作者melodyliao (乐活心理学)
看板t-management
标题[分享] 模式化工作术:用25%的时间完成75%的工作
时间Sun Apr 5 20:46:26 2015
帕金森法则告诉我们,工作量总是会膨胀到工作时间完全用完为止。而模式化的工作方式,能够帮我们将 routine 例行工作的时间降低,不必再追着时间跑。
[图文版
http://goo.gl/MnUR6U]
模式化的好处:有效率(将75%的工作模式化)、增加生产力(集中火力在具有附加价值的25%工作)、增加正确性并减轻大脑的负荷、可以把工作交派给别人做。
就像过去架网站是一件很困难的事情,但有了部落格之後,谁都可以有自己的网站,
因为部落格就是一种预先做好的格式化,用户只要选择他要的版型即可。
模式化也像是一种SOP,在训练员工的时候非常重要,像另一本最近很红的书"不懂带
人,你就自己做到死",也是在分享用模式化的方式,精确地告知员工如何做出主管想要
的行为。如果你公司有一个TOP SALES,你就可以去请教他成交的流程,并把他钜细靡遗
地写下来,再删减成合适的教战守则,拿去训练其他的业务。
如果你并不是主管,模式化也适用,例如我一个朋友是硬体工程师,他就会把常用到
的每当遇到相同的情形时,就可以立刻从百宝箱里拿出来用。一开始可能要多花一点时间
,但之後却可以享受到极大的效率提升。但其实模式化的概念很多人都听过,却很少人执
行,一个是懒,一个是没想到它能带来这麽大的差距。
模式化的方法:
1.使用电脑的快速键 (像是Ctrl + S)就是一种模式化。
2.把工作「纪录」起来,是模式化的第一步
3.制作模式化范例的步骤为:
先以「5W2H」厘清工作的目的
将达成目的必要要素按「时间序列」或「大、中、小项目」分类
将分类的项目写成检查表或手册,分别填入有效的「工作方法」、「注意事项」、见解
、秘诀。
模式化的范例:
1.文书范本的使用频率最高 (图一)
2.电子邮件范本非常省时,像google的罐头模式。可以将给客户的电子邮件分成「初访後
致意」「寄送资料」「报价」「季节问候」,事前准备几种范本,然後依据范本修改即可。
3.推展业务的电话拜访也可以作成模式表 (图二)
4.帮助菜鸟的提问客户的问题表 (图三) 把要向客户询问的项目列成「问题清单」发给业
务员,这样拜访客户时就可以避免漏掉重要的问题。
5.检查表超实用:例如出差物品检查表、拜访客户之前要准备资料的检查表等等...
Ref: 模式化工作术 by Shida Akira 天下文化
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1F:推 papamiaw : 感谢分享 05/24 17:49
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