※ 引述《deangdo (孤臣孽子)》之銘言： : ※ 引述《caselook (幸福要懂得耕耘)》之銘言： : : 真巧，愚也是檔管人員，本人是主辦，還有三位協辦同仁。 : : 愚是重度視障，85年殘特五等，91年轉任至地方機關，93年開始接檔管迄今。 : ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ : 不好意思~請問重度視障的你要如何看清楚公文檔案呢?公家會有輔助器材嗎? 這兩天去地方行政研習中心受訓，因此回信遲了。 愚的右眼還有 0.1的視力，可以勉強看文字。輔具要自備，之前有稍微用放大鏡， 因為用不習慣，所以並沒有使用輔具。 : : 不知道您在那個單位？ : ^^^^^^^^^^^^^ : 國營企業單位~^0^ 很好，至少有 4.6個月的年終加績效。..^^ 愚以前也待過國營事業。 : :舉例來說，員工保險的公文，可能人事室、 : : 行政室、清潔隊這三個課室都有，若是強調課室本位，則檔卷要做成三本，不但封皮 : : 的使用量增加三倍，而且檔案盒也可能增加三倍。若這三個課室的該類公文量都不大 : : 的話，那麼浪費的物力及儲存空間，就相當可觀了。 : ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ : 怎麼可能變成三本及三倍呢?不懂耶 : 我們單位一位公文看內容來分發給那課室的承辦人，那麼只有一位承辦人處理公文 : 那麼當要歸檔時就是以那位承辦人的部門來歸在那一地方。就一件公文就一個承辦人 : 處理；一個部門室。 : 例如如果某件公文處理時，一開始承辦人是人事室，但看公文內容會會會計室 : 會行政室，最後上層批完了後就回到人事室，並由人事室交給發文室及檔案室歸檔 : ，其檔號是人事類。就歸在一個人事室的檔案盒內 : 如果說會計室及行政室要一份，通常都是副本，副本就由他們自己保管。 : 至少我們部門是這樣用的 從實務來舉例好了： 總收發文那邊，把各承辦人的公文分好以後，待各承辦人將業務完成，就進行歸檔 的工作。在檔案管理這一端，咱們是先看歸檔公文的內容及承辦員標註的分類號， 來區分各歸檔公文應該歸到那裡。今有人事室、行政室及清潔隊等三個單位，檔案 分類號如下： 011-06 行政室--員工保險-->主要歸的是工友、技工、司機之勞保等各類保險 092-05 人事室--員工保險-->主要歸的是現職公務人員的公保等各類保險 110-99 清潔隊--其他-->主要歸的是其他公文。 上述分類號中，011 是行政綱、092 是人事綱、110 是環保綱，06、05、99都是目。 若採「課室本位」制，則行政室的公文要歸行政綱，人事室自然歸人事綱，清潔隊則 是歸在環保綱的分類號之中，各課室不可也不應逾越。 但現在問題來了： 如果清潔隊的公文承辦人在環保綱中，找不到與「員工保險」相關的分類號可以歸檔。 這時，有三種情況會發生： 一、承辦人將公文歸在較無爭議的分類號中，例如上面的「110-99」，清潔隊--其他。 二、承辦人要求檔管，增設一個新的分類號，例如，增加「110-30」清潔隊--員工保險。 三、承辦人打破「課室本位」，把公文歸到其他課室專用的分類號，例如，將公文歸到 「011-06」行政室--員工保險。 上述的第一種情形，算是最不必費心的，因為承辦人自己選好要歸檔的分類號，如果員 工保險相關的公文在清潔隊的例行公文量不多的話，其實是相當妥當的做法。 第二種情形，就是您提到的情況。當然，如果在檔管的權限範圍內，而且清潔隊的公文 中，有關隊員及司機的相關勞保公文很多的話，是應該可以增設的。但若該類型的公文 數量其實不多，是否有必要新設分類號，最好詳加審酌一下，否則一整年下來，只有一 兩件該類的公文，增設分類號以後，又要做封皮，又要檔案盒，又要浪費上架空間，其 實是不符合成本效益的。 至於第三種做法，是個人目前認為最好的做法。試想： 行政室的工友、司機是勞保，清潔隊的隊員、司機也是勞保，把相關的公文歸在一起， 有什麼不妥？只因為課室不同就要分開來存放嗎？要知道，案卷太細，做的太小本，不 但不符成本效益，而且反而容易因疏忽而造成遺失，在管理上，反而會是一大漏洞。 當然，如果公文量實在很大，那當然還是要區分開來，會較有實益。 : 我之前也問過承辦人，但承辦人說只要調到檔案就行了~所以檔案歸在那裡就由 : 我決定，如果真的那麼簡單就好了。 : 但是檔案有移轉、銷燬等問題，這會影響到部門權限 : 例如說某行政盒的檔案已逾保存期限了，所以要辦理銷燬或移轉時，這行政盒檔案 : 就由行政室主管及承辦人他們同意後，就辦理銷燬，但行政盒數量文件很多~至少 : 有數千以上公文，所以不可能一件一件查看。 : 因此當如果有人事類或會計類的公文歸在於行政類，那麼萬一銷燬或移轉的話 : 這樣不會影響到嗎? 問題不是應該歸在那個分類號，而是檔案的保存年限才是關鍵。 傳統的檔管邏輯，其實是有一點問題的。理論上，公文在有電腦系統輔助檢索的情況下， 保存年限的認定基準遠比分類號來的更重要！ 什麼公文該保存幾年，這才是重點。分類號的目的，其實是著眼在保存年限，而非僅僅 是將公文做「分類」那麼簡單。換言之，檔案分類的實益，是在於確定該類型的公文應 該保存幾年，這才是重點。 愚個人的經驗，檔管人員的工作，應該是審酌該件公文的保存價值，然後歸入妥適保存 年限的分類號中，這才是王道。 如果說，同一個檔案盒中的檔卷內，竟然有不同保存年限的檔案，那就應該做全面性的 清查工作。務必要切實做到一卷一分類，自然就不會有錯置的情況發生了。 : 突然覺得啊~好像身心障礙都去做檔案工作耶，像我認識某一位聽障生 : 考上殘特三等的財政，但是卻是去做檔案室工作耶........ 檔管是一個很有意義的工作，政府機關知識管理的know-how，其實都在檔案之中。 檔案工作單純，但是細節不少，近年來，當局也日益重視。加上電子化政府的要求， 未來的檔管工作，所要兼具的職能，恐怕要比想像中來的更加不易喔。 檔管絕不簡單，所謂「多易必多難」，看似容易的事，往往細節也最難做的巧妙。 未來的檔管，是真正的通才，要粗通各承辦人的業務性質，還要懂得資訊科技的應用， 甚至於一些檔案修補之類的知識，也要稍微具備才行。 總之，什麼工作都好，發揮螺絲釘的精神，儘可能的把本份做好，這就對了。 -- 認識馬凡氏，關懷馬凡氏； 歡迎光臨『馬凡之家』 http://www.marfan.org.tw/ --

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