运筹帷幄的工具：Omnifocus 图文并茂版 http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/29193349 今年11月我到美国去上David Allen的GTD课程，注意到他运用Lotus Notes管理所有的下一步行动及任务。 其实我2007年2月第一次上David课时也看到了，但是没有这麽深刻。这两年来，我的下一步行动及任务混用了纸笔及数位两种模式，但是David却一直采用Lotus Notes的工具，两相比对，让我很有体会。 “任务清单数位化” 同中也有不同，其实我并不想把所有下一步清单数位化，反而觉得我把任务及其下一步清单数位化是很有价值的。任务费时较久，影响较大，以我个人的意见，数位化任务清单的边际效应比起将所有的杂事下一步清单更好。 Why Omnifoucus? 回台湾後，我就开始挑选管理任务及其後续行动的工具，我之所以选择Omnifocus有以下的原因。 a. 想要iPhone和Mac端的资料同步：资讯才能随身携带 b. 软体能长久更新：Omni公司颇有规模，长期更新可能高 c. 使用者评价好，这点Omnifocus当之为愧 因为上述理由，我同时买了Omnifocus桌面版及iPhone版本，经过实际体会，确实对我的时间管理系统颇有助益，也在此推荐。 David Allen的课程，我另一个体会最很深的是Perspective（洞察力），这点David Allen是用六个高度的概念来说明。 0 feet：就是跑道，指的是下一步行动清单。 1000 feet：这个高度是指任务清单。 2000 feet：这个高度是Area of responsbility，角色责任范围，指的是我们对生命中角色是否能够扮演好。 3000 feet：这个高度是Goals，大约是年度计画的范围。 4000 feet：这个高度是Vision，指的是愿景，大约是五年计画。 5000 feet：这个高度是价值观及原则，涵盖范围是一生。 David Allen认为我们能够下而上管理好各个高度，这样就能增强Perspective（洞察力）的能力，而他是用Lotus Notes搭配心智图、梦想版的工具来完成，而我当然也希望Omnifocus能够担负起管理六个高度的工具系统其中重要的角色。 因此上课後，我画了上面的图，意思是说我用每日计画管理下一步行动清单，希望长久执行，达到自己梦想版的目标。 因此大家可以知道，我目前运用Omnifocus及八页小书搭配，管理好在过程中的各种任务。 上篇文章介绍了八页小书，这篇文章当然是介绍Omnifocus了，但是这两个工具可是相辅相成呢。下面就Omnifocus最重要的三个面相蒐集、加工(context)、组织(project)来讨论。 1 蒐集─做好完整的蒐集 一柄青光闪闪的利剑：「凌厉刚猛，无坚不摧，弱冠前以之与河朔群雄争锋。」─金庸小说 神鵰侠侣 独孤求拜剑塚题字 我们运用Omnifocus来做时间管理前三个流程：蒐集、加工、组织。其实蒐就是在管理我们对别人、对自己的承诺，做好完整的蒐集。对我来说蒐集主要有三个大方向。 a. 由Omnifocus快捷键蒐集 Omnifous可以自设快捷键，电脑前随时可以蒐集各种点子，有时间再整理。 b. 笔记本 每当上课、开会、演讲、旅行，我偏好用纸笔笔记，有时候买笔记本（旅行），有时候就随手拿张白纸画画心智图。之後在一起整理，提炼出行动。 c. 随手记录 最後就是临时想到的一些点子蒐集，这也是很重要的部份，目前我们的团队正在开发iPhone上的程式喔，还请大家届时多多支持罗。 完整的蒐集，让我们完整信任我们的系统，让所有的承诺都受到妥善的注意，是掌握Omnifocus这类数位清单的第一步。 2. 加工─用context来掌控下一步行动清单 紫薇软剑，三十岁前所用，误伤义士不祥，悔恨无已，乃弃之深谷。─金庸小说 神鵰侠侣 剑塚 Omnifocus很妙的一点就是可以管理好我所谓的下一步行动清单，也就是Context（场合）。而何谓Context呢？英文翻译是「造成一个事件发生所需的环境」，例如： 举例来说 打电话给学长请教婚礼举办事宜，所需的就是&电话 上网查询各家礼饼公司的评价，所需场合就是@网路 Context 的概念有点像web 2.0的"tag”概念，藉着贴上一些"context"标签，让自己把杂事加工成行动。我自己在Omnifocus和纸笔工具用的是一样的场合系统，我另加上了一些特殊的符号当做简写的标志，例如&电话，就是因为"&"符号上下两个圈圈表示电话的话筒。 行动一旦加上context，就能够列成清单，批次处理，以下我介绍一下我常用的场合。 ！自己做：例如汽车爆胎，自己换胎、补胎、再装回去，这就是自己动手做。自己做又可细分是家中、办公室、外出等地点 &电话：例如打电请轮胎行王老板请他拖车去换胎。可以把常常打电话的人分成次清单，例如老爸、老婆、老板等。 ＠网路：例如上网查询附近轮胎店的电话。意思就是上网状况才能处理的事情。 ％电脑：例如打这一篇文章就是%电脑这个context，意思是需要电脑，但是不一定要上网，主要用电脑上面软体就可以处理的事情。 ＊当面沟通：例如我这次到上海在上海交通大学创新创业比赛担任评审，这就是当面沟通，当面沟通最珍贵，因为碰面是很不容易。 ＃深思考：例如要筹备明年六月的婚礼，就不是一个行动可以达成，想要做好品质，就需要更深入的规划及组织。等下要介绍的组织任务就是探讨这个部分。 ＄等待清单：例如王老板将车开去换轮胎，就列在等待清单上，等他完成送回来。 这几个"context"标签，主要有两个好处，首先，要加上这些动词，就强迫自己要把杂事加工成行动，事情才能向前推进，其次，同一个context可以批次处理，效率大幅提昇。 这些context在omnifocus中都可以很轻易的设定，并同步到iPhone上，即使在没有电脑的状况下，还是可以随时检视，批次处理不同context的行动。例如打电话就一次联络六个朋友，发email就一次处理八封不同主旨的信，批次处理可以让我们省下许多的时间。 当我们分解及处理行动已经很精确有效率後，接下来的就是要处理projects的部份。 3 组织：由下而上的组织整个任务 重剑无锋，大巧不工。四十岁前恃之横行天下。─金庸小说 神鵰侠侣 剑塚 Omnifocus 很重要的一点就是可以管理好Projects。刚刚我们提到六个高度，任务清单就是在管理这六个高度，用简单的话来说，越高的高度，就是越长期的计画，越低的高度就是越短期的计画。任务清单管理的就是从短期到长期的计画，从几天，到一周、到一个月、半年、一年、五年、一辈子。 大家可以参见一下上图左栏的树枝状结构图，就可大略理解一下管理这六个高度的概念 话说明年六月小明要和心爱的女友结婚了，女友有一个美梦，就是办一个完美的婚礼，因此要布置新房、订喜饼、挑戒指、买西装、拍婚纱、邀亲友、订餐厅等等。任务有个愿景，但是要许多的行动而管理。这个行动约有半年的时间准备，所以算是年度计画，Omnifocus可帮助管理这个高度为年度计画的结婚 project，组织好这些大大小小、许许多多的行动的。 组织好Projects和这许多行动有三种方式 a. Bottom-up：由下而上，从个别行动组织成project。 一般工作及生活的事情，经过蒐集和加工成下一步行动後，就可以组织在一起。就像是一开始摸到象鼻、象腿，有了一些概念後，就可以推测这是一头大象。 举例而言，刚开始准备婚礼时，一开始不知道要做什麽，女友要先去上网婚纱照公司，先去拍照了以後，就拿到喜饼、饭店的介绍DM，逐渐了解如何筹办一个婚礼。小明就把这些行动提示蒐集在Omnifocus，再组成一个个如拍婚纱照，订喜宴饭店、订喜饼等Projects。 b. Top-down：由上而下，把大Project切割成小project及行动 当面对的事情是一整个大Project，最简单的方式就是将大project拆解成几个小Project，了解各个小project的要做的事情，大 project和小projects连结方式，各个小projects的连接关系，再把这些小projects要做的行动列出来执行。 举例而言，小明的学长刚刚结完婚，小明和女友就去请教他，花一个小时，就把现在到明年六月要做的事情列成一张清单。回家後，小明就把整个结婚计画切割成拍婚纱、准备订婚用品、准备喜宴三个子计画放在Omnifocus中，并列出每个子计画的下一步行动。 c. Bottom-up及Top-down混合运用 对於更加复杂的专案，就要混合运用Bottom-up及Top-down两种方法，利用Bottom-up掌握事情1/2或2/3的架构後，直接跳昇到整体的大视野，透过Why so?的逻辑思考，用top-down的模式，重新架构专案（reproject）。 我自己研究时间管理也依循了Bottom-up及Top-down混合运用模式，一开始运用context的概念来批次处理身边的杂事，逐渐开始管影许多小 project，後来参加林伟贤老师Money&You课程，订定自己的五年计画，就可以由上往下有整体的视野。我就把五年计画、年度计画都放到 Omnifocus的架构里，做 Bottom-up及Top-down混合运用，也就是本文的题目”运筹帷幄”。 结语：检视的力量 四十岁後，不滞於物，草木竹石均可为剑。自此精修，渐进於无剑胜有剑之境。─金庸小说 神鵰侠侣 剑塚 这次到上海出差，我事前去书局买了一本笔记本，准备在旅途中涂涂写写，规划一些事情。回台湾的班机上，我细细阅读，好好的把这趟旅程在脑里面复习了一番。 嗯，这就是检视。检视就是看一看，想一想 想要训练自己的perspective力，不仅要蒐集、加工、组织、行动、还好好好看看自己做了些什麽，还能做什麽。 上海只有五天，用笔记本很适合作为规划工具，但是长期的计画用Omnifoucs才适合是的工具。每周我会找个时间，一两个小时，细细看看自己的每一个 project，看看有没有需要管理或新增，完整的project就看看八页小书，增加一些想法，刚刚孵化的project，就累积在Omnifocus 中，让project自然的成长，开枝散叶。 这每周的检视，就是对我人生的运筹帷幄，Omnifocus是我掌控人生的利器，那您呢？ 这篇文章是我从美国回来路上就在朝思暮想的一篇文章，我也相信这样的原则可以套用在许多工具上，以这篇文章送给大家，感恩。 --

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