※ [本文轉錄自 B93310XXX 看板] 作者: bbx (和平之風憶靜農) 看板: B93310XXX 標題: 給系學會---關於通訊錄的編纂 時間: Wed Jul 27 06:18:58 2005 給系學會： 我是畢業的文郁...(要退休不退休的)，我想提醒一件事 　是關於通訊錄的編纂。 　以往的通訊錄總是有一些資料錯誤，幾乎年年如此。 　照理說，通訊錄這種基本的文書處理 　資料不應有誤才對，不過打了大量的資料難免眼花， 　而錯誤就是不小心打錯字，資料輸入錯誤，加上沒有多重校對所照成。 我想已經大學生了，所以通訊錄的編排可以盡善盡美， 不用再出錯才對，這是我的出發點，所以依我以往的經驗，提供一些意見。 通訊錄的內容首先包括老師、大學部、碩士班學生(之後好像會有博士班)。 內容主要包括學號、姓名、生日、電話、手機。 之前有發生過通訊錄上出現碩士班學生的地址資料， 　這使碩士班學生造成困擾，因此對於碩士班學生的通訊錄編輯，可以事先 聯絡研學會(可以像系辦詢問基本資料)，告知他們要編纂新一期的通訊錄， 請他們討論通訊錄資料是否依循舊有格式(學號、姓名、生日、電話、手機) 或是要再增減某些項目，待確認後，請他們更新資料，然後寄給你。 (再此建議最好系學會先用好統一的表格格式電子檔，寄給各系級的班代， 請他們在那表格填完資料後回寄給你，之後再剪貼複製即可。) 然後老師的部份，可以跟系辦要資料(電話有更新、也有一些新進老師)。 等到資料更新完畢，再寄給老師。例如馮老師的資料更新完畢，就寄給 他請他確認。(老師的E-MAIL通訊錄上有)。 而各年級則可以通知他們的班代，請他們在暑假期間作業，這樣可以省 去一些時間，使通訊錄的編纂更快進行。因為以往都要等到十月以後才 拿到，能愈早拿到當然是愈好，對同學來說是愈方便。 再來是校對的部分，這是重要的地方： 校對的過程通常是班代收齊完資料，再寄給同學，確認有無錯誤，此為 一校。 各個班代一校無誤後，寄給系學會，由系學會整理完，再統一寄給班代， 然後由班代統一轉給同學，再次做確認，此事二校。二校無誤後，便可送 廠印刷。(以上的校對當然也包括研究生與老師) 拉贊助： 在送印刷廠之前，還必須同步進行的一件事就是拉贊助，通常是由公關 部在負責。以往是挨家挨戶的向店家拉贊助，碰壁率高；後來好像有向 企業或是補習班來拉贊助，這是一個不錯的可行方式，當然有人會覺得 投向補習班懷抱有點奇怪，這是見仁見智的問題。總之，以公關部負責 人的方便性為主。而拉贊助的部分可以請教學長姐。 再來是發放的部分： 等通訊錄印好之後，系學會最好採取主動（外展的精神），先送給每位 老師一本。再者去通知研究所跟各年級班代，請他們領取，透過必修課 分給其他同學。當然，仍會有一些同學沒拿到，這時可放系辦，然後以 ＰＯ班版的方式公告，請未拿的同學前往系辦領取。 流程整理 聯絡各級老師、研學會、班代→寄送電子化表格→各級班代收集同學 資料→班代彙整資料、向同學校對確認→班代向系學會遞送資料→ 系學會彙整資料→系學會傳送彙整資料給班代→班代再次向同學二校 資料→系學會進行資料最後確認，同時做好贊助廣告版面，送廠印刷 →發放 　　 -- --

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