[景美女中校友管樂團行政會議] 時間：2003年9月14日(日) 18:30-20:30 地點：公館七里亭、麥當勞 出席人員：王姿媜 田乃潔 江宛芷 林蕙雯 林佳諭 吳宜臻 莊琬婷 列席人員：李偉甄 徐慧如 會議主席：王姿媜 會議記錄：田乃潔 會議內容：Ⅰ、暑訓費用決算 Ⅱ、暑訓結餘提案 Ⅲ、暑訓暨演出檢討會 Ⅳ、團員大會相關事宜 Ⅴ、下任團長選舉辦法 Ⅵ、CD/VCD發行相關討論 Ⅶ、立案相關問題討論 Ⅷ、其他 Ⅰ、暑訓費用決算 [支出部份] 預計支出 實際支出 總召 指揮演出費 $ 3,000 $ 3,000 $3000× 1場 陳仁智老師 彩排費 $ 3,000 $ 1,500 $1500× 1hrs 陳仁智老師 團練指導費 $ 40,500 $ 40,500 $1500×27hrs 陳仁智老師 大分部指導費 $ 9,000 $ 9,000 $1500× 6hrs 王 戰老師 銅管分部課 $ 0 $ 3,000 $1000× 3hrs 林昀宏老師 老師停車費 $ 0 $ 1,185 二活停車場費用 小計 $ 54,000 $ 58,185 新增支出為 銅管分部課 $3,000 經由8/28首席會議暨行政會議通過此筆預算。 美宣 宣傳DM $ 70 $ 0 節目單 $ 1,500 $ 1,610 $7×230本 報名表影印 $ 49 $ 0 團員資料表影印 $ 49 $ 75 100 張for節目單內夾頁 相片沖洗 $ 500 尚未沖洗 雜支 $ 300 $ 0 DV、MD帶 $ 300 $ 548 MD$49×2、DV$150×3 場佈 $ 0 $ 500 小計 $ 2,768 $ 2,185 譜務 印譜 $ 4,000 $ 3,273 小計 $ 4,000 $ 3,273 場器 表演場地費 $ 13,000 $ 6,500 演出時段一單位 表演燈光費 $ 2,000 $ 1,000 演出單位一單位 青管場地 $ 9,000 $ 2,100 後改至華江高中 場地費500×3晚 燈光費200×3晚 樂器車 $ 4,000 $ 5,700 大車+小車 租打擊樂器 $ 0 $ 1,000 小計 $ 28,000 $ 17,300 總務 收據本 $ 20 $ 74 花束 $ 0 $ 700 指揮 & 獨奏者 飲料便當費 $ 0 $ 194 $18×3+$70×2 音樂會指揮及攝影爸爸 小計 $ 20 $ 968 公關 邀請函 $ 100 $ 50 企劃書 $ 100 $ 62 郵寄費 $ 50 $ 0 小計 $ 250 $ 112 總計 $ 89,038 $ 82,023 [收入部分] 預計收入 實際收入 團費 $ 90,000 $ 88,000 $2000×44人 贊助 $ 0 $ 21,600 節目單收入 $ 0 $ 1,325 總計 $ 90,000 $110,925 [結 餘] $ 962 $ 28,902 Ⅱ、暑訓結餘提案 共 識：將此次贊助全額($21,600)留下為校友團資產 團員自費部分2000元餘額處理 方案一：慶功宴補助定額 $100元/人 方案二：團員自費餘額全數補助慶功宴 ($7,302元) 投 票：方案一vs方案二＝ 0：6 過半數通過 結 論：$28,902－$21,600＝$7,302 為補助慶功宴之款項。 Ⅲ、暑訓暨演出檢討會 [總召] 1、召開會議上有所缺失，此次團隊中未設文書一職 亦沒有注意會議記錄，開會多半沒有po上開會紀錄 會導致許多麻煩，需改進。 2、會議流程未掌控好，導致雜亂 各股對自己工作及團務會有搞不清楚的狀況 建議：須再開會前定出每次開會重點內容 每次開會紀錄務必詳盡。 3、職責劃分未善盡，應經會議協調確定各股職責劃分 [譜務] 1、人數無法及早確定造成譜務執行上的困難 團員缺譜情形雜亂容易讓譜務為難 應在集訓前確定好譜的情形 建議：需更早確定好各部人數 另外應在團練開始以後訂出deadline 讓大家檢查缺譜情形，一次登記完畢讓譜務補印譜 2、因各聲部確定人的時間太晚 這次有沒來吹團把譜拿走的情況，以後需要注意這一點 若確定沒有要幫忙要記得把譜拿回來 3、學生指揮召開首席會議應儘早和老師確定演出曲目 以便後續行政程序進行 4、此次原譜多由學生指揮負責尋找及接洽，造成學生指揮 工作量負擔甚大，原譜取得應由譜務接洽尋找 學生指揮應擔任輔助的角色。 5、需製作本團藏譜章 → 連同 樂團章、樂團正式章、藏譜章一同製作 現任總召王姿媜負責。 6、製作藏譜紀錄表，須再每份譜第一面擺上 此份譜各聲部藏譜情形、分部情況 7、藏譜章蓋好才可外借，需建立借譜制度 以交換譜為條件前提。新任團長未選出之前 除了和譜務商討借譜事宜亦應上報總召 總召須同意方得借出。 [活動] 1、職責劃分模糊 2、音樂會策劃執行應由活動與舞台總監負責一同策劃 舞台總監還是需要非演出人員擔任，音樂會當天場控 則完全由舞台總監總責所在 3、活動須善盡行政團隊與非演出人員之間溝通協調 演出前活動及舞台總監須對行政團隊做企劃說明 由於舞台總監非演出人員亦非行政團隊 溝通上的問題需要加強，建議需更早就和舞台總監做接洽 及溝通開會。 4、舞台總監應由活動提名選出，經行政會議通過後方得任命 5、音樂會部分： A、彩排前椅子譜架不應由各部首席上去排及清點： 這段時間是演出人員熱嘴的時間，不應該還要動用 所有首席上去排，策劃人員應安排工作人員去搬不夠 的椅子譜架而並且應讓所有工作人員知道到哪裡去搬運， 不應該還讓演出人員忙的到處問椅子譜架到底要去哪裏拿 活動及舞台總監須在演出前確定各聲部人數， 及了解聲部位置排法，由工作人員執行 而非演出人員。 有聲部組長或首席提出疑問及抱怨反應故提出。 既然有工作人員應由工作人員幫忙 B、整場音樂會工作人員調度十分雜亂，常看到 演出人員忙進忙出，一頭雜亂，大家不曉得要問誰 也不知道到底有誰可以幫忙 建議：以後要讓團員知道舞台總監是誰 並了解工作人員工作情形 舞台總監演出前應向團員說明流程及工作分配 C、最後清場的動作不知道有沒有分配工作人員 原行政會議已決議由場務做最後清場確認的動作 與舞台總監認知不同，而有所困擾 希望以後行政團隊和舞台總監的相互溝通需要更徹底 認知上不同會造成不少麻煩。 最後清場檢垃圾是學生指揮、舞台總監、總召最後清 場離開但沒有看到工作人員幫忙， 演出人員最後收拾自己東西已經十分雜亂， 卻沒有足夠的其他人力幫忙清場，導致最後收拾時間 沒有掌控的很好，希望以後能夠注意。 D、這次音樂會有人私人物品失竊或是不見 應再演出前再次 提醒所有演出人員應注意自身貴重物品，視情況 如有工作人員可以幫忙顧會是比較好的情況 E、以後開音樂會的時段，希望要安排彩排的時段 這次安排的時間過倉卒，所以有許多工作執行起來 都有其困難，也讓大家很緊張。 若安排下午及晚上時段，中間休息能夠比較長 也能讓大家吃飽在上場會比較良好。 F、決議及執行常有落差，所有參與人員 行政團隊各部分都應該要有良好的溝通， 整個暑訓及音樂會部分策劃及執行都 有很大的溝通不良問題，應尋求解決之道。 [公關] 1、企劃書太晚做好，導致送發贊助廠商來不及做簽呈 而錯失幾家公司經費贊助的機會， 以後須盡快將企劃書送出會比較好 功學社山葉股份有限公司表明這次企劃書太晚送到 時間來不及做簽呈，如果以後有音樂會需 給他們較多時間執行相關程序。 2、寄送感謝函及節目單予贊助單位。 [總務] 1、須提醒大家報帳要有收據，因為有人真的不知道 要有收據 2、收取團費狀況良好，團員皆十分配合 但是還是希望在集訓前就能將費用收齊 團員名單應儘早確定 3、應要訂做校友團專屬收據，因市面上較難 買到校友團發正式收據的需求格式 須送發正式收據予校方，日後也有需求使用 須有正式格式才能給贊助單位有實質發揮效果 → 通過，由總召及總務負責 4、老師指導費應儘早給老師，詢問老師要怎麼樣的方式 交予款項。 [場務] 1、舞台總監工作劃分問題，音樂會當天有許多人還是會 去詢問場務該怎麼辦怎麼辦之類，應讓團員知道 有問題找舞台總監或工作人員，不然場務會忙不過來 當天幹部就是做好演出人員的工作 由舞台總監做全責場控的工作 2、學生指揮建議增設場器一職 因本團情況特殊，有許多人是沒有樂器的情況 這次由學生指揮擔大樑所有擔下十分辛苦 應有場器一職負責所有樂器借還的問題 會比較洽當。學生指揮應擔任輔助協助的位置。 [音樂部分] 1、此次集訓組練出席狀況相當不好 各聲部首席對自己的組員太過客氣，要求度還不夠高 團員應不要顧忌學姊學妹關係 既然我們是校友團，大家都是團員，能力強的當首席 就須負起整組音樂上的監督責任，對於出席狀況 首席也應該負起責任及監督，此次有點太過散漫 組練情況不好，對於一早來幫忙開門的幹部 十分不公平。希望以後對於組練出席要求度能夠更高 2、最後三天排了滿滿三個白天組練及大分部 卻不見其實質效益，首席應負起責任做好監督 更應該要提振組上士氣確實帶領組上 拿出組練的實質效益，大分部指導部分應該更早 確定由誰帶，並安排好練習情況，學生指揮應 更嚴格監督各聲部首席帶組練的情況並適時給予建議 3、團練的時候太吵了 4、學生指揮再此次集訓中做的雜事過多，應將責任外放 應在全團音樂上的監督要求為重。 5、練習氣氛需改進，進度掌控不佳 Ⅳ、團員大會相關事宜 [時間] 2003年 9月 27日 (六) 晚間 17:30 [地點] 總務及場務須再禮拜三前回覆決定適當地點 再行公佈及聯絡組員 [會議流程] 1、公佈團長候選名單、政見發表 隨後陸續投票及時間考慮 團員大會暨慶功宴最後再行開票。 2、審決算表 3、報告檢討情況(各幹部) 心得建議提出 團員時間 4、吃飯慶功 5、開票，宣布下任團長 Ⅴ、下任團長選舉辦法 採自由登記候選人，可於團員大會9/27之前 於本版提出登記，亦或向總召登記皆可 各管道皆適用，只要是景美校友都有權利選舉團長 不限於本次音樂會之團員， 未參予之校友亦可出來選舉團長一職 本團採內閣制，行政團隊由團長自行任命之。 若無任何人登記參選， 本屆兩枚活動幹部需為候選名單之列。 工作分配 →製作選票 蓋團章(總召&總務) 投票箱 (木梨負責) 麥克風 (琬婷) 唱 票 王姿媜 亮 票 江宛芷 紀 錄 田乃潔 Ⅵ、CD/VCD發行相關討論 1、原則上團員大會時發，團員皆有一份 無法確定時效性，盡量以9/27之前完成，若否 則交給各組組長自行處理。 2、非本屆團員預購 CD/VCD 酌收 $ 20 (不含郵資) 購買方式網路登記 後再行研討交貨方式 一切好商量 Ⅶ、立案相關問題討論 立案由現任總召及下任團長一起進行 團址部分須找時間回景美女中和校方商量 待新任團長選出後另約時間 回學校處理相關事情 1、送發感謝函及收據 2、團址問題 3、校方是否能再圖書館闢一個校友團的櫃子 可供本團藏譜及文件擺放所需商討 4、新任團長回校方打招呼。 Ⅷ、其他 [提案] 製作通訊錄給團員 投票→ 通過 總召負責完成整理，團員大會當天發予團員。 20:30 散會 --

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