[景美女中校友管乐团行政会议] 时间：2003年9月14日(日) 18:30-20:30 地点：公馆七里亭、麦当劳 出席人员：王姿媜 田乃洁 江宛芷 林蕙雯 林佳谕 吴宜臻 庄琬婷 列席人员：李伟甄 徐慧如 会议主席：王姿媜 会议记录：田乃洁 会议内容：Ⅰ、暑训费用决算 Ⅱ、暑训结余提案 Ⅲ、暑训暨演出检讨会 Ⅳ、团员大会相关事宜 Ⅴ、下任团长选举办法 Ⅵ、CD/VCD发行相关讨论 Ⅶ、立案相关问题讨论 Ⅷ、其他 Ⅰ、暑训费用决算 [支出部份] 预计支出 实际支出 总召 指挥演出费 $ 3,000 $ 3,000 $3000× 1场 陈仁智老师 彩排费 $ 3,000 $ 1,500 $1500× 1hrs 陈仁智老师 团练指导费 $ 40,500 $ 40,500 $1500×27hrs 陈仁智老师 大分部指导费 $ 9,000 $ 9,000 $1500× 6hrs 王 战老师 铜管分部课 $ 0 $ 3,000 $1000× 3hrs 林昀宏老师 老师停车费 $ 0 $ 1,185 二活停车场费用 小计 $ 54,000 $ 58,185 新增支出为 铜管分部课 $3,000 经由8/28首席会议暨行政会议通过此笔预算。 美宣 宣传DM $ 70 $ 0 节目单 $ 1,500 $ 1,610 $7×230本 报名表影印 $ 49 $ 0 团员资料表影印 $ 49 $ 75 100 张for节目单内夹页 相片冲洗 $ 500 尚未冲洗 杂支 $ 300 $ 0 DV、MD带 $ 300 $ 548 MD$49×2、DV$150×3 场布 $ 0 $ 500 小计 $ 2,768 $ 2,185 谱务 印谱 $ 4,000 $ 3,273 小计 $ 4,000 $ 3,273 场器 表演场地费 $ 13,000 $ 6,500 演出时段一单位 表演灯光费 $ 2,000 $ 1,000 演出单位一单位 青管场地 $ 9,000 $ 2,100 後改至华江高中 场地费500×3晚 灯光费200×3晚 乐器车 $ 4,000 $ 5,700 大车+小车 租打击乐器 $ 0 $ 1,000 小计 $ 28,000 $ 17,300 总务 收据本 $ 20 $ 74 花束 $ 0 $ 700 指挥 & 独奏者 饮料便当费 $ 0 $ 194 $18×3+$70×2 音乐会指挥及摄影爸爸 小计 $ 20 $ 968 公关 邀请函 $ 100 $ 50 企划书 $ 100 $ 62 邮寄费 $ 50 $ 0 小计 $ 250 $ 112 总计 $ 89,038 $ 82,023 [收入部分] 预计收入 实际收入 团费 $ 90,000 $ 88,000 $2000×44人 赞助 $ 0 $ 21,600 节目单收入 $ 0 $ 1,325 总计 $ 90,000 $110,925 [结 余] $ 962 $ 28,902 Ⅱ、暑训结余提案 共 识：将此次赞助全额($21,600)留下为校友团资产 团员自费部分2000元余额处理 方案一：庆功宴补助定额 $100元/人 方案二：团员自费余额全数补助庆功宴 ($7,302元) 投 票：方案一vs方案二＝ 0：6 过半数通过 结 论：$28,902－$21,600＝$7,302 为补助庆功宴之款项。 Ⅲ、暑训暨演出检讨会 [总召] 1、召开会议上有所缺失，此次团队中未设文书一职 亦没有注意会议记录，开会多半没有po上开会纪录 会导致许多麻烦，需改进。 2、会议流程未掌控好，导致杂乱 各股对自己工作及团务会有搞不清楚的状况 建议：须再开会前定出每次开会重点内容 每次开会纪录务必详尽。 3、职责划分未善尽，应经会议协调确定各股职责划分 [谱务] 1、人数无法及早确定造成谱务执行上的困难 团员缺谱情形杂乱容易让谱务为难 应在集训前确定好谱的情形 建议：需更早确定好各部人数 另外应在团练开始以後订出deadline 让大家检查缺谱情形，一次登记完毕让谱务补印谱 2、因各声部确定人的时间太晚 这次有没来吹团把谱拿走的情况，以後需要注意这一点 若确定没有要帮忙要记得把谱拿回来 3、学生指挥召开首席会议应尽早和老师确定演出曲目 以便後续行政程序进行 4、此次原谱多由学生指挥负责寻找及接洽，造成学生指挥 工作量负担甚大，原谱取得应由谱务接洽寻找 学生指挥应担任辅助的角色。 5、需制作本团藏谱章 → 连同 乐团章、乐团正式章、藏谱章一同制作 现任总召王姿媜负责。 6、制作藏谱纪录表，须再每份谱第一面摆上 此份谱各声部藏谱情形、分部情况 7、藏谱章盖好才可外借，需建立借谱制度 以交换谱为条件前提。新任团长未选出之前 除了和谱务商讨借谱事宜亦应上报总召 总召须同意方得借出。 [活动] 1、职责划分模糊 2、音乐会策划执行应由活动与舞台总监负责一同策划 舞台总监还是需要非演出人员担任，音乐会当天场控 则完全由舞台总监总责所在 3、活动须善尽行政团队与非演出人员之间沟通协调 演出前活动及舞台总监须对行政团队做企划说明 由於舞台总监非演出人员亦非行政团队 沟通上的问题需要加强，建议需更早就和舞台总监做接洽 及沟通开会。 4、舞台总监应由活动提名选出，经行政会议通过後方得任命 5、音乐会部分： A、彩排前椅子谱架不应由各部首席上去排及清点： 这段时间是演出人员热嘴的时间，不应该还要动用 所有首席上去排，策划人员应安排工作人员去搬不够 的椅子谱架而并且应让所有工作人员知道到哪里去搬运， 不应该还让演出人员忙的到处问椅子谱架到底要去哪里拿 活动及舞台总监须在演出前确定各声部人数， 及了解声部位置排法，由工作人员执行 而非演出人员。 有声部组长或首席提出疑问及抱怨反应故提出。 既然有工作人员应由工作人员帮忙 B、整场音乐会工作人员调度十分杂乱，常看到 演出人员忙进忙出，一头杂乱，大家不晓得要问谁 也不知道到底有谁可以帮忙 建议：以後要让团员知道舞台总监是谁 并了解工作人员工作情形 舞台总监演出前应向团员说明流程及工作分配 C、最後清场的动作不知道有没有分配工作人员 原行政会议已决议由场务做最後清场确认的动作 与舞台总监认知不同，而有所困扰 希望以後行政团队和舞台总监的相互沟通需要更彻底 认知上不同会造成不少麻烦。 最後清场检垃圾是学生指挥、舞台总监、总召最後清 场离开但没有看到工作人员帮忙， 演出人员最後收拾自己东西已经十分杂乱， 却没有足够的其他人力帮忙清场，导致最後收拾时间 没有掌控的很好，希望以後能够注意。 D、这次音乐会有人私人物品失窃或是不见 应再演出前再次 提醒所有演出人员应注意自身贵重物品，视情况 如有工作人员可以帮忙顾会是比较好的情况 E、以後开音乐会的时段，希望要安排彩排的时段 这次安排的时间过仓卒，所以有许多工作执行起来 都有其困难，也让大家很紧张。 若安排下午及晚上时段，中间休息能够比较长 也能让大家吃饱在上场会比较良好。 F、决议及执行常有落差，所有参与人员 行政团队各部分都应该要有良好的沟通， 整个暑训及音乐会部分策划及执行都 有很大的沟通不良问题，应寻求解决之道。 [公关] 1、企划书太晚做好，导致送发赞助厂商来不及做签呈 而错失几家公司经费赞助的机会， 以後须尽快将企划书送出会比较好 功学社山叶股份有限公司表明这次企划书太晚送到 时间来不及做签呈，如果以後有音乐会需 给他们较多时间执行相关程序。 2、寄送感谢函及节目单予赞助单位。 [总务] 1、须提醒大家报帐要有收据，因为有人真的不知道 要有收据 2、收取团费状况良好，团员皆十分配合 但是还是希望在集训前就能将费用收齐 团员名单应尽早确定 3、应要订做校友团专属收据，因市面上较难 买到校友团发正式收据的需求格式 须送发正式收据予校方，日後也有需求使用 须有正式格式才能给赞助单位有实质发挥效果 → 通过，由总召及总务负责 4、老师指导费应尽早给老师，询问老师要怎麽样的方式 交予款项。 [场务] 1、舞台总监工作划分问题，音乐会当天有许多人还是会 去询问场务该怎麽办怎麽办之类，应让团员知道 有问题找舞台总监或工作人员，不然场务会忙不过来 当天干部就是做好演出人员的工作 由舞台总监做全责场控的工作 2、学生指挥建议增设场器一职 因本团情况特殊，有许多人是没有乐器的情况 这次由学生指挥担大梁所有担下十分辛苦 应有场器一职负责所有乐器借还的问题 会比较洽当。学生指挥应担任辅助协助的位置。 [音乐部分] 1、此次集训组练出席状况相当不好 各声部首席对自己的组员太过客气，要求度还不够高 团员应不要顾忌学姊学妹关系 既然我们是校友团，大家都是团员，能力强的当首席 就须负起整组音乐上的监督责任，对於出席状况 首席也应该负起责任及监督，此次有点太过散漫 组练情况不好，对於一早来帮忙开门的干部 十分不公平。希望以後对於组练出席要求度能够更高 2、最後三天排了满满三个白天组练及大分部 却不见其实质效益，首席应负起责任做好监督 更应该要提振组上士气确实带领组上 拿出组练的实质效益，大分部指导部分应该更早 确定由谁带，并安排好练习情况，学生指挥应 更严格监督各声部首席带组练的情况并适时给予建议 3、团练的时候太吵了 4、学生指挥再此次集训中做的杂事过多，应将责任外放 应在全团音乐上的监督要求为重。 5、练习气氛需改进，进度掌控不佳 Ⅳ、团员大会相关事宜 [时间] 2003年 9月 27日 (六) 晚间 17:30 [地点] 总务及场务须再礼拜三前回覆决定适当地点 再行公布及联络组员 [会议流程] 1、公布团长候选名单、政见发表 随後陆续投票及时间考虑 团员大会暨庆功宴最後再行开票。 2、审决算表 3、报告检讨情况(各干部) 心得建议提出 团员时间 4、吃饭庆功 5、开票，宣布下任团长 Ⅴ、下任团长选举办法 采自由登记候选人，可於团员大会9/27之前 於本版提出登记，亦或向总召登记皆可 各管道皆适用，只要是景美校友都有权利选举团长 不限於本次音乐会之团员， 未参予之校友亦可出来选举团长一职 本团采内阁制，行政团队由团长自行任命之。 若无任何人登记参选， 本届两枚活动干部需为候选名单之列。 工作分配 →制作选票 盖团章(总召&总务) 投票箱 (木梨负责) 麦克风 (琬婷) 唱 票 王姿媜 亮 票 江宛芷 纪 录 田乃洁 Ⅵ、CD/VCD发行相关讨论 1、原则上团员大会时发，团员皆有一份 无法确定时效性，尽量以9/27之前完成，若否 则交给各组组长自行处理。 2、非本届团员预购 CD/VCD 酌收 $ 20 (不含邮资) 购买方式网路登记 後再行研讨交货方式 一切好商量 Ⅶ、立案相关问题讨论 立案由现任总召及下任团长一起进行 团址部分须找时间回景美女中和校方商量 待新任团长选出後另约时间 回学校处理相关事情 1、送发感谢函及收据 2、团址问题 3、校方是否能再图书馆辟一个校友团的柜子 可供本团藏谱及文件摆放所需商讨 4、新任团长回校方打招呼。 Ⅷ、其他 [提案] 制作通讯录给团员 投票→ 通过 总召负责完成整理，团员大会当天发予团员。 20:30 散会 --

※ 发信站: 批踢踢实业坊(ptt.csie.ntu.edu.tw) ◆ From: 61.59.92.7 ※ 编辑: yfgiselle 来自: 61.59.92.7 (09/16 09:49)