Excel如何運用資料驗證編製預算 網誌圖文版： http://www.b88104069.com/archives/4247 年底，又到了編列預算的時候了。這是財會部門的大事，它麻煩的地方有三個。其一，首 先要各部門編列自己預算，需要動員全公司；再者，財會得整合各部門所編列預算，編製 成可以呈上審閱的格式，損益表是必不可少，通常還會有現金流量表和資產負債表；最後 ，預算所涉及到的東西多、部門全、計算雜，但一年只做一次，這對於習慣抄前期底稿的 財會人員來說，就算前期底稿安在，人也還健在，於空白了一年之後再去看，還是要花點 時間，才能夠再進入狀況。 既然財會最終要整合各部門預算，最好在表單格式和如何填寫事先說清楚講明白，不然最 後整合時，絶對會痛到自己。三令五申不保證百分百有用，可能最後各部門交上來仍然是 亂七八糟的東西。所以最好是在一開始藉助Excel的力量，把規則寫死在裡面，就只能這 麽填，不然Excel不讓你過，跟系統防呆機制一樣，這樣子是最高枕無憂的。在此介紹如 何利用驗證功能，幫助各部門填寫正確的部門名稱和部門編碼，具體如下： 一、簡單的部門費用預算表。先選取「部門名稱」範圍，於上方功能區移到「資料」頁籤 ，在「資料工具」中選擇「資料驗證」指令。 二、在「資料驗證」對話方塊中，「設定」頁籤將「資料驗證準則」下拉選擇「儲存格內 允許」「清單」，按「確定」。 三、接下來於「來源」直接輸入「管理部,財務部,業務部」，然後「確認」。輸入欄位右 邊的小圖示代表亦可選取儲存格參照，這個留待日後有機會再作說明。 四、回到原來的工作表，在設定好「資料驗證」的儲存格會出現下拉選單，有三個選項可 供選擇，正好是剛才手動輸入的三個部門。 五、理想狀態是希望各部門一個一個選擇，或者就選擇過的選項操作複製貼上，確保部門 有效。 六、補充介紹在「資料驗證」對話方塊有一個「提示訊息」頁籤，在這裡可以作相關設定 ，如圖所示應該蠻容易理解的。 七、結果是會像Excel的「錯誤提示」般，旁邊有個提示小方塊，貼心提醒。 好的開始是成功的一半！年度預算是件大工程，前期沒有規劃好，到後期會是加班和暴躁 的開始。稍一不留神有個漏洞，前端交卷十之八九會有問題，可能是部門代碼是舊的，可 能是部門名稱為簡寫。打算退件，人家說你沒講清楚，扯來扯去耗費心神，通常到了各部 門總算交稿的時間點，行程已經非常趕了，於是歎了一口氣會想說乾脆自己來，痛苦的還 是自己。 人總有個前車之鑒，今年痛過一次，如果能夠抽出時間把底稿完善好，建立像部門驗證這 樣的控管機制，加到Excel檔案裡面，那麼至少在明年的一年之後，拿今年的前期底稿來 用，還是能輕鬆許多。 延伸閱讀： VBA如何處理文字亂碼情形 http://www.b88104069.com/archives/4243 Excel如何以Cell函數自動更新會計期間 http://www.b88104069.com/archives/4237 VBA如何編寫Vlookup公式整理財產目錄 http://www.b88104069.com/archives/4234 -- 周末，我們繼續Excel：=>21.心得=>5.其他=>3.office 會計人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel --

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