I. 繳交給學校的文件 1. 活動前1個禮拜 要繳交下列2文件給 課外活動組的辦事人員 (現為 雅琦姊) ** 活動企劃書 ** 社團校內外活動申請表 需給 指導老師周明仁董事 蓋章 ，他的辦公室在學校醫院大樓的4樓走出電梯 後直走到最底，門口掛著董事會的那間。一般來說，即使董事不在或是他在忙 只要跟他的秘書說明來意後，他的秘書都會幫忙蓋章，指不過限於上班時間， 中午也常常會沒有人，大門深鎖，如果怕白走一趟，可以事先先打電話到董事 的辦公室分機號碼。 2. 活動後2個禮拜 ** 活動的成果報告書 ( 含 發票的黏貼單 註解1) a. 這部分十分重要，請負責人務必在期限內(2禮拜)交給課外活動組的辦事人員 (現為 雅琦姐) ； b. 而且要注意發票黏貼單的黏貼方式 (因為學校規定時常會改變 這學期的方式學 校尚在研議中 ) c. 黏貼發票的合法性 --- 注意統編 52000403 以及 抬頭 中山醫學大學 (注意:因 為要給學校核銷 所以不加管樂社 ； 也不可以簡稱中山醫大) d. 黏貼發票的金額務必不可小於學期初學校核定的活動預算金額 例如︰如果學校在社團總企劃書上核定 3000元，如果黏貼單上只貼了2200元 的 發票；學校就只會核發 2200 ，間接的 社團就會損失了800元 。 3. 如果活動期間需要申請 "團體公假" * 團體公假單 在學務處的生活及僑生輔導組 的前面櫃子裡 依照要請公假的人數 拿一份就可以了 (一份約有30多個空位可以寫) ** 寫上每個人的系級 名字後 在表格的下方簽上此活動負責人的名字 再交給 社團的指導老師 周明仁董事 蓋章 *** 附上團體公假認證文件 或是 學校行政人員的簽章 (後有詳細說明) **** 交給 學務處的生活及僑生輔導組 的辦事人員 (現為 慧曇姐 或是 淑芬姐 ) 他們會幫我們跑公文 只要跟他約個時間再到課外活動組拿就可以了 ***** 拿回正本以後 只要同樣的系級一堂課印一張 請同班同學代交給任課教師備 查就可以了 關於團體公假的認證部分 有3種可能 a. 學校社團例行活動 (迎新擺攤 社團評鑑顧攤 ) 這部分的公假單認證比較簡單 只要交給 課外活動組的辦事人員 ( 現為 雅琦姐 ) 就可以了 b. 全國音樂比賽 認證方面 只要在網路上 下載全國音樂比賽發給各政府單位的電子公文印下來 附在公假單背面 讓它跟公假單一起跑公文就可以了 c. 特殊活動 ( 例如: 校慶表演 等 ) 認證方面要找當初接洽的學校人員 例如 校慶表演的負責人是簡教官 找他蓋章就可以了 這部分有問題其實可以直接找課外活動組的辦事人員 (現為 雅琦姐) 4. 如果需要活動借用大禮堂或是學校其他教室、場地 a. 大禮堂 --- 在確定要借用的日期後，在借用日的前個月末或是當月初趕快到課 外活動組的辦事人員口頭報備，先將場地定下來，當然，可以直接繳交此活動的 申請表是最好的 (因為需要憑藉已核定的活動申請表的下聯，請警衛開門) b. 其他教室 (現在學校下午五點後 只開放 A7---12 以及 實1---3) 在確定要借用的日期後，在借用日的前個月末或是當月初趕快到器材室 ( 105教 室旁的小房間 開放時間為一到五的 中午 以及 五點到六點 ) 登記，並在借用 的當天或是前一天，再到器材室拿"借用單" 憑這張單子，拿給警衛他才會幫你 開門 c. 微風廣場，大慶校區營火場(學生擺攤不需要登記)，陽光走廊，微風走廊，文 藝走廊 --- 需到學生會登記 登記方式 --- 使用前一個月至學生會登記，但必須使用前的兩個開放登記日至 學生會確認場地。登記後如不使用場地，請至學生會取消登記，否則將視同違 規行為，將被發黃卡一張 登記地點 --- 大慶校區 社團大樓一樓女生廁所旁的 學生會會辦 登記時間 --- 一三五的中午 1200---1300 II. 繳交給社團存檔的文件 1. 繳交給學校的所有文件請務必留下底稿 2. 其餘同社團評鑑所需文件 ( 含 發票的黏貼單 註解1) ------------------------------------------------------------------------------ 以上 是利用這禮拜的空檔打出來的 最主要的想法是希望可以讓各活動的負責人跑的更順利 ^^ 也可以讓新的幹部 了解 學校大約的狀況 如果大家有其他要補充 希望可以不吝惜提出 畢竟 這是社團共同的經驗資產 v(￣︶￣)y -- 我們一家都是人~ 不是~ 我們都是一家人~~~ --

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