Excel如何以Cell函數自動更新會計期間 網誌圖文版： http://www.b88104069.com/archives/4237 會計每個月結帳，每個月都有新的「當月份」和「上月份」，如果是系統產生報表，期間 資料自然不會有問題。不過會計實務工作上，很多管理報表皆為手工維護，系統只是方便 撈原始資料。於此情形，每次結完帳編製管理報表，第一步便是更新會計期間相關欄位， 舉凡有月份的地方都需要更新，雖然操作簡單，但也許工作一忙，這顯而易見的小細節被 疏漏掉了。我自己就有幾次報表忘了更新月份，信件一發送出去，對方顯而見看到當然是 一臉大問號，同事的話倒也還好，可是極大機率信件會抄送老闆，一問下來，面子掛不住 了。為了徹底杜絶這個「低級錯誤」，既然報表是用Excel做，當然希望它聰明一點，自 動幫我們更新會計期間。以下介紹具體方法： 一、「應收帳款周轉轉天數」　報表，表頭有一個當期會計期間「Jul-17」，儲存格內容 為「2017/7/1」，報表標題列有三個月，分別當期會計期間和前兩個月，所以總共有四個 月份資料。 二、像這樣有四個期間相關聯，首先將其中之一當作基準、另外三個參照基準，例如前兩 個月的「May-17」公式設置為「A3-60」，其餘標題月份類似作法。 三、承上個步驟，四個月份的設置關鍵剩下一個基準月份。想法之一，既然都是月初結上 個月的帳，那麼輸入公式：「=TODAY()-30」，每次使用這個檔案，期間會自動呈現這次 結帳的會計期間。 四、利用「TODAY」函數雖然會自動更新日期，但有利有弊，過一陣子，例如兩三個月過 ，如果開啓以前月份的結帳檔案，「TODAY」變了，工作表上的會計期間也會往後跳，失 去正確性。因此參考先前分享文章，以絶對的「DATE」取代相對的「TODAY」，輸入公式 ：「=DATE(2017,8,31)」。 五、自動化再往前推一步，基準日期用「DATE」雖然絶對，但變成每次都要更新一次，所 以再耍點小聰明，通常會計每月結帳就那些檔案，便於區分起見會在相同檔名後面加個期 間，例如這裡的「應收帳款周轉天數_2017.08.xlsx」，利用此特性如果將基準會計期間 參照到檔案名稱的期間區位，不就省一事了？輸入公式：「=CELL("filename")」。 六、「=CELL("filename")」能帶出檔案的資料夾路徑及名稱，參考以前分享文章，藉用 「FIND」、「MID」、「DATE」成功將「CELL」的會計期間轉換出來：「2017/8/1」。 七、終極公式：「 =DATE(LEFT(MID(CELL("filename"),FIND(".xls",CELL("filename"))-7,7),4),RIGHT(MID(CELL("filename"),FIND(".xls",CELL("filename"))-7,7),2),1) 」從今爾後，每次結帳只要複製好檔案，更新檔案名稱，檔案裡的工作表會計期間同步更 新！ 這一節介紹如何自動更新會計期間，文章看下來其實很明顯，就算老實點手工維護這個東 西，也不花太多時間，這裡費盡心思設定自動更新，追求的不是效率，而是正確性。因為 魔鬼藏在細節裡，只要有出錯的可能性，值得事先在這裡設置自動控管防呆的機制。在如 履薄冰的實務工作上，講究效率的同時不容許鷄蛋裡出骨頭，所以Excel的學習和應用， 高效率和不容易出錯值得不斷地被追求，這一節就是最好範例。 延伸閱讀： 《Excel整理術 – 入門密技+進階實作》3.0開課說明 http://www.b88104069.com/archives/4236 VBA如何編寫Vlookup公式整理財產目錄 http://www.b88104069.com/archives/4234 Excel編製預算時如何限制特定範圍編輯 http://www.b88104069.com/archives/4233 -- 周末，我們繼續Excel：=>21.心得=>5.其他=>3.office 會計人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel --

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