101學年度生技系系學會第五次幹部會議紀錄 (2013/01/12) 與會人員：董又慈、張道明、馬蓁華、林煜晟、林延翰、鄭聿廷 ※ 本次會議討論重點為各部上學期之檢討與下學期之規劃 一、空間部： 上學期檢討 1. 這學期訂定了交誼廳的規範，但是約束力逐漸消失，至學期末又變回原本的混亂 2. 大掃除執行不易，訂在週五的時間因為交誼廳人通常較多，清理不易 → 和部員討論下學期改到週六日 3. 環境維護本身不易，還是有部員撿到過放了兩三天的便當 4. 寒假找個時間來清交誼廳，把不應該出現的東西都丟掉(不另行公告) 5. 這學期系辦沒有幫忙跟學校申請工讀生費補助，系學會要幫忙支出這筆款項 → 問題：寒假工讀生即辭職，垃圾沒有人清 → 考慮寒假將垃圾桶收起來，垃圾請大家自行處理 6. 財產列管尚未執行，還沒界定哪些屬系學會財產哪些不是 下學期規劃 1. 下學期關於工讀生聘任，系辦要我們自己寫計畫跟學校申請補助 → 若失敗，系學會會支付這筆款項 2. 原工讀生偉恩要辭職，必須找人接手 → 公開招募或空間部內定？討論結果：均可 → 每次一小時，由於人手可能不足，考慮採輪班制 → 簡單打掃交誼廳將會加入下學期工讀生工作內容 3. 下學期由於活動較多(之夜+生技營)，交誼廳可能會更亂， 需請各活動負責人監督收拾活動造成之環境髒亂 二、系刊部： 上學期檢討 1. 預計訪問的人都有完成訪問 2. 寒假會弄好美工，接下來找印刷廠商，預計開學前可以印好 → 估計印一千份，花費約兩萬元 (往年會花到三萬，盡量把價格壓低) 3. 採訪稿內容有過於口語化的問題，需要找人幫忙審稿 下學期規劃 1. 徵文比賽之辦理：需要再多加宣傳不然稿件太少 2. 出版兩本系刊 3. 學長姐動向問卷：已拜託傅煦媛學姊幫忙聯絡，問卷交由周加恩負責製作 4. 杜鵑花節時會把多餘的系刊拿出來賣，以增加系學會收入 5. 繼續進行訪問學長姐之工作 三、學務部： 上學期檢討 1. 周芷博士系友座談：問答時間提出的問題未能控制 → 如果還有類似演講，傾向規劃系上專屬時間，較能問到該問的問題 → 會長不清楚活動內容，希望下次能事先掌握 下學期規劃 1. 系友座談：上學期為學術性，下學期主任已經有給欲邀請之名單，之後會聯絡 2. 杜鵑花節：打算以主題方式呈現(跑關)，且能盡量利用場地之空間； 要辦理講員訓練 四、美工部： 上學期檢討 1. 通訊錄印刷有問題，容易散頁 → 之後換廠商 2. 有老師反應通訊錄上應該還是要放老師的相關資訊 → 下學年改進 3. 交誼廳之聖誕佈置寒假會卸下來，「考慮」換上新年春節佈置 下學期規劃 1. 端午節交誼廳布置之進行 2. 全系大會宣傳單之製作 3. 杜鵑花節佈景之製作：學務部表示不用在會場入口弄大佈景，要花許多時間製作， 宣傳效果卻不大 五、資訊部： 上學期檢討 1. 協助進行P1 B00與B01版主之交接 → 由於洗版事件造成多人帳號被停權之事件，亦造成交接工作之阻礙，下學年若要還 要進行洗版活動要先詢問PTT站長是否允許，以免受罰 2. 徵文比賽網宣之製作與訊息之宣傳 → 時程上有點太晚進行 → 建議改成圖片宣傳，文字訊息的掌握度較低 下學期規劃 1. 相關活動網宣之出產(全系大會、系友座談、之夜、送舊、撥穗) → 與各活動負責人和各部協調誰來製作，負責聯絡能幫忙製作網宣的人 → 全系大會最晚開學就要有網宣 六、活動部：因部長未出席，由其他幹部共同討論 上學期檢討 1. 卡誕旦： (1) 人力表、節目各環節之安排未詳細寫明，缺乏事前完整詳細的書面規劃，會長及其他 幹部未能事先掌握活動細節 → 活動的安排與人力等等，希望至少可以公告到系學會社團內，讓會長與其他幹部可 以掌握相關消息，可以提出建議或幫忙 → 交代部員的工作或企劃若未按時繳交，部長需負起催促與監督的責任，而非全權交 給部員處理，且未來必須預留緩衝時間 (2) 資訊宣傳效果太薄弱，許多大四都表示不清楚卡誕旦的時間和發送湯圓的訊息， 還有通知老師應該要用書面邀請函而非e-mail，e-mail只是提醒作用 (而且有學長姊發現e-mail根本沒寄送成功) → 跟大四學長姐部分很多都不熟而且FB也沒有，所以有點難宣傳，之後會想辦法改進 ；湯圓因為後來才決定所以可能宣傳不周到 → 由於PTT使用率偏低，希望除了PTT網宣外，至少要寄信給各年級班代，請他們代為 通知班上，這樣比較保險 → 除e-mail外，有正式的邀請卡是比較尊重的，有些老師也很有可能會漏信，既然都 有請老師贊助獎品，應該也順便寫個邀請函給老師，也請老師轉達實驗室其他的學 長姐來共襄盛舉 → 要掌握訊息是否有傳到，不能只交代學弟妹之後就沒再追蹤 (3) 海報經費使用不當，印的海報比之夜還昂貴還有擺在櫃子上的報名表數量印製太多， 兩者都太浪費 → 雖然學弟妹沒主動詢問，但應告知學弟妹相關細節 → 以後要核銷必須先詢問總務並告知相關金額，若不予核准或核准後金額變動 致使總務判定無法核銷，該筆費用必須由當事人自行承擔吸收 → 未來請節儉使用經費並謹慎計算文宣所需份數 (4) 節目程序太晚決定，且主持人不熟悉摸彩內容，台下觀眾易產生混淆，且獎品安排之 順序有點怪？ → 獎項順序是主持人自行決定的 (5) 出現學弟妹不知道要搬座位給大三四學長姐坐，以為學長姐也要坐地上的情況 → 雖然是場地安排細節，但亦要事先讓學弟妹知道，以免失禮 → 下次應可由提前繳交企劃並提出討論，來避免此類狀況 下學期規劃 1. 之夜：時間已定，4/29 (一) → 相關負責人獨立運作或由系學會介入？ → 系學會可協辦與支援，但主要工作由各部分負責人進行 → 之夜雖然不是活動部主辦，但希望卡誕旦時宣傳不足與沒有邀請函的問題，可以在 之夜的時候改進 2. 送舊、撥穗：為辦給學長姐的大活動，需要事先規劃清楚， 以政治系沒有辦好活動而使系學會遭受撻伐之事件為借鏡 → 借教室與訂餐廳需事先進行，避免搶不到場地而使活動無法進行 → 請活動部長主動去找上屆部長以及大四畢代聯絡與詢問相關事宜 七、總務部：因部長未出席，由其他幹部共同討論 上學期檢討 1. 由於發生卡誕旦海報經費使用失當事件，總務應訂定相關核銷標準與流程之規範， 避免讓流程太簡略而出現瑕疵 → 目前討論：以後要核銷必須先詢問總務並告知相關金額，若不予核准或核准後金額 變動致使總務判定無法核銷，該筆費用必須由當事人自行承擔吸收，以達到合理使 用系學會經費之目的 下學期規劃 1. 通知各部提出新的支出預算，交由總務與會長審核 2. 之夜：系學會要補助哪些？去年只有補助場地、器材和美工相關費用。 → 需擬定可補助項目與相關金額：器材費、場地費、美工費... → 目前打算每個節目訂一個補助上限，金額根據目前系學會餘額決定 3. 送舊：餐廳之選擇亦將取決於系學會之餘額 4. 負責處理申請社團經費補助的工作(時間應為下學期前幾週) 八、公關部：因部長未出席，由其他幹部共同討論 上學期檢討 無重要討論事項 下學期規劃 1. 大二之夜和生技營負責人決定聯合拉贊 → 告知大二負責人之前關於之夜、生技營、杜鵑花節聯合發包給同一廠商製作相關海 報與文宣的討論，但要不要採用由他們自行決定 九、體育部：因部長未出席，由其他幹部共同討論 無重要討論事項 十、臨時動議： 1. 下次開會如未能出席請事先PO文請假並告知原因(未請假名單：王栩沅) 且開會請準時避免使會議進行延宕 2. 畢業旅行：是否由系學會負責？ → 找有興趣的同學負責辦理(目前人選：蔣孟廷) 開始找可能地點與行程價位之相關細節 3. 會長補充： (1) 全系大會：預計於2/26週二晚上舉行(避免受228連假影響)， 會長與副會長負責處理即可 → 聯絡之夜、生技營、杜鵑花節負責人，請他們簡報活動之相關規劃，並統籌各活動 需要人力 → 大一一定要參加 (2) 再次提醒：請各部於下次開會前提出下學期所有經費預算 (3) 關於活動補助的事情，各部請先將欲申請課活組社團補助的企畫書(包括活動內容與 預算)都先寫好，包括系刊、系友座談、撥穗、之夜等活動，先別管是否能申請得到 ，但務必於寒假期間、開學前完成這項工作 ※ 下次開會時間：2/23 (六) 14:00 --

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