緯) *海報的製作延遲，設計不夠搶眼，美宣人才的不足 　　 b.碰面 　 *接錯人事件，錯認山東大學同學 　 *進會議室後，沒有分配好工作，大家太害羞，顯得手足無措 　 *導覽時浙大的同學行進太慢，忙著照相，安排時要預留延遲的時間， 　　要有同學在後面趕人 *發生到了總圖卻沒有人接待的窘境，晚上才接到對方等不到人的電話， 　　課活組的安排出錯，之後要再派人跟總圖確認合作方式 　 c.午餐 　 *忘記有"旅行社"居中，使得浙大團長和我們都不知道用餐的方式 　　之後可以直接找此次的參訪團是跟哪個旅行社接洽 　 d.彩排 　 *要確認同學的工作，而不要閒置人力，浙大同學彩排的同時， 　　我們可以做一些其他準備，有人負責協助音燈控，有人負責場務， 　　有人要去做晚上表演、歡送的準備，表演接待的場佈。　　　 　 *要事先場勘，接待同學都要對表演場地熟悉 　 *有音樂團的表演會需要椅子 　 *水的提供要事先準備 　 *視小設備雖然是校內最好，但是無法滿足浙大表演需求 　　視小沒有專業音燈控人員協助，和中山、成大不同 e.晚餐 　 *之前行前導覽有告知導覽員自行負責，只是大家都沒什麼吃 　 *浙大的同學遊旅行社訂便當，在馬路旁吃，有些不忍，有的人排演晚了還找不到吃的 f.正式表演 *要有同學留守，接待、場務，不能大家都看表演 g.結束 　 *要有人留下來清點借用器材，不要都忙照相聯誼 　 *由於旅行社的時間安排，浙大同學旋風式離開，十分可惜 h.事後 　 *希望可以整理活動化的相關文字資料，網宣、海報電子檔，相片，錄影 　　燒在光碟，作為社團檔案，供之後的同學參考 　 *希望跟浙大的同學聯絡，互留詳細的同學聯絡清單 　 ****** 社團的發展走向?? 純導覽or整體接待　待社員大會討論　!!! ------------------------------------------------------------ 大家還想到什麼可以隨時補充喔 ------------------------------------ 後記：十個人吃兩份全家餐是不夠的　嗚嗚　好餓喔　相信大家也吃不飽吧 　　　辛苦大家了　而且忘了映龍學長吃素　真糟糕 -- --

※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 61.64.173.198 ※ 編輯: Xplanet 來自: 61.64.173.198 (11/20 00:30)