※ [本文转录自 Alwayswithu 看板] 作者: Alwayswithu (等待。幸福) 看板: Alwayswithu 标题: [文章] 简报技巧 时间: Thu Aug 24 10:13:18 2006 ※ [本文转录自 NoAppendix 看板] 简报技巧/谢宝煖(台湾大学图书资讯学系副教授) 我们不知道看过多少人做简报，听过多少场演讲，相信大家也都做过简报， 被邀请演讲无数次!简报，多麽容易的1件事!以前我不这麽认为， 现在还是无法这麽告诉自己。 简报的目的在传达讯息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片； 有演讲者深怕遗漏重要讯息，照着投影片的内容逐字宣读； 有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好像是在教简报软体；也曾经有过经验， 听完1场演讲回来，我竟不知道演讲者长什麽模样， 因为他始终我们一样看着萤幕自说自话，我只能看到背景。 到底1场成功的演讲该注意那些细节， 一直希望有机会将简报技巧的理论与PowerPoint实务结合，藉着这次研习的机会， 将初步的汇整结果与大家分享，也请大家不吝指正。 简报成功的关键 简报是说服的艺术，要说服观众接受我们的观点，首先要抓住观众的注意力， 然後帮助观众清楚地了解我们要传达的讯息，引导观众同意我们的观点，最後建立共识。 作为资讯时代的演讲者，可以运用资讯科技来帮助我们建构讯息。 1.态度 我能做好简报 我的内容很有价值 我的观众很重要(顾客焦点):我要让观众很有收获 2.形象 情绪: 我很高兴来做简报 我要用热情感染我的观众 衣着: 我很专业 我很有精神 男:西装(深色)、衬衫(白) 女:套装、裙子 3.声音 运用声调技巧 停顿 感情 目光接触 节奏快慢 加强 成功简报7步骤 1.观众 如果能够事先知道观众的基本资讯，那麽在设计简报讯息时， 就可以将观众的特性融入简报中。观众为什麽会来听我们演讲， 想从我们的演讲中得到什麽?我们的简报内容能不能符合观众的需求? 观众的人数有多少? 观众对主题的熟悉程度如何?所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉? 观众的背景、教育程度、工作性质等同质性有多高? 如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉，我们还讲众人皆知的基本观念， 是会让人很厌烦的；反之，如果我们的观众对主题一点也不熟悉， 而我们一下子就切入核心，让观众一头雾水，或者满口听不懂的专有名词、英文简称， 让观众充满挫折，那麽观众也不会赞美我们的。 所以，根据观众分析来准备简报内容，需要为观众建立背景知识时，请大方地加以解释， 再把焦点拉回主题，让所有观众都能同步。所以， 也不要在中途塞给观众太多的参考资料，这样观众会分心，还跟不上进度， 请把所以补充资料全部放在最後面，甚至另外制作附录，让观众带回去参考。 2.讯息 简报最主要的目的是传达讯息，所以的内容都应该辅助讯息的传达，与此目标无关的， 都不应该在简报中出现。 简报设计的原则是KISS(Keep It Simple, Stupid)。 其实准备简报内容和写文章是一样的，订好题目後，先列出大纲， 把重要的观念和关键字的关连性架构出来，接下来再加上创意， 以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。 文字的使用 善用PowerPoint的简报设计范本，可以省去我们配色定字型的时间。 切记简报是辅助我们传达讯息，真正在传达讯息，说服观众的是我们， 所以不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。我们可以从行销的角度来看， 如果我们只是照念的话，那麽同样的内容，以後可能就是下面听讲的人来念， 而不是我们了，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势， 传达不是简报投影片就好了，要有我们演讲才成功。再从智慧财产权的角度来说， 如果投影片的内容是满篇文字，资讯就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性， 就得追求进步性；君不见着名的演讲者，1套投影片走天下，场场瀑满， 没有人嫌投影片一样，因为诠释不同。 所以制作投影片请掌握Magic Seven原则，每张投影片传达5个概念效果最好， 7个概念人脑恰恰好可以处理，超过9个概念负担太重了，请重新组织。(7±2=5~9) 字体大小 投影片的字体要大、行数要少，为什麽，请看下图(见连结)便知分晓: http://0rz.net/051kH 记住:我们是来演讲，不是来做视力检查! 字体大，行数自然就好，当然就符合Magic Seven原则! 我的建议是(见连结): http://0rz.net/f01kh 除非是自备notebook，否则请不要选用细明体和标楷体以外的字型设计， 因为会场的电脑可能无法支援，千万不要冒这个险! 标题的使用 标题是每张投影片的主轴，请简洁有力地传达每张投影片的重点， 最好是以5~9个字来说明，因为再多字1行就挤不进去了，就算挤得进投影片， 也挤不进观众的脑中，而後者显然是比较重要的。 因为标题只能取5~9个字，所以冗赘之字就无须出现，例如:「的图形」 (难到我们画得让观众看不出来是图吗?)「百分比分析」(由表中不就看出来了)。 其实每张投影片就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述1段文字， 或是名言，否则是不会出现超过2、3行的文字的，就是是要引用1段文字，或者是名言， 也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。 勿用标点符号 既然投影片就是大小标题的组合，那麽就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点， 更是可以直接省略。 投影片上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织， 所以大部份的标点符号都是多余的。 至於括号，也尽量少用，特别是在标题上若加上括号就好像在大庭广众咬耳朵一样， 如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中， 这样可以让我们的标题简洁有力。 缩写的使用 用英文缩写字可以让简报内容更精简，更专业!那可不一定， 缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用，所以除非我们非常确定觏众的背景， 否则还是将全文拼出较佳。还好，简报不像看书或文章， 我们希望带着观众跟着简报的进度走， 所以不能期望观众在第2张投影片学会的缩写就能马上应用到後面， 更别提有很多人演讲是会迟到或神游的。 数字的使用 数字会说话，所以善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好，因此， 统计数字也是简报常用的资讯。 在简报中引用统计数字时，投影片中宜以精确数字呈现，但在口述时， 不要太拘泥於精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想， 只有在特殊目的的时候，才需要使用精确数字。 关联资讯的使用 资讯透过时间和空间的关联，更具意义，所以流程图、组织图、时间表、timelines， 都可以让资讯更为生动，Visio是很好的辅助工具。 图表的使用 表胜於文，图胜於表，所以图表自己就能说故事，换句话说，图表只须标题， 请勿再加上文字解释图表内容。诠释这种智慧型的工作，千万不要让电脑做， 要让睿智的我们来发挥。如果怕到时紧张遗漏了重要的资讯， 请把要讲的内容打在备忘稿中。 动画的使用 我们经常利用圆饼图、直条图等来呈现统计数字，此时我们也可以多点创意， 以动画来呈现市场占有率，或业绩成长，更令人印象深刻。 资讯来源 简报也应该尊重智慧财产权，注明资料来源一来表示我们所引用资讯的权威性， 二来也彰显我们的专业。 在简报中可以建立自己的风格，将资讯来源固定安排在投影片的固定地方，如此一来， 我们演讲的时候不用再花宝贵的时间去交待资讯来源， 观众就会自己在投影片的适当位置取得所需资讯。 投影片中的资讯来源也应该采用标准书目格式，以免挂一漏万。 例:放在每张投影片的最下方(见连结) http://0rz.net/e81l2 3.组织 投影片的内容要怎麽安排呢?其实1场简报就是在说1个故事。首先自我介绍， 然後告诉观众将要听到1个什麽样的故事，接下来把故事说给听众听， 再强调一下故事的意涵，然後帮观众回忆一下今天聪到了1个怎样的故事， 最後当然是谢谢观众的参与罗! 开场白(introdution) 好的开始是成功的一半!第1张投影片要充份彰显占简报成功关键58%的态度和形象， 要表现我们很高兴来演讲而且尊重顾客， 所以投影片的最上方要标明主办单位或是会议名称； 接下来要表现我有资格来做这场演讲，所以要标明姓名、职称和服务单位或是专长。 演讲是无形的，未免船过水无痕，通常主办单位都会印制讲义发给与会者参考， 我们是不是曾经拿出1份讲义觉得很有参考价值，可是却忘了是怎麽拿到的， 我甚至还有拿过讲义第1页只有题目几个大字而已，怎麽想都想不起来是主讲人是谁。 千万不要让这样的事情发生在我们身上，请检查一下， 第1张投影片中是否提供下列完整的资讯: a.会议名称 b.演讲主题 c.演讲者、职称、服务单位、连络方式 d.日期 有了上述完整资讯，不管我们的讲义流落何方， 拿到讲义的人永远有足够的背景资讯知道我们是在何时何地做这场演讲， 甚至听讲的对象也都意涵其中；更重要的是，当有人要引用讲义中的内容时， 也有足够的书目资讯，就没有理由不把credit归给我们；再从行销的角度来看， 有人拿到这份讲义觉得内容很精彩，不用打听马上就有足够的资讯与我们连络了。 例(见连结): http://0rz.net/8f1iu 预告(Preview):告诉听众我们接下来要讲什麽 准备1张投影片标示内容大纲，当然如果能以图示更念人印象深刻。 所以如果是研究成果发表，可以研究流程做Preview，如果是2、3个小时的演讲， 可以此preview投影片串场，帮助观众掌握进度。 例(见连结): http://0rz.net/871iq 说明主要的和次要的概念(讲给听众听) 这些概念对听众有什麽意义(利益) 回顾:告诉听众我们讲过了什麽 结论:听众现在该知道什麽或做什麽 别忘了说:谢谢! 4.练习 演讲都有时间限制，好的演讲者要能控制时间。切记，千万不要拖延时间， 就算是前1位演讲者暂用了我们的时间，我们还是要尽可能地准时结束， 尤其是当我们是最後1位演讲者时，因为观众不会记住之前谁拖延时间， 只会记得我们占用他们的宝贵时间。 要能有效控制时间需要练习，而且要知道每张投影片所花费的时间。 PowerPoint有排练的功能，只要按1下[投影片放映]功能表上的[排练时间]即可。 接下来模拟演讲实况，PowerPoint就会自动记录每张投影片所花费的时閜。 使用[排练]对话方块中的不同按钮暂停放映投影片、重新播放投影片、 以及换到下1张投影片。PowerPoint会记录每1张投影片出现的时间， 并据以设定放映的时间。当完成排练之後，可以接受该项时间设定或重新试1次。 大概没有多少人会真的这样照表操课，但是至少照着讲稿演练1遍， 可以估计1场简报约花费多少时间。 5.讲义 演讲是无形的服务，所以要加以有形化，最具体的有形化就是提供讲义。 讲义通常是将投影片的内容印出来给观众，通常投影片都是彩色的， 但是讲义却只能印黑白的，所以在印制投影片之前请先以灰阶预览的功能检视1遍， 看看有没有黑白无法显示的内容，有的话应补全。另外，若有演讲效果的设计， 则列印投影片时，应将相关投影片隐藏起来，如穿插的笑话或互动的问题与解答。 至於讲义该在演讲前发或是演讲後发呢?大部份都是演讲前发，但是有时考虑演讲效果， 也可以在演讲後才发，让观众专心听演讲，尤其是互动式、参与式的演讲。 讲义是要加深观众的印象，所以以清楚易读为原则， 虽然PowerPoint有1页列印6张投影片的功能，但是印出来每张投影片都看不清楚， 那又何必提供讲义呢，只是徒具形式而已!所以原则上是以每页列印2张较为清楚， 有些投影片有精致的图表时，应1次列印1张投影片。 6.开讲 终於上场的时间到了!第1原则，请提早到。 透明片其实是很棒的简报工具，可以面对观众简报，可以不用太多科技能力， 把全副精力放在观众和内容上。遇有状况，时间缩短，可以立即调整投影片， 不会手忙脚乱。 虽然投影片我们都用过了很多次，但是每个场地的萤幕架设方式不同， 但是还是以横式投影为多，所以投影片请制做横式。投影片的更换是手动， 要自然而平稳，就必须用点心，首先要把每张投影片正反面、顺序都排好， 加上护套以防静电作用；在演讲前试放，找到放置的最佳位置，做暗记， 这样就可以确保每张投影片放上去都平稳适当，毋需上下左右移动调整。 受到邀请做简报是1件非常光荣的事，要优先表达，有主持人要谢谢主持人的介绍， 观众有重要人物加以致意，尽量能提到几位听众的姓名。 接下来用开场白赢得注意，尽量建立主题与听众的关联性，可以以1个问题开始， 但是问的问题要与观众的需求相关，引起观众的注意。 适时感谢观众的参与，永远说「我们」，而不要用「你们」， 因为「我们」表示和观众是同一国的，而「你们」是观众一国，我自己一国，太孤单了。 永远面带微笑，因为来演讲是很令人高兴的1件事；用友善的语调做简报， 不要让观众感到威胁或惊吓，让观众感受到来听演讲也是1件高与的事。 要谈听众感兴趣的事，因为焦点是观众，所以要讲的是观众感兴趣的事， 不是我们感兴趣的事，多举例子和经验，直接与听众沟通， 看着观众就像面对面说话一样，请千万不要一直问听众:懂不懂?会不会?知不知道? 这样观众会夺门而出的。 7.检讨 同1个主题我们可能不只1次演讲的机会， 所以每次演讲完就把这次演讲中值得改进的地方加以修正， 如果是投影片内容有需要增删的，立即修改，下回接到类似主题的邀约时， 就事半功倍了。 要 │不要 多说故事，多举例 │不要用术语或缩写 用讲(Talk)，不用念(是演讲不是说教)│不要用太多统计数字 简短(演讲要像迷你裙愈短愈好) │不要太过花俏炫丽 切题(永远围绕着主题) │不要超过时间 好懂 │不要念，不要背 --

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