※ 引述《deangdo (孤臣孽子)》之銘言： : 我是重度聽障，職稱是檔案人員，是負責管理所有檔案問題 : 檔案室只有我一人在管的~ : 所以有很多問題我無法打電話去問清楚，同事們也不了解 : 所以想請問有沒有人在檔案室工作或公家機構工作 真巧，愚也是檔管人員，本人是主辦，還有三位協辦同仁。 愚是重度視障，85年殘特五等，91年轉任至地方機關，93年開始接檔管迄今。 : 我的問題是： : 想請問各位檔案人員，如果遇到公文檔號填錄歸檔時，因承辦單位 : 是人事室，故檔號應該是以人事分類號為主，但如果因人事分類號找 : 不到符合的，卻覺得行政類的「節」說明比較符合。 : 故人事承辦人公文檔號選擇行政分類號，是否可以以非屬自己部門檔號 : 歸檔呢? : 又例會計室承辦人覺得人事類的「節」說明更符合自己公文內容而填錄人事檔號 : 這也可以嗎？ : 還是一樣要所屬部門一定要用所屬部門檔號，不可以去跨用別部門檔號 : 謝謝指教 不知道您在那個單位？ 因愚目前在地方基層行政機關，因此，分類號係依照上級縣府單位所訂定的標準。 原則上，為了統一各鄉鎮的公文分類系統，縣府是不允許我們隨意增加分類號的。 在95年以前，由於分類號係由各鄉鎮自訂，因此較能嚴格遵守「本位主義」，就是 盡量把公文依照各課室去歸檔。但近來的檔管觀念稍有轉變，也就是打破課室本位， 主要改以業務性質來區分，而不以課室來分；這樣做的好處，是可以有效減少分類的 複雜度，而且減輕檔案卷帙管理的成本。舉例來說，員工保險的公文，可能人事室、 行政室、清潔隊這三個課室都有，若是強調課室本位，則檔卷要做成三本，不但封皮 的使用量增加三倍，而且檔案盒也可能增加三倍。若這三個課室的該類公文量都不大 的話，那麼浪費的物力及儲存空間，就相當可觀了。 若不以課室本位為主，則只要是機關內的員工保險類公文，統一歸於一個分類號，不 但查詢上較省事有效率，而且又能有效節省成本。 以往會採行「課室本位制」，主要在於早期檔管係以人工查索為主，因此為了一目瞭 然，所以主張以課室來區分，如此可以有效的減少查索時間。但目前機關皆採行電子 化作業，查詢功能交給電腦就可以了，因此應將管理重點放在檔案儲存成本的控制上。 其實，檔管人員是有權限依專業考量更改承辦人歸檔公文的分類號的。如果承辦人的 分類號寫的離譜，那就大著膽子改吧。承辦人才不管檔案歸在那裡哩，只要以後調的 到公文就好了，反正有電腦輔助，應該是不會出亂子的。 提供一點淺見，給您參考..^^ 檔案工作做了三年多。去年身特四等僥倖上榜。目前要換跑道，到學校去了。 說不定，未來還有機會接觸到檔管，也說不定喔。 -- 認識馬凡氏，關懷馬凡氏； 歡迎光臨『馬凡之家』 http://www.marfan.org.tw/ --

※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 118.232.128.110