§大器晚成的专案管理团队 如何用最少的成本 达到最大的效果 文／游庆培, PMP 从2008年冬天开始，造型师陈孙华与摄影师苏益良为了 视觉艺术的理想，吸引了一群创意人展开一场两岸三地 史无前例的美学运动。然而这个轰轰烈烈的举动刚开始 没有任何经费，也没有任何具体的规划。陈孙华说：「 当初就是义无反顾地去做，把理念与每位艺人的经纪人 沟通。大部份艺人也都很赞同我们的理念。但其实当时 这个活动的主题并不明确，也并不确定拍完之後要做什 麽。」这样一边拍艺人，一边找资源，且战且走的状态 持续了近三年之久。 ◎专案管理团队正式成军与专案时程 一直到2011年3月，陈孙华与他的经纪公司组成专案管理 团队，开始着手进行整体的规划。三个月之後（2011年6 月）富邦文教基金会的公益赞助计画正式与大人物结合， 正名为「大人物慈善摄影展」。从这个时候开始，陈孙华 的专案团队与富邦文教基金会的专案管理团队共同监控管 理整个专案的品质、经费与进度。在这之後「大人物」专 案有了突破性的进展。 ◎公益的理念与范畴 富邦文教基金会对於整个「大人物慈善摄影展」的公益活 动有四项基本的原则。 首先是帮助对象的资格要定义明确。 其次是财务必须清楚并公开。 再者，务必建立公平公正公开的监督机制。 最後，公益活动的所有过程以及结果要对社会有清楚明白 的交待。 这四项原则，等於清楚定义了整个专案的范畴。 大人物专案最後定调为艺术与公益的结合，是因为富邦文 教基金会所帮助的对象是青少年，陈孙华说：「 富邦文教 基金会所帮助的对象锁定青少年， 正好与大人物最初的想 法吻合，因为每一位在台上的大人物都曾是小人物，而今 天每一位小人物，只要努力，你都可以成为大人物。」 陈孙华的专案团队对於公益的定义也有四个标准： 一、大家一起做，不制造明星。 二、要对大众募款捐款作公益，自己就先要有牺牲跟投入， 不可徒具虚名。 三、除了募款，在活动的精神层面对社会也要有启发跟诉求。 四、结果对於社会大众有交待。 陈孙华说：「首先，做公益活动，不是谁在帮谁，而是大家 一起做。这样的公益活动，成果才是属於大家的，光芒不能 聚焦在一个人身上。其次，自已要付出投入，不是搏取虚名 。再者，如果希望大家来捐钱，除了募到足够的款项，除了 钱，整场活动对社会的启发是什麽，物质跟精神面双重具备 ，才是一个真正的公益活动所需要具备的标准。最後就是结 果一定要公开，要让所有愿意帮助这个活动的人知道，您的 爱心支持了哪些有梦想的年轻人，您的热情又帮这个社会点 亮了哪些光芒？」这四个标准与富邦文教四原则理念相同， 自然形成专案的主要诉求。 在财务管理方面，富邦文教刚好以一个公正客观的角度来担 任财务管理的角色，陈孙华说：「富邦文教对於捐款的流程 ，非常严谨，在拍卖作品的流程他们参照佳士得公司的专业 作法；对於小额捐款金钱的流向更有专责的会计监察流程， 务必做到一丝不苟。在圆梦计画提案选拔的流程中，为了做 到公平公正公开，富邦文教基金会更敬邀诸位社会贤达来担 任评审，包括艺人张小燕、社会工作专业协会理事长郑丽珍 教授、荒野保护协会荣誉理事长李伟文医生及科博馆馆长孙 维新教授等。」 ◎最少的成本达到最大的效果 艺术文创的专案与工程科技类的专案最大的不同在於：艺术 的价值无法用市场的标准来衡量。抽象的创意，也无法用有 形的资产来比拟。 要如何评估大人物慈善摄影展的成本与价值？ 我们试着用市场行情来推算：三年来72位专业创意工作者的 投入，譬如请一位化妆师，一天8小时要2万元酬劳。造型师 设计一套造型以3万计价。如果这样的算法太复杂，我们以 每张海报等同於一张唱片封面，每张封面成本20万，40张等 於800万。再加上每张海报输出以5万元计算，共需200万的 成本。而在展出当天，ATT Showbox 百坪场租一天租金18万 ，展期30天共计需要540万。这样拉拉杂杂算下来，最少也 超过了千万。这其中还不包括媒体的长期追踪报导，以及艺 人的酬劳。 而最初陈孙华的专案管理团队在几乎零预算的条件下，他们 是怎麽办到的？ 投入之外，展览场地ATT Showbox的老板不但没有收我们的场 地费用，最後还捐了40万元。而小燕姐是最早帮我们在节目中 免费宣传，而且身体力行参与我们的拍摄工作。输出费用则由 Canon赞助......。我最最感谢的是苹果日报基於鼓励艺术创 作以及宣扬社会公益的前提，不计成本，动员了数十位夥伴， 对这个活动的长期追踪报导。」就是有这麽多像天使般的善心 人士，让大人物能用最少的成本达到最大的效果。而这种因理 想热忱结合所引发的影响力，更不是金钱所能衡量的。 ◎利害关系人的沟通 大人物专案中至少包括以下五种利害关系人： 1.创作团队（包括造型师、摄影师、化妆师、发形师、後制修 图......等。) 2.艺人的经纪公司 3.社会大众 4.富邦文教基金会管理团队 5.赞助厂商 以下将聚焦在专案团队接手後，针对社会大众的宣传工作，并说 明专案团队在媒体整合行销方面的手法，因为这也是大人物之所 以成功的重要因素之一。 陈孙华表示，在专案团队成军後，在沟通方面有四个重点工作： 1.除了必须针对每个艺人的特质，发想创意，还要把每个作品的 创意，具体的书面化（文字跟照片的具体提案）。一来是让所有 参与的工作人员了解，我要做什麽？另一方面，也用这份提案让 艺人经纪公司及艺人了解并参与讨论，我即将要进行什麽样的创 意表演。 2.必须在活动的每个阶段对媒体清楚表达，也就是先研拟好每个 阶段的事件发稿，让愿意热心报导的媒体，在每个阶段清楚的替 我们表达：我们要做什麽？我们希望社会大众参与什麽？我们希 望社会大众帮助我们什麽？这个必须你自己先整理好，把每个阶 段希望说的故事先想好，媒体才能帮你精准地说出每个阶段希望 让社会大众知道的故事。 3.协调与富邦文教基金会方面的合作模式，担任「一群热血的天 马行空创意人」与「严谨的公益专案管理者」之间的桥梁。 4.虽然都是无偿的热情赞助，但还是希望能尽量做到在形象上回 馈赞助商，让整件事情更圆满。 在与大众沟通方面，专案团队清楚地规划出三个行销重点： 1.清楚定位「大人物」是两岸三地有史以来动员最大的美学运动。 2.明确传达内部更深刻的精神意涵：这些大人物都曾经是小人物 ，明天你也可以成为大人物。 3.期望能募到足够的款项，让富邦文教基金会能帮助更多年轻人 圆梦。 专案团队的媒体策略为：寻求一个最有公信力、且认同这个活动 的主力媒体夥伴，做活动的详细追踪报导，会比散乱的发稿更好。 陈孙华认为，整个大人物的成功，苹果日报的深入系列报导绝对 是最重要的关键。大人物里面很多明星，他们经常出现在诸媒体 的娱乐版面，但我们都知道的娱乐版面，它很璀璨光鲜，但往往 文字很少，单靠一两百字的描述又怎麽能把这个公益活动的精神 面说清楚？在这件事情上，陈孙华用一路戴着钢盔往前冲的态度 ，找上了苹果日报。他说：「苹果日报时尚中心执行副总编辑吴 玉爱，她也是一个热情的人，『拨乱反正，永不嫌迟！』」更是 她的人生座右铭，吴玉爱看到这群在一开始 只有热情的创意疯子，在确认他们的动机并了解富邦文教基金会 的操作品质後，大力伸出援手，长期用最完整的版面，不但报导 创意，更详细说明这个活动的诉求跟内容。」 寻找到了主力媒体夥伴，专案团队还要准备每篇报导的重点，陈 孙华说：「把要传达给大众的诉求，透过台湾最大的媒体平台， 告诉大众。我们必须假设每个看见这个资讯的人，都是第一次看 见。所以每次的报导都要兼顾创意与活动精神，这件事情，如果 不是一个很爱台湾社会的媒体、如果不是一个对公众有慈善热情 的良心媒体，又怎麽可能做得到呢？」 为了更具体展现这个活动的精神，让来看展的民众，也能深入了 解活动的意义；也让同样热情，但因为经济能力有限而无法参与 竞标作品的民众，也能发挥爱心，专案团队特地制作了「大人物 慈善摄影展纪念特刊」，只要现场观众捐款超过888元，就送一 本。特刊里面除了展现了所有的作品，更记载了活动的理念、七 位参与者的逐梦故事、即将要帮助的单位，圆梦的故事、未来要 申请专案补助的详细办法。 「曾有一对老夫妇看到了媒体报导，开展第一天就起个大早来到 展场，当场就捐出4800元，而且不愿拿特刊。希望把限量发行的 特刊省下来，留给主办单位去募更多的款项。因为他们说，他们 看了媒体的报导，深受感动。」陈孙华回忆说。 除了媒体之外，专案团队的另一个重要工作就是规划宣传活动。 专案团队每周都要规划一个活动。而专案进行的每一个阶段要做 什麽，目的是什麽，如何操作，都要有详细的规划。当然，这也 需要专案团队对媒体生态的充分了解，以及丰富的实战经验，才 能达到最好的效果。 ◎变动中的风险 在整个专案过程中，最困难的反而不是成本，也不是时程或沟通 （因为以上这些都在不停地滚动式修正，并逐步完善）。陈孙华 认为，因为整个专案时程前後有三年的时间，这三年间，整个专 案的范畴从模糊到逐渐明朗，方向也有些许修正。其中最困难的 是在时空背影有所改变下，如何把前中後期的作品整合起来。陈 孙华说：「三年前拍的与三年後的作品，它的调性以及内容是有 差异的，如何统一调性？如何把艺人、作品与帮助青少年的公益 活动结合，这在过程中更是考验创意团队的一大难题。」 除了作品因时空背景改变所带来的风险之外，临时退却的赞助者 （如前文提及的香港机票自掏腰包事件。）也是这个专案曾遇到 的风险。 ◎在刀口上的采购 从早期自掏腰包惨淡经营，到後来富邦文教基金会的加入，不但 赞助三百万，更对所有款项有专业且严格的控管，因为是公益活 动，所以务必让所有的支出都是必要且不浪费的。陈孙华说：「 不同於专案早期，专案管理团队成立之後，随时要管制创意人的 失控。因为自富邦文教基金会加入後，每分钱都要花在刀口上。 也因为如此，整个专案才能在期限内，达到所订的目标。」 大人物慈善摄影展，在创作团队与富邦文教基金会的共同努力下 ，最後共募得906万，并将这些款项全部用於公益，达成率100％ 。（详情请参考後面两篇文章。）这都要归功於专案管理团队的 加入，在自由浪漫的艺术创作气氛下 ，用理性科学的方式加以 规划整理，组织并结案，为这艺术结合公益的美学运动画下完美 的句点。 更多经理人的故事 http://ppt.cc/CZG0 --

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