这是在http://www.cheers.com.tw/content/075/075126.asp看到的 大刀想说 我不能同意他更多 ----------------------------------------------------------------------------- 时间管理新解--明天再做吧！ 在讲求速度的现代工作环境，与时间赛跑早已是家常便饭，更是许多人逃脱不了的恶梦。 我们和时间之间的关系其实不需要如此紧张。我们不可能增加时间，但是可以减少浪费 时间， 只要我们稍许改变一下工作的方法，时间绝对够用。 编译--萧若凌 2006年10月 Cheers杂志 的工作是否如你所希望的有条理、整齐、有效率？是否觉得时间老是和自己过不去？时间 愈来愈少，工作却是愈来愈多。 时间彷佛成了现代工作者的奢侈品，尽管资讯科技产品不断推陈出新，但仍无法解决时间 管理的烦恼。英国知名生涯管理顾问、曾着有畅销书《搞定一切，还有时间玩》的马克‧ 佛斯特（Mark Forster），在最新出版的《明天再做》（Do It Tomorrow）的书中与读者 分享他多年来关於时间管理的最新体验。 想清楚要达成的结果 这个原则听起来似乎没有什麽特别，但却时常被忽略。在列出待办事项的工作清单时，我 们多半只想着把要做的工作写下来，却没有退一步想，明天、下星期、或下个月要达成的 目标是什麽。没有想清楚目标，就觉得每件事情都是重要的、必须紧急完成。 时间管理很重要的一个原则就是决定不做哪些事情。一旦你有了清楚目标，就知道哪些事 情不该做。马克‧佛斯特建议，与其列出该办事项（to-do list），不如改成不该办事项 （not-to-do list）。例如： ‧早上10点之前不回任何电话。 ‧晚上7点之後不工作。 ‧除了A专案之外，不会分心处理其他不相关的事情。 ‧收发电子邮件的时间不超过1个半小时。 ‧在完成原本的工作目标之前，不会分心去做其他工作。 其实一整天工作下来，让我们分心或是被打断的情况数也数不清，虽然知道自己该做什麽 非常重要，但是清楚自己不该做什麽更重要。 每天做一点更有效率 如果必须完成一份报告或专案，你会每天按部就班逐步完成其中某个部份，还是集中在某 个时段完成？ 正确的方法是，每天做一点比较有效率。好比说，你要学习新的乐器或是语言，最有效的 学习方法就是每星期固定上课与复习。原因在於，人的大脑需要时间消化与吸收资讯、创 造连结、最後形成新的想法或观点。 不论是写报告或是负责专案，如果把事情集中在很短时间内完成，一方面会让自己感到极 大的压力，心里会有强烈的抗拒感，不愿意开始。另一方面，如果时间过於仓卒，反而很 难有好的想法出现，甚至是完全没有想法，结果只会让自己愈来愈焦虑。 切割工作、分阶段完成是很重要的，但是也不需要把时间拉太长。想必你也有过这样的经 验，如果太早开始，因为距离最後期限还有很长的时间，通常不是很用心在做。 举例来说，如果你必须在月底前完成一份重大分析报告，或许在第3个星期就要先拟定好 整体的架构与内容大纲，第4个星期完成，而不是等到最後一星期才开始。 特别是，如果你担任的是专案负责人，如何拟定工作进度是非常重要的，你必须非常清楚 专案的工作内容到底有哪些？要如何分类与切割，这样才能做好细部的时间规划，确实掌 握进度。 别不停把工作往身上揽 拥有足够时间才能把事情做好，但如果完全没有任何时间限制，又会成为另一种灾难。如 果去问那些擅长创意思考的设计师或创作者，要有好的创意必须有明确的范围与限制，天 马行空的胡思乱想一定不会有任何结果。 因此，当你在排定每天的工作计划时，不仅是列出工作项目，更要在旁边注明预计花费的 时间，提醒自己。因为假设没有做到这点，往往会不自觉地花太多时间在某件事情上或是 容易分心，反而耽误其他的工作。如果你知道自己必须在1或2小时之内完成，就会比较专 心。 举例来说，多数人进公司的第1件事就是收发电子邮件。原本你希望处理完所有信件之後 再开始工作，但是同时又一直收到新邮件，最後眼看就快要到午餐时间了，电脑萤幕仍停 留在电子邮件信箱的画面。 然而，如果预先设定每天早上先花1小时处理电子邮件，时间一到，就算有其他新的邮件 进来，也必须立即关闭信箱，开始今天的工作。 同样地，每天工作时间有限，能处理的工作量当然也很有限，如果原本预计要完成5个工 作项目。但是中途可能又临时插入2件非常紧急而且重要的事情。这时你该做的不仅是在 工作清单中额外加上这2件事情，同时一定要删除2件工作。 赶走意外的干扰 正如前面所提及，阻碍工作完成最大的原因就是意料之外的干扰。事情永远不如我们预期 ，意外的干扰永远会发生，重点是，你如何做出回应。而且，有些意外事件其实是可以预 先避免的。 现在就来做一个测验。你认为以下5种情况，哪些是真的不可预期的事件？哪些是可以避 免的？要如何面对这些情况？ 1.老板把你叫进他的办公室，指派你负责一项新专案，而且提醒你接下来几个星期会非常 忙碌。 2.你的朋友寄了一封电子邮件，告诉你有一个网站很不错，要你一定要进去看。你点了网 址，花了几分钟浏览这个网站。 3.某位客户急着打电话给你，要求你立刻赶到他们公司。 4.老板要求你在今天下班前完成某件工作。 5.你必须立即丢下手边工作，紧急到便利商店买纸杯，因为刚刚才发现公司的纸杯已经用 完了，但是10分钟後的会议必须用到。 正确的答案是： 1.老板把你叫进他的办公室，确实是意料之外的事件，但是他要你负责的新专案却不是。 接下来几个月的时间，这个专案将会是你的工作重心。换句话说，你必须重新调整工作的 优先顺序，删除其他比较不重要的工作。当然，你也必须把工作情况清楚向老板说明，有 哪些工作会受到影响，必须延後完成。 2.这封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干扰，根本不需要理会这封电子邮件。 3.客户的这通电话当然是突如其来的干扰，但是并不代表你必须马上赶到客户那里。先了 解客户的问题是什麽、到底有多紧急。不要没有弄清楚状况，就直接跑去客户那里，完全 打乱自己的行程。 4.这种情况确实非常烦人。如果老板三不五时就要求你紧急处理某件事情，就该确实反映 ，说明自己的难处。 5.这种情况完全可以事先避免，如果必须由你负责召开某个会议，应该在前一天准备好所 有需要的资料或东西，这样就不会手忙脚乱地应付突如其来的问题。 有兴趣不等於有能力做到 所以觉得时间不够用，是因为我们想要做的事情太多，但又低估了做这些事情需要花费的 时间。把工作行程排得满满的，最後却发现根本做不完。 我们对於自己有兴趣的事情会过度乐观，只是觉得好玩，却没有考虑到可能的付出。现在 就把你想要做的每件事情都写下来，不论是工作或生活上的都可以，例如学习第2外语、 研究所进修、运动……等。列出清单之後，针对每个项目回答以下3个问题： 1.如果要全心全意去做这件事，我必须开始做哪些事情？ 2.如果要全心全意去做这件事，我必须放弃做哪些事？ 3.我是否做好心理准备，愿意付出一定程度的代价，全心全意去做这件事？ 当你仔细想清楚真正投入某件事情需要花费的心力或时间时，就能知道自己不可能同时做 那麽多事，只能选择其中一两项而已。 同样地，当你在排定拜访客户或是会议行程时，不应该是以正常情况作为标准，认为每个 客户或会议应该都可以在1小时之内结束。 事实上，应该要事先拟定好每次拜访客户或会议的内容以及要达成的目的，并设想可能发 生哪些问题或情况，再估计可能要花费的时间，这样的行程安排才有效。 否则常见的情况是，行程安排太紧凑，稍微有任何的延误，就影响到後面所有的流程，一 样无法达到原本安排的目的。 找到适当的工作方法 就好比你在演说或写作时，内容必须很有条理、有逻辑，你的工作方法也必须如此。有时 候，我们之所以觉得事情永远做不完，并非事情太多，而是工作方法出了问题。 以名片归档来说，或许你习惯每天将拜访客户所蒐集到的名片直接依照产业或职务类别归 档，然而这种方法不见得是最好的。如果你正在进行某个销售案，固定会和某些客户联络 ，需要时常用到这些名片。可是每次要翻阅这些人的联络方式，就得先花几秒钟想想到底 是放在哪个类别，然後再开始搜寻，这种做法非常浪费时间。 你应该把最近正在处理的工作有关的客户名片另外放在方便翻阅的地方，等到工作完成之 後再归档放进名片簿中。 又或者，在决定今天的工作顺序时，必须考虑工作的内容。例如A工作需要打几通电话给 客户确认某些细节，这时你就必须想想通常在什麽时间比较容易联络上客户，那麽A工作 就必须在这个时段做这件事。 等着你去做的事情绝对比你可用的时间还要多。1天只有24小时，我们不可能增加时间， 但是可以减少时间的浪费，这也是做好时间管理的关键。 在阅读这篇文章之前，你是不是做了哪些浪费时间的事情？现在就开始堵住你的时间漏洞 吧。 -- 国 立 联 合 大 学 (理工/电资/管理/技术/客家)院所 招生中 National United University ─────────────────────────────────── 首页 http://www.nuu.edu.tw BBS telnet://uun.twbbs.org --

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