幸福行動家 線上課程（25）加工與組織 170/200 前一個課程我們討論到心靈大掃除，讓我們把所有的雜事都放到收件匣之中，今天的課程，我們就要將收件匣裡的雜事拿出來，一件件加工成行動，並將行動組織成行動提示。 或許有人會問我，加工與組織的概念是不是很複雜，我覺得有一點，但是弄懂了，對自己時間管理可是大有幫助。這個概念是從Getting Things Done首先提到的，為瞭解釋這一個流程，作者David Allen還畫了一個有名的流程圖（見上圖）來解釋加工及組織的概念。這個圖說穿了，就是以下三個重點 * 清空收件匣 * 加工雜事為行動提示 * 將提示組織成系統 大多數人面對這個家工及組織階段時，通常會遇到兩個難題 * 不知道如何針對雜事，做出行動決策 * 找不到最佳方法，將這些行動決策，輸入到系統中 我們會一一的說明，您就不會覺得加工及組織很困難了。 （1）清空收件匣 清空收件匣，就是把收件匣的雜事一件件拿出來，一次一個雜事加工成行動。 在心靈大掃除中，我們收集的雜事數量很大，所有的事情都可以用以下四種方式其中一種來處裡 * 刪掉不需要的雜事 * 將不能採取行動的雜事，加工成資料提示，並且歸檔 * 完成所有需時少於兩分鍾的行動 * 把所有兩分鍾以上才能完成的雜事加工成行動提示 我們需要準備一些時間來清空收件匣，但是刪掉不需要的事情及兩分鍾行動原則就可以幫助我們解決一大堆的事項（這是收集的一大好處），這樣就可以把收件匣的雜事處理掉一大堆。 （2）加工雜事為行動提示 當我們做完清空收件匣的動作，就會發現有一些"兩分鍾以上才能完成的雜事"需要加工成行動提示，我們就碰上剛才提到的第一個難題"不知道如何針對雜事，做出行動決策?" 無法做好決策，是因為不懂得問自己好的問題。面對雜事，要問自己"下一步行動是什麼？" 想像一下，如果雜事還留在心中，不能確定是否要打電話、發email、上網查詢或者外出購買某件物品才能推動進而解決這件雜事，我們不可能完成任何事情。決定某一件雜事的"下一步行動是什麼？"，時間可能不需要10秒鍾，但是大部分人都無法落實。 例如說王小明的雜事中有一件事是"輪胎"，當我要釐清這是什麼事情時，他想了一下說"我的汽車需要換輪胎。" 我則繼續追問"那，下一步行動是什麼？" 王小明會回答"打電話到輪胎店詢問價錢並討論過去的時間" 如果王小明已經有了輪胎店電話，那這就是已經加工完成的行動，若是他沒有電話，那還必須繼續追問"下一步行動是什麼？" 王小明可能說"糟糕，輪胎店的電話不見了，不過那間店是大白的朋友，我就知道我忘了什麼事。" 續追問"下一步行動是什麼？" "我要打電話給大白，要輪胎店的電話。" 從雜事"輪胎"到行動"我要打電話給大白，要輪胎店的電話。"其實所需的時間並不多，但是大多數人，從來不會預先把雜事加工成行動，結果就把一個早就可以輕鬆完成的行動決策，變成最後一分鍾的燙手山芋。 （3）將提示組織成系統 我們剛才提到提示分為兩種，可以行動的叫做行動提示，不能行動的叫做資料提示。我們在清空收件匣的階段，沒用的東西丟進垃圾桶，兩分鍾以下的事情馬上行動，兩分鍾以上的雜事，問自己"下一步行動是什麼？"加工成行動提示，不能行動的雜事則加工成資料提示。 很快的，我們勤於收集，認真加工，有了一大堆的提示，如果我們不能將之放入取用容易，分類清楚的系統中，這些提示很快就會退化到雜事的層次，這也就是我們文章之初提到的第二個難題"找不到最佳方法，將這些行動決策，輸入到系統中"。 一般而言，行動提示可以分類成任務清單及下一步清單，資料提示比較因人而異，一般人會有通訊錄，行事曆（紀錄已經確定要去的約會）、任務補充資料，未來的夢想清單，授權給他人等待回覆清單、購物清單等等。我們會在流程三"組織"的線上課程部份詳加介紹。 結語 有些人在課堂上會發問，弄不大清楚加工與組織的不同，其實加工是將單一一件雜事加工成行動，組織則是把一大堆行動提示放到系統內相對應的位置，以便執行時可以快速找到所需的資料，這樣子解釋不知道還有沒有問題？ 最後，David Allen的這個流程圖，在網路上面流傳，經過無數的人討論，包含了許多時間管理的知識及智慧，我們會在下面的課程中繼續討論，首先要討論的是流程二"加工"中的清空收件匣。 歡迎參加 [ITM] ，裡面有超過456位時間管理同好，一起學習時間管理 圖文並茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/17838686 --

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