延友大專聯誼會臨時動議 全國聯合延友週企劃書 起草人：成功大學延平校友會 江榮展 一、 活動動機： 一方面因為自己經營成延會已然一年，自己發現在每學期的剛開學時，有一個可以舉 辦大活動的黃金時段，同時該時段卻也已有許多較為零散而部分較無影響力的全國延友活 動；只要把這些活動積極總合規劃，也許可以改變該時期活動分布零散的狀況，使該精華 時段不會浪費掉。 由於這些活動內容略嫌單薄，如果要辦一個大型活動可能有所不足，另一方面自己也 主導了「全國延友聯合傳情」的活動，有了部分傳情活動的經驗，如果將傳情活動挪至上 學期舉辦，可以使大家有空閒辦理，也同時充實這段活動的內容，也許就可以進而使整個 活動成為一個真正的大型活動，甚至在聲勢上可以與「延友之夜」並立。因此自己萌生了 將此一構想訴諸企劃呈現出來的想法。 二、 活動宗旨： 將現今辦在十月及十一月的全國延友活動，包括「科系介紹」、「校慶擺攤」、「校 慶表演」，再加上去年醞釀開辦的「全國延友聯合傳情」，加以積極整合規劃，使之成為 一個能夠與「延友之夜」相互輝映的延友大型活動。 三、 活動日期：主要在十月末，另外是在十二月末。 四、 活動地點：各校延友會以及母校延平中學。 五、 活動對象：所有延平人。 六、 活動內容： 關於這個部分設計架構的理由，我保留在效益評估時再說明，現在先提出我理想中的 活動架構。 1. 對母校的活動及宣傳部分： (1) 延平校友科系介紹：讓已經考上大學的學長姐們和仍在學校的學弟妹作推甄、考 試升大學的一些經驗分享。建議可以辦在校慶後的週日或之後，可以讓極受歡迎的校慶表 演或其他子活動去吸引母校學弟妹的注意，也可以在校慶當天一起宣傳。 (2) 延平校友校慶表演：在母校校慶之時對全校師生公開表演，為學校注入一股屬於 年輕人的活力，也讓學弟妹感受到大學生活的多樣性。這部分由於過去是由台政自願負責 ，因此可以考慮不列入行政規劃，但是還是可以統一宣傳。 (3) 延平校友校慶擺攤：一方面可以和在校的學弟妹作一些交流，另一方面也可以取 得一些經營校友會所需要的經費。這部分由於過去是由各校延友自行負責，因此可以考慮 不列入行政規劃，但是還是可以統一宣傳。 2. 對校際的活動及宣傳部份： (4) 延平校友聯合傳情：一方面是真正的促進全台各地大專延友間之合作，另一方面 也藉機取得經營校友會所需要的經費。此部分主要可以分兩部分進行。其一是在十月中擇 一週，與願意受理共同舉辦聯合傳情之支會在各大學擺攤，辦理專屬於延平校友的全國傳 情活動；其二則是在十二月耶誕節前後分送傳情物品（策略性考量：耶誕節傳情人潮）。 這一項活動，並不是真的一定要全國各校的所有延友會互相傳情，固定的項目只有一個： 制定一個可以流傳久遠、可以在以後各屆延友會加以變化的傳情物品（可以成大某校友會 為佳例：其蘋果傳情在經營良善數年後，順利提升為成大蘋果節），其餘的傳情型式等等 ，可以視當屆之全國各校友會之情況而逕行制定之。 (5) 全國延友制服日：在全國各大專院校舉辦制服日，有受理傳情之校友會可以在校 內擺攤時穿著制服，而所有的校友會可以共同舉辦一天的制服日並在當晚舉辦餐聚；大家 一起藉由共同的制服懷念以前在延平的時光。 七、 團隊編制：分為聯合行政團隊以及各校獨立團隊兩個部份。 1. 聯合行政團隊（處理共同事務及分送延平母校之傳情物） （1） 公關組：與延平母校周圍的店家廠商們拉贊助。 （2） 美宣組：統一設計製作各校宣傳時之美宣工作：例如網宣、海報等等的設計、網 路延友群組之宣傳。 （3） 協調組：與各校間協調校慶擺攤、校慶表演以及科系介紹部份；主要是人力資源 的尋找及協調。 （4） 場地器材組：與延平母校協調場地事宜、佈置場地以及活動流程的設計（主要是 科系介紹及制服日餐聚）。 （5） 傳情組：與所有支會聯繫訂單事宜、統一訂購傳情物品、各校傳情物品分配事宜 以及延平母校傳情物之發送。 2. 各校獨立團隊（有辦理傳情者：處理自己學校之事務） （1） 公關組：各自至各自之校外週邊與店家廠商們拉贊助。部份金額需提供聯合行政 團隊使用，如：美宣組務。 （2） 宣傳組：以海報、逼宣等宣傳物在校內各個場所宣傳。 （3） 攤務組：顧傳情的攤位、招攬買主以及宣傳傳情。另外還有負責與聯合行政團隊 聯繫訂單事宜、發送至自校內之傳情物品。 八、 活動時程： 活動 前置期 準備期 傳情暨準備期 校慶期 發送期 其他活動 協調、場器 場器、協調 場器、協調 傳情活動 傳情 公關 傳情、攤務 傳情、攤務 共同事務 宣傳、美宣 宣傳、美宣 1. 前置期（8月末）： （1） 傳情組：開始協調共同的傳情物品。邀集所有欲共同開辦傳情的校友會會長，共同 協調出傳情物品，必要時另由聯合行政團隊內部決定。 2. 準備期（10月初至11月初）： （1） 協調組：開始協調各個子活動之人力配置。 （2） 場器組：設計活動流程並開始與學校洽談場器事宜。 （3） 公關組：開始拉贊助。 （4） 宣傳組：在各校的網路上及校園各個角落宣傳活動。 （5） 美宣組：設計並製作一切美工物品。並在網路延友群組宣傳。 3. 傳情暨準備期（10月末一週）： （1） 協調組、場器組、宣傳組、美宣組：同上一期。 （2） 傳情組：與所有支會聯繫訂單事宜後統一訂購傳情物品。 （3） 攤務組：在各大學擺攤接受訂單，在週末結算訂單資料並與傳情組聯繫。 4. 校慶期（11月初校慶之週末）： （1） 場器組：負責活動當天的場地架設及活動流程控制。 5. 發送期（12月末）： （1） 傳情組：各校傳情物品分配事宜以及延平母校傳情物之發送。 （2） 攤務組：領取團購之傳情物品及發送自校內之傳情物品。 九、 經費來源： 主要是派遣公關向延平中學附近商家及一些大企業、黨部、議員等拉贊助；而在傳情 及校慶擺攤方面，則主要是利用各校延友會之現有會費以及各校附近商家之贊助。 十、 效益評估： 其實這個活動，除了「傳情」是去年新出的、以及「制服日」是新增的之外，絕大部 分都是以往舊有的活動，所以其實這次企劃的執行必要性與否，主要是看重於將各個活動 加以整合後所提升的影響性。 1. 其實這次的活動，除了傳情的部分挪入時將會增加一點成本之外，其他的活動皆 是按照舊制，在統一管理設計或統一宣傳後，如果安排得當，原本的這些活動就可以更加 完善及齊全，另一方面在宣傳上亦可以享共同宣傳之便利，而在人力、財務等方面的成本 亦會有部分程度減少，可列為一大利多。 2. 在母校舉辦的活動部份，由於過去三個活動，可能在某些部分有自然的限制（ 無論是大是小），如科系介紹的人潮問題，如果將這幾個活動加以整合後，可能就可以藉 由規模效應，將這些問題解決。從消極的層面來看，可以減少人力支出；而從積極的層面 來看，無論是活動執行效益、金錢支出、宣傳、拉贊助等等，都有可能可以發揮一加一大 於二的效果。 另外向學校的要求配合方面，以及跟廠商拉贊助的部分，由於規模效應，必然可以獲得更 高的配合度。 3. 在大專院校際的傳情活動及聯合制服日，則是可以增強校際間延友合作的活動， 再加上是傳情活動，無論在實質交流及情感交流上，都可以有極多的交流機會及成效。另 一方面，如果現今大專延友會中有傳情經驗的學校能夠一起來「聯合傳情」，就傳情活動 的性質來看，相信會具有極高的收益。 4. 一方面是對母校的交流；一方面則是對現在大專延友的交流。這項活動如果順利 整合成功的話，在形式上或是實質效益上，都可以稱的上是全面性的校友交流活動，如此 就可以真正和下學期之「延友之夜」相提並論。 5. 在時間點部分，由於大學的生活具有一定的規律，在剛開學的兩個月，我預估是 最有空閒辦活動的。因此，上學期舉辦「全國延友週」，下學期則是舉辦「延友之夜」， 不但可以充分掌握精華時間點的有效運用，另一方面則是在「全國聯合延友週」穩定舉辦 ，成為延平校友的主要全國大活動後，前後兩個活動就能卓然而立於全國各校校友會，相 信延友之聲勢就能更盛於以往。 十一、 替代方案： 雖然活動剛開始的第一年，相關的經驗可能比較少（一方面是人力資源需要整合的問 題，另ㄧ方面則是需要各校行事曆上的配合），但是就我個人觀感而言，這個活動有實行 的價值及可能性。如果全國聯合延友週活動無法在這屆辦的很大（甚至不能成形），我建 議可以先行整合我列出中的幾項現有的大專延友活動，先行培養全國聯合活動的環境之後 ，經過幾年的試辦經驗，相信不但是對於以後聯合活動其他子活動的開辦（如傳情活動） ，甚至是對於提振延友聲勢方面，我想都會有很大的助益。 --

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