101學年度生技系系學會第二次幹部會議紀錄 (2012/10/06) 與會人員：董又慈、馬蓁華、張道明、鄭聿廷、王栩沅、林俞均、林延翰、 林煜晟、陳昱嘉 一、全系大會檢討： 1. 參加人數太少，推測意願不高，大一超過20人，且宣傳開始太晚，未先調查各年級及 系隊是否有事（好像撞到系隊比賽）。 2. 進行流程之效果經過評估，結果尚可，不至於過於空泛 二、大掃除檢討： 1. 人數上尚充足，現有垃圾清除之問題，要協調誰要幫忙倒垃圾，下周五前要清除 2. 預計以後每兩週進行一次大掃除，並清除招領物品（要先行公告），之後再依情況調 整大掃除之頻率高低。要搜尋回收管道，否則一律當垃圾丟掉。 三、活動部目前缺人，沒有人志願參與，可能要拜託部長自行尋找部員 另外網路上需要持續公布招募訊息（志願調查表之問卷調查）， 以防無法參加全系大會而想加入系學會的人沒有管道。 四、各部報告： 1. 學務部：系友座談會，要先調查各年級之考試時間，並製作海報相關宣傳。目前講者 尚未確定。 2. 活動部： i. 卡誕旦場地已訂，時間為12/21(五)，記得跟總務拿錢。須聯絡老師參加及規畫當天之 活動內容。大一的部分，劇已有負責人，舞尚未找到，須持續關注。麥克風借場地會附兩 隻，投影機如果要另外加錢可以跟系辦借。加上超時之費用支出，場地費預計8000元。需 通知大一若有美工相關支出需報帳。 ii. 討論是否要辦生技週： 要賣什麼？ 上學期or下學期？ → 上學期已經來不及，但下學期會衝到之夜。 是否需要再賺錢？ → 東友會賺兩萬五，帳棚費2500元，所以聽起來利大於弊。 人力是否充足？ → 要討論獎勵出席之制度。 3. 系刊部： i. 由於系友人數多費用龐大，系報系刊過去均由系辦負責，價格約在四萬至四萬五。加 上今年徵文比賽以及雜支(訪問後之小禮物)，預計支出約為兩萬至兩萬五。用完有剩會退 還系學會。 ii. 系刊與系友會之關係：系友會甫成立，可考慮向系友拉贊助，並刊載相關內容，但取 向要調和系上成員與系友興趣之導向。公關部將負責贊助之工作部分。 iii. 前任系刊部長覺得以系友為導向的系報可以一年多份，現任部長覺得一年一份即足 夠，上學期末出系報，下學期末出系刊。 4. 美工部：準備印通訊錄，按大學部人數+大一三位導師，以避免去年印太多的問題，預 計約7500元。卡誕旦場佈幾百塊即能解決。 5. 公關部： i. 舞會問題，是否要辦？要和誰合辦？以及認票數量問題，與主辦單位商量，若可降低 到一定數量即可合作。目前預計50張，大二意願不低。須盡快與主辦單位聯絡。 ii. 與系友盡量拉贊助，支援系刊部兩萬至兩萬五之支出。系友之訊息聯絡可找系辦 6. 空間部： i. 報修交誼廳之項目：漏水、損壞與鑰匙遺失之系櫃(5+2)、門禁系統、監視器、椅子*3 、白板吊起來。新購獎盃櫃：放系刊+獎盃。 ii. 垃圾桶大小與材質之更動：考慮換成如農化系之類的大型鐵箱，要尋找樣品 iii. 椅子數量尚稱充足，暫時不須購買 iv. 空著的系櫃因管理不易，暫時不考慮租借給碩士班以上學長姐。大系櫃已清空，目前 規劃給系學會、生技營、宿營、之夜等活動使用，系刊部已認領一個櫃子，美工部也認領 一個。其它將分配給活動之負責人。系網之櫃子考慮收回一個，留一個放置公用之球拍， 暫由體育部託管。另外還要確認各系隊空間之分配。 v. 留一個公共櫃放置失物招領之物品，定期清除及開放索取 vi. 公共櫃學長姐之留下物品亦將會清除 vii. 系服之處理：先給未領的同學拿，再開放給學長姐領，最後剩餘的考慮拿至杜鵑花 節賣掉。 viii. 工讀生之薪水由系學會發放，工資由台大學生之新規定給付：112元/小時。工作內 容除了倒垃圾，還包括清除桌上明顯之垃圾。 ix. 交誼廳外公布欄收回使用？ →暫不打算 x. 會後進行交誼廳空間標示之張貼 7. 體育部（由王栩沅代理）： i. 目前可給系隊使用的區域為交誼廳進來兩張桌子、部分大系櫃與系櫃上方，需與各隊 隊長與農化系討論。另須為各系隊購買需要放球之籃子。 ii. 成立新系隊是否需要明文規定？以規範空間之管理 iii. 需要盡快找農化系體育部長與各系隊長開隊長大會，討論空間之分配 iv. 系隊區域內之私人物品，開會要討論是否可以併入系隊之放置區域 8. 總務部： i. 各活動部之開銷由活動部長統一收集，再彙整給總務。系學會費維持四年$1800，轉出 者須自行提出申請退費。總務要跟各年級負責人連絡收系學會費。 ii. 轉系轉學生以後要統一收系學會費並記錄 iii. 要考慮支出除了活動美工之外，還有許多未支出的部分，如之夜練團費，經概算後 支出和收入只能勉強打成平衡，要討論是否要提高系學會收費，下學期與活動支出一起進 行。 iv. 財務要公開，定期公告，並刊登於系刊系報上讓系友知道，以方便以後拉贊助。 9. 資訊部： i. 整合各個版系學會工作板與交接事宜，並監督各系版版主交接，以及年度洗文傳統事 先之申請。 ii. 目前系學會聯絡之方式PTT與FB並行管道，屬過渡期；之後若有決議再行調整 iii. 與各版版主建立連絡管道，協助公告並置底相關重要事項 iv. 請大家粉絲專頁去點讚 五、系館廁所衛生紙之事宜： 與農化系學會長協調後覺得不應該由學生負責提供，經詢問兩邊系辦後，生技系表示目前 系館由農化與生技共管，目前有點尷尬；農化系表示由於生技系前前系主任不願意攤錢而 作罷，目前可與現任系主任討論現在該如何進行。衛生紙之更換也需討論是否由學生 (工讀生)負責。 六、製作財產清單：避免重複購買相關物品並造成浪費，並需定期更新相關表單。考慮 製作標示系學會財產之貼紙。 ※ 音箱需要一個負責人管理，不見的話由負責人負責。 七、 1. 鞋子需要公告認領，並請體育部長告知各系隊長叫系隊的人來認領鞋子 2. 幹部表決是否要辦生技週：依多數決原則，三票同意，五票反對，決議不辦 八、臨時動議： 林月先要放意識報的索取處，由林月先負責清理與更新 九、會後會： 1. 討論同一年度的活動相關支出，如之夜、生技營的海報與兩件系服之製作，均發包給 同一家廠商並進行相關折扣之洽談，將可減低相關開銷。 2. 進行系櫃、廳內特殊區域標示之張貼，與聖誕節燈泡之測試與清除 下次開會時間：11/3 (六) 14:00 --

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