Excel如何保持档案乾净 网志图文版： http://www.b88104069.com/archives/4181 想提升Excel效率，除了熟悉函数公式和VBA这些操作技能，还有一个重点是系统本身执行 速度。如今电脑在文书处理方面是毋需担心，但常常会发生一种状况，Excel档案里面藏 了太多不必要的东西，实际没用到，却会拖慢作业速度，甚至使得Excel很不稳定、容易 当掉（有遇到过的人一定都知道这个很ＯＯＸＸ）。在此以常见的名称和连结为例，介绍 如何保持Excel档案乾净： 一、编制好的枢纽分析表，鼠标移到报表任何有金额的地方，点击两下，即可展开明细， 例如图片上黄色储存格「含税应付４,000」。 二、点击之後︳Excel自动生成一张新工作表，内容是「４,000」的明细报表，到上方功 能区：「公式」、「已定义之名义」、「名称管理员」，在跳出来的「名称管理员」视窗 ，可以看到Excel同时还自动新增了一个表格名称。 三、将鼠标移到下方工作表列，在选定的工作表名称滑鼠右键，选择「移动或复制」。 四、在跳出来的视窗中，「将选取工作表移到」「新活页簿」或者原来已开啓的工作簿， 仔细看左下角还有一个是否「建立复本」的打勾选项。 五、如果是将工作表移到原工作簿，并且是「建立复本」，完成後再度开啓「名称管理员 」，发现Excel自动又多了一个表格名称。 六、除了上述的枢纽分析表，在筛选复制资料、在导入外部资料等种种情况，Excel都会 默默自动新增名称，结果，会计人日积月累传承下来的档案，打开「名称管理员」，有可 能长得跟图片一样可怕。应该养成良好习惯，见一个「删除」一个！ 七、因为如果不养成良好习惯，可能会常常看到这个名称冲突的提示框，依照过来人经验 ，每次看到它，心情都不是很美丽…… 八、除了名称之外，外部连结也有可能是拖慢速度的元凶，到上方功能区：「资料」、「 连线」、「编辑连结」，建议也是要养成良好习惯，见一个「中断连结」一个。依照提示 框说明：「中断连结会把公式及外部参照永远转换成现有的值。」表示储存格的值不变， 只是失去了连结，效果等同於复制值贴上。 这篇文章提到的名称和连结，如果都是自己的资料、引用到自己电脑的档案，其实不会造 成问题。然而，会计人常常会接手前人或其他部门的档案，当你打开别人的Excel档案， 而这档案是有连结到别人电脑的资料，Excel便会尝试去抓资料重新更新，可想而知， Excel一定是做白工，而我们的效率，也随着Excel一起损失掉了，轻则等待，重则当掉！ 所以建议会计人都应该养成良好习惯，在档案储存之前或是寄给别人之前，再检查一次名 称和连结，能删则删、该删则删，保持档案乾净，特别是前朝历史遗留下来、早已不知来 自何处的连结。 延伸阅读： Windows如何建立捷径 http://www.b88104069.com/archives/2734 Office如何直接更改档案版本 http://www.b88104069.com/archives/15 Word如何校阅追踪修订 http://www.b88104069.com/archives/3552 -- 周末，我们继续Excel：=>21.心得=>5.其他=>3.office 会计人的Excel小教室： https://www.facebook.com/acctexcel --

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