"永錫，我還是搞不大清楚任務清單和下一步清單有何不同?"5/18是我一日的時間管理研習會，因此，比起以往，我有了更多的時間好好解是時間管理的流程，以及不同高度的時間管理。在課堂中，大家很有興趣，但是卻覺得不容易上手的部份，就是任務的管理。 任務的定義是"如果我們想要達成的結果，必須由超過一個行動才能達成，這就是一個任務。"，而任務清單，就是我們手上任務的列表。 任務清單為甚麼不容易管理呢？這是因為要管理好任務清單有三個動作，首先是要列出一個任務清單，其次，要將每一個單一任務做好規劃，並找出合適的下一步行動，最後則是要管理好這些因任務產生的下一步行動。很多人把這三個動作分不清楚，想要一次到位，就會覺得很複雜，要是一個一個動作分開來講，那就簡單多了。 （1）任務清單不過是一張紙 2008 年2月下午，我在美國Westlake的David Allen時間管理研習會，他剛好正講到任務清單的部份。我仔細的聽，但是卻產生一個疑惑--我發現David Allen不過是用一頁的to do list來管理他的任務清單。就這麼簡單嗎？他不用我們以前討論的bonsai、Lifebalance、iGTD等複雜的任務管理軟體嗎？這樣如何管控任務呢？下課時間，我一箭步就跑去問他問題 "請問你的任務清單就只是一個清單嗎？"我有點害羞的問 "對啊，就一張請單，一週檢視一次" David Allen坐在椅子上，輕鬆地回答 "不用和下一步清單連結，不用其他的軟體來管理？"我急忙的追問著 David Allen看了我一眼，好像任務我提出一個關鍵的問題，隨手抽出一張白紙，在我眼前搖一搖，一面說"是的，任務清單不過是一張紙" 當場我真的超級興奮，原來任務清單是很簡單的，就是一個個文字描述的任務清單，不需要和下一步清單做一大堆的連結，就是兩個清單，一個是下一步行動清單，一個是任務清單。這也讓我改變了運用任務清單的方式，整個系統變得更加簡單，每週檢視可以一下子就完成了。 回來台灣，為任務這個概念設計icon時，我選擇了一個賽車旗，因為我覺得描述任務，就像是設定賽車的終點線，當我們跑過終點，就有人大力揮動賽車旗，告訴我們到達目標了。任務清單，就是所有任務的終點線清單一覽表，難怪David Allen說了這句話"任務清單不過是一張紙" （2）用心智圖做好任務規劃 我還體會到一件事情，寫下任務清單和規劃任務是兩回事，任務清單只是寫下現有任務的一覽表，但是任務規劃，則是要將單一任務的相關資訊放在一起，整理、分析、組織，這時候使用一些工具就是一種很好的選擇。 任務規劃時，我覺得心智圖是一樣很棒的工具，這個在1970年代由英國的托尼·博贊（Tony Buzan）提出的一種輔助思考工具，有以下的好處 整體結構很像一個心臟及其周邊的血管圖，表達出整體感 利用關鍵字來連結，可也迅速放入大量資訊，適合在brain strom時使用 運用線條及符號來建立邏輯的脈絡，並很容易搬動分類（尤其是用電腦程式時） 我自己從2000年開始從台灣孫易新老師身上學到心智圖，覺得真的是一項非常好用的工具，不論使用紙筆或是電腦，都能夠迅速將我們思考的資料，做妥善的整理，並進而找出任務的下一步行動。但是心智圖也有其缺點，因為其屬於發散性的思考，要做好任務規劃時，一大堆的下一步行動，會讓人迷失焦點。此時，必須要做好收斂的動作（從一堆可以做的行動中，找出關鍵行動），並列入任務清單或下一步行動清單來管理。 （3）管理好任務的下一步行動清單 我們有了任務清單、並認真做好任務規劃，就會產生了越來越多的下一步行動。這些下一步行動和知前所提由收件匣下一步來源不同，一個是推動任務的下一步行動，一個是由雜事狀況放入收件匣，經由加工組織而成的下一步行動。 注意喔，下一步行動清單中的下一步行動，有兩個來源，一個是任務，一個是收件匣。 組成了下一步清單後，還是藉由場合的概念批次處理，節省我們許多的時間。這樣一個下一步清單，也要搭配行雲流水的工具使用才能產生效益，有些人會採用一些任務管理的軟體如PC上面的mindmanager、Bonsai等，或是蘋果電腦上面的iGTD等，像David Allen則只是待辦事項中的一個分類，每週檢視再新增下一步行動到待辦事項其他場合分類。也有人利用萬用手冊的一頁作為任務清單，檢視後，加入新的下一步行動，大家可以依照自己的工具使用方式，採取合適的方法。 結語 6月的時候，爸爸到員林來，除了來開會，也來看看孫子，吃過晚飯後，老爸提到想要理解一下我的時間管理系統。我們父子就拿著我時間管理研習會的講義，我一步步的講解給他聽。 聽完了以後，爸爸靜了一下，我有點不好意思地說"其實這個東西也沒有什麼，大家都想得到，不是很難。" 沒有想到爸爸說"這個東西其實大家都知道，就是做不到。"接著解釋"人都會有惰性，所以知道的很多，但是能夠徹底實踐的人很少。" " 這個東西其實大家都知道，就是做不到。"這句話給了我很大的影響，以前我一直以為時間管理是知難行易，沒想到關鍵卻在知易行難，這是因為時間管理需要一輩子持續才有用，難在"有恆"。這也影響了我規劃設計研習會的方向，從講課為主，轉變為講故事、試作演練、分組活動，讓學員可以在課程中有更多時間時間持續來演練。不僅如此，我還和一群朋友設立了ITM社群，提供每日早起及每週檢視等活動，讓大家可以運用網路，持續的實踐，因為我知道，只有長期實踐，才能產生宏大的效果。 今天我們提到的是"任務清單"，我們組織時的清單包含下一步清單、任務清單、行事曆等，任務清單是非常重要的一個清單，我們也會花上幾篇文章好好的討論，大家一起繼續加油。 -------- 歡迎參加 [ITM] ，裡面有將570位時間管理同好，學習掌握好下一步行動清單。 圖文並茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/18295600 --

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